L’attività scansione è un’attività TotalAgility che può essere aggiunta ad un workflow. L’utente può usare l’attività scansione per eseguire la scansione di fogli (pagine di documenti) in compiti con un processo di workflow. È possibile riorganizzare le pagine di un documento, dividere ed eliminare i documenti, collocare documenti nei moduli cartella. Inoltre l'utente può aggiungere le "sticky note" per inserire commenti nei documenti.

L'eliminazione di pagine e l'eliminazione di interi documenti richiedono autorizzazioni diverse. A seconda delle autorizzazioni impostate dall'amministratore, potrebbe non essere possibile in un caso o per entrambi.

A seconda della progettazione del modulo, l'estrazione dei dati avviene al momento della scansione e questi sono usati per compilare i campi dati. Una volta eseguita la scansione di un foglio, è possibile verificarlo e immettere i dati di campo del documento mancanti.