Dieses Dialogfeld dient zur Auswahl von Einstellungen für die Konvertierung von PDF- oder XPS-E-Mail-Anhängen in bearbeitbare Formate, zur Archivierung von E-Mails und ihren Anhängen im PDF-Format sowie zur Erstellung von PDF-Dateien aus E-Mail-Anhängen anderer Dateitypen.
Diese Einstellungen sind für Microsoft Outlook und Lotus Notes® Version 8.5 (über das Menü Aktionen) möglich.
Klicken Sie in Ihrem E-Mail-Programm auf die Schaltfläche Einstellungen. Das Dialogfeld Einstellungen wird angezeigt. Es enthält drei Registerkarten.
PDF-Konvertierungseinstellungen
Den Convert-Assistenten verwenden
Wählen Sie diese Option für Konvertierungen über den Convert-Assistenten. Der Assistent wird über einen Klick auf das Werkzeug PDF Convert aufgerufen.
PDF ohne Assistenten konvertieren als
Wählen Sie diese Option, um die Datei direkt zu konvertieren. Wählen Sie anschließend die Zielanwendung aus der Auswahlliste. Die Direktkonvertierung beginnt, wenn Sie auf das Werkzeug PDF Convert klicken.
Hinweis
Der Speicherpfad bei der Direktkonvertierung wird aus den Ausgabeeinstellungen im Convert-Assistenten übernommen. Ist Gleicher Ordner wie Quellordner ausgewählt, wird die Ausgabedatei im Ordner Dokumente abgelegt.
Mehrere Anhänge
Alle Anhänge konvertieren: Wählen Sie diese Option, wenn alle Anhänge konvertiert werden sollen.
Zur Auswahl eines Anhangs auffordern: Hiermit können Sie jedes Mal wählen, welche PDF- oder XPS-Datei konvertiert werden soll. Wenn Sie auf die Schaltfläche PDF Convert klicken, wird ein Dialogfeld eingeblendet, in dem alle Anhänge der Nachricht aufgeführt sind. Wählen Sie die zu konvertierenden Anhänge aus.
Ist das Kontrollkästchen Alle Anhänge auswählen markiert, werden alle an die Nachricht angehängten Dateien konvertiert. Die Direktkonvertierung beginnt, wenn Sie auf OK klicken. Bei Nachrichten, die nur einen Anhang enthalten, hat diese Einstellung keine Auswirkungen.
Einstellungen für E-Mail-Archivierung
Archivierungsformat
Wählen Sie einen unterstützten PDF-Dateityp aus. Die Version der erstellten Dateien können Sie in dieser Dropdown-Liste auswählen. Wenn Sie die Option E-Mail-Nachrichten in einem PDF-Paket speichern wählen, wird die PDF-Datei in Version 1.7 erstellt und die in der Paketdatei enthaltenen PDF-Dateien erhalten jeweils die für sie ausgewählte Version.
Archivierungsmethode
Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
E-Mail-Nachrichten in einer PDF-Datei zusammenfassen: E-Mails oder andere Objekte (z. B. Kontakte, Termine) werden in einer zentralen PDF-Datei gespeichert. Bei der Archivierung müssen Sie den Zielordner und einen Namen für die PDF-Datei angeben.
E-Mail-Nachrichten einzeln archivieren: E-Mails oder andere Objekte werden in separaten PDF-Dateien gespeichert. Bei der Archivierung müssen Sie nur den Zielordner angeben. Die erzeugten PDF-Dateien erhalten automatisch den Betreff der ausgewählten E-Mail als Dateinamen. Außerdem wird den Dateinamen ggf. automatisch eine fortlaufende Nummer angehängt, wenn der Dateiname bereits vergeben ist. Wenn Sie diese Option auswählen und Ihren Kalender archivieren, wird jeder Termin als separate PDF-Datei gespeichert.
E-Mail-Nachrichten in einem PDF-Paket speichern: E-Mails oder andere Objekte werden in separaten PDF-Dateien gespeichert und einem PDF-Paket hinzugefügt. Bei der Archivierung müssen Sie den Zielordner und einen Namen für die PDF-Dateien angeben.
E-Mail-Anhänge
Wählen Sie, ob Anhänge als PDF-Links oder PDF-Anhänge gespeichert werden sollen. Wenn Sie Dateien in einem Paket archivieren, steht diese Auswahl nicht zur Verfügung.
Unterordner archivieren
Klicken Sie hierauf, wenn Sie die Ordner mit ihren Unterordnern archivieren möchten. Sollen Unterordner nicht mit archiviert werden, entfernen Sie die Markierung von dieser Option.
Einstellungen für PDF-Erstellung
Mehrere Anhänge
Geben Sie an, wie Sie bei E-Mails mit mehreren Anhängen vorgehen möchten:
Mit Alle Anhänge konvertieren werden grundsätzlich alle angehängten Dateien ohne Benutzereingriff in PDF konvertiert und in dem zuletzt verwendeten Speicherpfad abgelegt.
Mit Zur Auswahl eines Anhangs auffordern wird eine Liste der angehängten Dateien angezeigt. Sie können die in PDF zu konvertierenden Anhänge und einen Speicherpfad auswählen.
