Du kan oprette PDF-filer, når du arbejder i Microsoft Outlook. Du kan oprette PDF-filer:
Fra vedhæftede filer i mail-meddelelser i andre formater end PDF, som skal gemmes på den lokale computer
Fra filer på din lokale computer i andre formater end PDF, som skal vedhæftes den åbne mail-meddelelse
Fra et eller flere mail-elementer, som skal gemmes som et arkiv på den lokale computer.
Resten af dette emne beskriver hovedsageligt arkivering af mails, og der findes også links til andre emner om arkivering.
Programmet indeholder tilføjelsesprogrammer til MS Outlook til oprettelse af PDF-filer fra udvalgte mail-elementer eller hele mapper. Funktionerne er tilgængelige fra båndet Kofax PDF i hovedvinduet i Outlook eller i et åbent meddelelsesvindue.
Båndet Kofax PDF i hovedvinduet i Outlook:
Værktøjet og gruppen PDF Convert (kun synligt, hvis denne komponent er installeret, og integrationen er aktiveret under Filer > Indstillinger).
Arkiver mappe: Arkiverer alle elementer i den valgte mappe (med eller uden undermapper). Dette værktøj er kun tilgængeligt i værktøjslinjen i hovedvinduet i Outlook.
Arkiver mail: Opretter et arkiv af en eller flere PDF-filer fra valgte mails i hovedvinduet i Outlook.
Opret PDF fra vedhæftede filer: Dette gælder alle filer, der er vedhæftet den aktuelt valgte meddelelse, men en forespørgsel kan aktiveres, der giver mulighed for at foretage et valg. Denne funktion er kun aktiv, hvis den aktuelle meddelelse har mindst en vedhæftet fil af en type, der er egnet til PDF-konvertering. Se Oprettelse af PDF-filer fra vedhæftede filer.
Filen skal vedhæftes mailen som PDF: Vælg en eller flere filer, der skal vedhæftes det aktuelle dokument. PDF-filer vedhæftes direkte, andre konverteres først til PDF.
Indstillinger: Viser en dialogboks med tre faner til indstillinger for oprettelse, konvertering og arkivering af PDF-filer.
Båndet Kofax PDF i et meddelelsesvindue i Outlook:
Omfatter de samme værktøjer, som er vist ovenfor, dog er Arkiver mappe ikke tilgængelig.
Yderligere oplysninger om arkivering findes under
Arkivering af Outlook-elementer i separate filer
Oprettelse af PDF-pakke fra Outlook-elementer
Sådan arkiveres mails fra en meddelelse i Outlook
Klik på værktøjet Indstillinger.
Vælg en PDF-version i dialogboksen Indstillinger, og bestem, hvordan eventuelle vedhæftede filer i e-mails skal behandles. Luk dialogboksen.
Klik på knappen Arkiver mail.
Accepter eller rediger standardmålmappen til arkiveringen i dialogboksen Gem som, og klik på OK. Navnet på den genererede PDF-fil overføres fra det Emne, der står i mailen. Programmet foreslår som standard målmappen Dokumenter > PDF Foretrukne > mappen Outlook-arkiv.
Klik på Gem.
Arkiveringsprocessen starter, og når processen er udført, kan PDF-outputfilen (med eventuelle vedhæftede filer) gemmes i målmappen.
Bemærk
Hvis båndet Kofax PDF ikke vises på skærmen, kan du få hjælp under emnet Fejlfinding.