Sie können E-Mail-Nachrichten in PDF konvertieren und/oder archivieren. Die Archivierung erfolgt in Power PDF über die Komponente PDF Create.
E-Mail-Dateien archivieren oder konvertieren
Sie können E-Mail-Dateien mit der Erweiterung .msg oder .eml zum Archivieren oder für andere Zwecke in PDF konvertieren. Das ist auch möglich, wenn kein E-Mail-Client auf dem Computer installiert ist. Sie können eine oder mehrere E-Mail-Dateien in Power PDF importieren. Es ist möglich, .msg- und .eml-Dateien sowie andere unterstützte Dateitypen in einer Auswahl zu kombinieren. Jede erstellte PDF-Datei wird in einem neuen Power PDF-Fenster geöffnet. Zum Importieren von Dateien in Power PDF gibt es drei Möglichkeiten:
Verwenden Sie Drag-and-drop und ziehen Sie eine oder mehrere Dateien vom Desktop in ein leeres Fenster in Power PDF.
Wählen Sie Datei > Öffnen und als Dateityp die Option Alle Dateien. Dateien können aus dem lokalen Dateisystem oder einem verknüpften Dokumentenmanagementsystem (DMS) geladen werden.
Wählen Sie Datei > Neu > Aus Datei(en) > Direkt aus Dateien erstellen und gehen Sie wie oben beschrieben vor.
Als Alternative zu Power PDF können Sie zum Konvertieren von E-Mail-Dateien in PDF auch den Create-Assistenten verwenden. Dort lassen sich .msg- und .eml-Dateien zusammen mit anderen unterstützten Dateitypen einer Dateiliste hinzufügen. Es stehen verschiedene Speicheroptionen zur Auswahl. Zum Beispiel können alle generierten Dateien in einer PDF-Datei kombiniert oder spezielle Profile und Einstellungen angewendet werden.
Hinweise
Wenn Sie den Create-Assistenten verwenden, müssen Sie ein Profil verwenden, dass auf die gleiche PDF-Version eingestellt ist, wie in Power PDF unter Datei > Optionen > Neues Dokument > E-Mail-Konvertierung.
Wenn das Nachrichtenformat eine HTML-Codierung verwendet, muss im Internet Explorer der geschützte Modus deaktiviert sein. Für Nachrichten, die als Nur-Text oder RTF formatiert sind, ist Internet Explorer nicht erforderlich.
Archivierung durch Integration mit E-Mail-Systemen
Diese Archivierungsfunktion ist nur verfügbar, wenn die Anwendung in Microsoft Outlook integriert ist. Wenn Sie eine Standardinstallation wählen, ist die E-Mail-Archivierungsfunktion standardmäßig verfügbar.
Hinweis
Mit der angepassten Installation im Installationsprogramm können Sie die Integration jederzeit deaktivieren oder wieder aktivieren.
E-Mail-Objekte archivieren
Folgende Objekte können Sie aus Microsoft Outlook im PDF-Format archivieren:
eines oder mehrere ausgewählte Objekte oder
ganze E-Mail-Ordner mit oder ohne Unterordner.
Dies gilt für Standardordner (Eingang, Gesendete Objekte, Große Nachrichten, Zur Nachverfolgung usw.), eigene Ordner, Archivordner sowie für Kalender, Aufgaben und Kontakte.
Dazu stehen folgende Archivierungsmethoden zur Verfügung:
Alle Kalendertermine, Aufgaben oder Kontakte gelten als Einzelobjekte.
Tipp
Sparen Sie Zeit: Verschieben Sie die gewünschten Nachrichten in einen eigens angelegten Ordner und archivieren Sie nur diesen.
E-Mail-Anhänge archivieren
Die E-Mail-Anhänge werden immer in ihrem ursprünglichen Format archiviert, entweder in verlinkten separaten Dateien oder angehängt an die zugehörige PDF-Datei, die aus der E-Mail erstellt wird. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Anhänge archivieren.
Archivierungseinstellungen auswählen
Die Einstellungen für die Archivierung können Sie im Dialogfeld Einstellungen auswählen.