E-mailové zprávy lze převádět na soubory PDF a archivovat. Archivování probíhá v aplikaci Power PDF prostřednictvím funkce PDF Create.
Archivování a převádění souborů e-mailových zpráv
E-mailové zprávy s příponami MSG a EML lze převádět na soubory PDF mimo jiné pro účely archivace. Převádění je možné, i když v počítači není nainstalován poštovní klient. Do aplikace Power PDF je možné importovat jeden nebo více souborů zpráv. Vícenásobný výběr může obsahovat kombinaci souborů MSG, EML a dalších, které jsou podporovány. Jednotlivé vygenerované soubory PDF se umísťují do samostatných instancí aplikace Power PDF. Import do aplikace Power PDF se provádí třemi způsoby:
Přetáhněte jeden nebo více souborů z pracovní plochy do prázdného okna aplikace Power PDF.
Klikněte na položku Soubor > Otevřít a v seznamu typů souborů vyberte položku Všechny soubory. Soubory jsou přístupné v místním systému souborů nebo v nainstalovaném systému správy dokumentů (DMS).
Použijte položky Soubor > Nový > Ze souborů > Přímé vytvoření a pokračujte postupem uvedeným výše.
Druhý způsob převodu souborů zpráv do formátu PDF se provádí pomocí aplikace Create Assistant. Soubory MSG a EML lze přidávat do seznamu souborů spolu s dalšími podporovanými typy. K dispozici jsou různé možnosti ukládání, například sloučení všech vygenerovaných souborů do jednoho souboru PDF a použití profilů a všech nastavení, která jsou k nim přidružena.
Poznámky
Při práci s aplikací Create Assistant musíte použít profil, který nastaví stejnou verzi PDF, jakou určuje nastavení v aplikaci Power PDF v části Soubor > Možnosti > Nový dokument > Převod e-mailu.
Pokud formát zprávy používá kódování HTML, je nutné v prohlížeči Internet Explorer vypnout chráněný režim. V případě zpráv uložených jako prostý text nebo soubor RTF není Internet Explorer zapotřebí.
Archivování na základě integrace s poštovním systémem
Tato funkce archivování je dostupná, pouze pokud je aplikace integrována s aplikací Microsoft Outlook. V případě typické instalace je funkce archivování pošty dostupná ve výchozím nastavení.
Poznámka
Integraci můžete kdykoli zakázat nebo povolit na panelu Vlastní instalace v instalačním programu.
Archivování položek pošty
Z aplikací Microsoft Outlook můžete do souboru PDF archivovat:
jednu nebo více vybraných položek,
celou složku pošty včetně podsložek nebo bez nich.
Může se jednat o standardní složky (Doručená pošta, Odeslaná pošta, Velká pošta, Pro zpracování), vlastní či archivované složky, kalendář, úkoly nebo kontakty.
K dispozici jsou následující metody archivování:
Každá schůzka v kalendáři, úkol nebo kontakt představují samostatnou položku.
Tip
Chcete-li ušetřit čas, přesuňte všechny požadované zprávy do uživatelské složky vytvořené pro tento účel.
Archivování příloh pošty
Přílohy pošty se vždy archivují v původním formátu, přičemž jsou buď uloženy do samostatného souboru, na který je odkazováno, nebo připojeny k příslušnému souboru PDF vygenerovanému z pošty. Podrobné informace naleznete v tématu Archivování příloh pošty.
Nastavení archivování
Nastavení archivování můžete definovat v dialogovém okně Nastavení.