Pokud je spolu s verzí Power PDF Advanced nainstalována aplikace Create Assistant, lze soubory importovat ze systému správy dokumentů (DMS). Postup otevření souboru ze systému DMS:
Soubory importované z DMS jsou kopie určené jen pro čtení, originály zůstávají nedotčené.
Microsoft SharePoint
Aplikace Power PDF (spolu s aplikací PDF Create) podporuje tento DMS a poskytuje k němu nezbytné rozhraní sestávající ze tří dialogových oken.
Open from SharePoint (Otevřít ze služby SharePoint)
Tato volba otevře definované umístění v systému SharePoint a umožní výběr jednotlivého souboru. Tlačítko Sites (Weby) slouží k otevření dialogového okna SharePoint Sites (Weby SharePoint), které umožňuje přechod na jiný web.
SharePoint Sites (Weby SharePoint)
Tato volba umožňuje správu seznamu různých webů SharePoint. Kliknutím na tlačítko Add (Přidat) otevřete dialogové okno Connection Settings (Nastavení připojení).
Connection Settings (Nastavení připojení)
Tato volba umožňuje zadat název serveru a webu nebo přesnou adresu URL webu SharePoint. Také umožňuje nastavit jeden web jako výchozí, takže tlačítko Otevřít z DMS pak povede přímo na zadaný web.
Podpora dalších DMS
Všechny podporované systémy jsou uvedeny v systémových požadavcích.
Ke službám eDOCS , iManage a iManage WorkSite se dostanete přímo přes jejich vlastní rozhraní, která umožňují přístup k jednotlivým souborům.
Vytvářené soubory PDF lze ukládat zpět do systému DMS, opět vždy po jednom. Viz Ukládání do systémů správy dokumentů.
Když pracujete v systémech SharePoint, eDOCS Enterprise nebo iManage Worksite, ovládací prvky aplikace Kofax PDF nabízejí dvě služby:
V rozhraní DMS můžete vybrat jeden soubor v jiném formátu než PDF a místně ho převést na formát PDF. Zdrojový soubor zůstane nedotčený. Soubor PDF bude umístěn na stejné místo a obdrží stejný název, jako má zdrojový soubor.
V obou případech se jedná o přímé konverze prováděné na pozadí. Soubory obrázků, např. BMP, JPG, PNG nebo TIFF, a soubory dokumentů, např. XPS, PS nebo EPS, se zpracovávají přímo, pomocí příslušných výchozích nastavení. Ostatní dokumenty (např. soubory Word) se vytisknou do aplikace PDF Create. Pproto je třeba, aby byla ve vašem systému přítomná nativní aplikace spojená s tímto typem souboru. V takových případech proběhne konverze za použití aktuálních nastavení v ovladači tiskárny aplikace Power PDF.
Postup vytváření souborů PDF ze serveru SharePoint
Aby byla tato funkce ve službě SharePoint dostupná, musí být nakonfigurována správcem systému.
Chcete-li v rámci systému SharePoint vytvořit soubor PDF ze souboru jiného podporovaného formátu než PDF, vyberte příslušný soubor a z příslušné místní nabídky vyberte příkaz Vytvořit PDF. Po výběru možnosti Odeslat PDF bude soubor PDF přiložen k nové e-mailové zprávě ve vaší výchozí poštovní aplikaci bez umístění místní kopie na server SharePoint.
Chcete-li vytvořit soubor PDF z externího souboru, přejděte do požadované složky SharePoint a otevřete nabídku Nový. Vyberte položku Nové PDF Kofax (která může mít jiný název přidělený správcem systému) a poté vyhledejte příslušný soubor.
Postup vytváření souborů PDF ze serveru eDOCS
Chcete-li vytvořit soubor PDF v rámci služby eDOCS, použijte položku místní nabídky Vytvořit PDF v klientské aplikaci DM Extension (Rozšíření DM) Průzkumníku Windows. Viz seznam podporovaných typů souboru v tématu PDF Create Assistant. K dispozici je i položka Odeslat PDF e-mailem.
Chcete-li vytvořit soubor PDF z externího souboru, zvolte možnost Create new PDF (Vytvořit nové PDF) z nabídky Document (Dokument). Při sestavování profilu dokumentu definujete zdrojový dokument a cílové umístění v rámci služby eDOCS.
Postup vytváření souborů PDF ze serveru iManage WorkSite
Použijte panel nástrojů Kofax PDF v doplňku Kofax PDF v klientské aplikaci iManage. Podrobnosti jsou uvedeny v tématu O panelu nástrojů doplňku iManage.
Poznámka
V aplikacích Worldox, Documentum a DocuShare nelze otvírat zdrojové soubory přímo ze systému správy dokumentů. Pro přístup k souboru je třeba použít volbu Add / Open from DMS (Přidat / Otevřít z DMS) v aplikaci Create Assistant. Soubor PDF můžete následně pomocí volby Save to DMS (Uložit do DMS) uložit zpět do příslušného systému DMS. Podrobnosti jsou uvedeny v tématu Ukládání do systémů správy dokumentů.