Sie können die ausgewählten E-Mail-Objekte oder einen ganzen Ordner (mit oder ohne Unterordner) in einem PDF-Paket archivieren. Das PDF-Paket wird im Format PDF 1.7 erstellt und erhält ein Deckblatt, das den Inhalt der Datei beschreibt. Die einzelnen Elemente des Pakets werden ebenfalls in PDF-Dateien gespeichert. Die PDF-Version können Sie im Dialogfeld Einstellungen auswählen.
In Outlook erfolgt die Archivierung anhand der Nuance PDF-Funktionsleiste, in Lotus Notes über das Menü Aktionen.
So archivieren Sie Outlook-Objekte in einem PDF-Paket:
Wählen Sie ein oder mehrere Objekte oder Ordner aus.
Klicken Sie auf das Werkeug Einstellungen, um das Dialogfeld Einstellungen mit dem Register Einstellungen für E-Mail-Archivierung zu öffnen.
Wählen Sie unter Archivierungsformat die gewünschte PDF-Version für die Archivierung der E-Mail-Objekte aus.
Wählen Sie unter Archivierungsmethode die Option E-Mail-Nachrichten in einem PDF-Paket speichern.
Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail archivieren oder auf Ordner archivieren. Das Dialogfeld Speichern unter wird aufgerufen.
Wählen Sie den Zielordner aus und geben Sie einen Namen für die PDF-Paketdatei ein. In Outlook ist standardmäßig der Ordner Dokumente > PDF-Favoriten > Outlook-Archiv ausgewählt.
Klicken Sie auf Speichern. Der Archivierungsvorgang wird gestartet; es ist eine Fortschrittsanzeige zu sehen.
Die erzeugte PDF-Datei hat ein Deckblatt im Format PDF 1.7, das die Anzahl und den Typ der archivierten E-Mail-Objekte angibt. Jedes E-Mail-Objekt wird in eine separate PDF-Datei konvertiert, die der Paketdatei hinzugefügt wird.
Hinweis
Wenn E-Mails in einem PDF-Paket archiviert werden, werden die Dateianhänge PDF-Anhänge. In diesem Fall ist die Option Als PDF-Link nicht verfügbar.
Einzelheiten zum Senden und Entpacken von Paketen finden Sie im Thema zum Umgang mit PDF-Paketen.
