V aplikaci Microsoft Outlook můžete archivovat celé složky včetně podsložek nebo bez nich.
Může se jednat o standardní složky (Doručená pošta, Odeslaná pošta, Velká pošta, Pro zpracování...), vlastní či archivované složky, kalendář, úkoly nebo kontakty.
V aplikaci Outlook lze archivování provést z pásů karet. Vyberte složku pošty, kterou chcete archivovat, a otevřete pás karet aplikace Kofax PDF.
Příprava na archivování složky pošty
Kliknutím na nástroj Nastavení zobrazte dialogové okno Nastavení archivování pošty s otevřeným panelem Nastavení archivování pošty.
Vyberte formát archivování a metodu archivování.
Chcete-li archivovat i podsložky, vyberte možnost Archivovat podsložky.
Kliknutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno.
Klikněte na nástroj Archivovat složku. Zobrazí se dialogové okno Vyhledat složku. V aplikaci Outlook program nabízí výstupní složku: Dokumenty > Oblíbené soubory PDF > Archív Outlook. Potvrďte volbu nebo vyberte jinou cílovou složku pro archivování a klikněte na tlačítko OK. Spustí se proces archivování a zobrazí se indikátor průběhu a případná upozornění.
Obsah vybrané složky pošty se uloží do cílové složky. Struktura složek v systému souborů odpovídá struktuře složek v poštovní aplikaci.
Tip:
Pokud archivujete celé složky a každou položku ukládáte do samostatného souboru PDF, počet vygenerovaných souborů může být poměrně vysoký. Každá schůzka v kalendáři, úkol nebo kontakt představují samostatnou položku. Proto může být vhodnější archivování do jednoho souboru PDF nebo balíčku. Chcete-li se vyhnout archivování nepotřebných souborů, vytvořte dočasnou složku, do které umístěte požadované soubory, a archivujte pouze tuto složku.