Slučování položek pošty do jednoho souboru PDF

Do jednoho souboru PDF lze sloučit vybrané položky nebo celou složku (s podsložkami nebo bez nich). Soubor PDF obsahuje záložky na jednotlivé poštovní zprávy, které usnadňují navigaci mezi archivovanými položkami.

V aplikaci Outlook lze archivování provést z pásů karet.

Archivace poštovních položek sloučených do jednoho souboru PDF v aplikaci Outlook

1. Vyberte jednu nebo více položek.

2. 
   Kliknutím na toto tlačítko zobrazte dialogové okno Nastavení s otevřeným panelem Nastavení archivování pošty.

3. V dialogovém okně Nastavení v seznamu Formát archivování zvolte verzi PDF.

4. V části Metoda archivování vyberte položku Sloučit maily do jednoho souboru PDF.

5. Zvolte způsob zpracování příloh pošty, jsou-li k dispozici.

6. Kliknutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno.

7.  
   Klikněte na tlačítko Archivovat mail nebo Archivovat složku. Zobrazí se dialogové okno Uložit jako.

8. Vyberte cílovou složku a zadejte název souboru PDF, do kterého budou položky sloučeny. Výchozí cílová složka pro aplikaci Outlook je Dokumenty > Oblíbené soubory PDF > Archív Outlook.

9. Klikněte na tlačítko Uložit.
   
   Spustí se proces archivování a po jeho dokončení je výstupní soubor PDF (s přílohami, pokud existují) uložen do cílové složky.

Během archivování jsou do souborů PDF přidány záložky, které usnadňují navigaci ve výsledném souboru PDF. Díky záložkám lze rychleji vyhledávat poštovní zprávy. Program generuje hierarchicky uspořádaný seznam záložek, kde záložky odkazují na první stránky pošty. Záložky jsou seskupeny dle data, odesilatele a předmětu. Odesílatelé a předměty jsou seřazeny ve vzestupném abecedním pořadí. Datum se řadí sestupně.

Tip:

Chcete-li archivovat pouze budoucí nebo minulé schůzky, přepněte kalendář do týdenního nebo měsíčního zobrazení, vyberte pouze požadované časové období a použijte možnost Archivovat mail spíše než možnost Archivovat složku.