Dieses Dialogfeld dient zur Auswahl von Einstellungen für die Konvertierung von PDF- oder XPS-E-Mail-Anhängen in bearbeitbare Formate, zur Archivierung von E-Mails und ihren Anhängen im PDF-Format sowie zur Erstellung von PDF-Dateien aus E-Mail-Anhängen anderer Dateitypen.
Diese Einstellungen sind für Microsoft Outlook verfügbar.
Klicken Sie in Ihrem E-Mail-Programm auf die Schaltfläche Einstellungen. Das Dialogfeld Einstellungen wird angezeigt. Es enthält drei Registerkarten.
PDF-Konvertierungseinstellungen
Den Convert-Assistenten verwenden
Wählen Sie diese Option für Konvertierungen über den Convert-Assistenten. Der Assistent wird über einen Klick auf das Werkzeug PDF Convert aufgerufen.
PDF ohne Assistenten konvertieren als
Wählen Sie diese Option, um die Datei direkt zu konvertieren. Wählen Sie anschließend die Zielanwendung aus der Auswahlliste. Die Direktkonvertierung beginnt, wenn Sie auf das Werkzeug PDF Convert klicken.
Hinweis
Der Speicherpfad bei der Direktkonvertierung wird aus den Ausgabeeinstellungen im Convert-Assistenten übernommen. Ist Gleicher Ordner wie Quellordner ausgewählt, wird die Ausgabedatei im Ordner [Dokumente] abgelegt.
Mehrere Anhänge
Alle Anhänge konvertieren: Wählen Sie diese Option, wenn alle Anhänge konvertiert werden sollen.
Zur Auswahl eines Anhangs auffordern: Hiermit können Sie jedes Mal wählen, welche PDF- oder XPS-Datei konvertiert werden soll. Wenn Sie auf die Schaltfläche PDF Convert klicken, wird ein Dialogfeld eingeblendet, in dem alle Anhänge der Nachricht aufgeführt sind. Wählen Sie die zu konvertierenden Anhänge aus.
Ist das Kontrollkästchen Alle Anhänge auswählen markiert, werden alle an die Nachricht angehängten Dateien konvertiert. Die Direktkonvertierung beginnt, wenn Sie auf klicken. Bei Nachrichten, die nur einen Anhang enthalten, hat diese Einstellung keine Auswirkungen.
Einstellungen für E-Mail-Archivierung
Archivierungsformat
Wählen Sie einen unterstützten PDF-Dateityp aus. Die Version der erstellten Dateien können Sie in diesen Auswahlmenü auswählen. Die Option E-Mail-Nachrichten in einem PDF-Paket speichern erfordert die PDF-Version 1.7 oder höher.
Archivierungsmethode
Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
E-Mail-Nachrichten in einer PDF-Datei zusammenfassen: E-Mails oder andere Objekte (z. B. Kontakte, Termine) werden in einer zentralen PDF-Datei gespeichert. Bei der Archivierung müssen Sie den Zielordner und einen Namen für die PDF-Datei angeben.
E-Mail-Nachrichten einzeln archivieren: E-Mails oder andere Objekte werden in separaten PDF-Dateien gespeichert. Bei der Archivierung müssen Sie nur den Zielordner angeben. Die erzeugten PDF-Dateien erhalten automatisch den Betreff der ausgewählten E-Mail als Dateinamen. Außerdem wird den Dateinamen ggf. automatisch eine fortlaufende Nummer angehängt, wenn der Dateiname bereits vergeben ist. Wenn Sie diese Option auswählen und Ihren Kalender archivieren, wird jeder Termin als separate PDF-Datei gespeichert.
E-Mail-Nachrichten in einem PDF-Paket speichern: E-Mails oder andere Objekte werden in separaten PDF-Dateien gespeichert und einem PDF-Paket hinzugefügt. Bei der Archivierung müssen Sie den Zielordner und einen Namen für die PDF-Dateien angeben. Einige zusätzliche Optionen sind unter der Option E-Mail-Nachrichten in einem PDF-Paket speichern verfügbar:
Sortieren nach: Klicken Sie auf den Pfeil, um die Liste zu erweitern, und wählen Sie ein Element aus, nach dem die E-Mails im Archivierungsprozess sortiert werden sollen.
Absteigend: Wählen Sie diese Option, um die Sortierreihenfolge des in der Liste Sortieren nach ausgewählten Elements umzukehren.
Nach E-Mails aufteilen: Wählen Sie diese Option, um die zu archivierenden E-Mails in PDF-Archivpakete aufzuteilen. Bei der Archivierung wird standardmäßig nach jeweils 1000 E-Mails ein neues Paket begonnen. Diesen Grenzwert können Sie im Eingabefeld rechts ändern.
Hinweis
Kopfzeilen-Optionen sind nur in der Version Power PDF 3.0 und höher verfügbar.
Wählen Sie aus, welche Informationen am Anfang einer E-Mail als Kopfzeile hinzugefügt werden sollen:
Anhänge
Trennseiten einfügen: Diese Option ist nur in der Version Power PDF 3.0 und höher verfügbar und nur aktivierbar, wenn im Auswahlmenü E-Mail-Anhänge die Einstellung Anhang an PDF-Datei anfügen aktiviert ist. Deaktivieren Sie die Option Trennseiten einfügen, um Trennseiten zwischen Anhängen wegzulassen.
Original-E-Mail an PDF anhängen: Mit dieser Option wird dem Archiv jede Original-E-Mail-Datei als Anhang hinzugefügt.
Unterordner archivieren
Klicken Sie hierauf, wenn Sie die Ordner mit ihren Unterordnern archivieren möchten. Sollen Unterordner nicht mit archiviert werden, entfernen Sie die Markierung von dieser Option.
Inhaltsverzeichnis
Wählen Sie diese Option, um dem Archiv ein Inhaltsverzeichnis hinzuzufügen.
Dateigröße
Geben Sie die Dateigröße in MB an, nach der das Archiv geteilt werden soll. Die Standardeinstellung ist 500.
Einstellungen für PDF-Erstellung
Mehrere Anhänge
Geben Sie an, wie Sie bei E-Mails mit mehreren Anhängen vorgehen möchten:
Mit Alle Anhänge konvertieren werden grundsätzlich alle angehängten Dateien ohne Benutzereingriff in PDF konvertiert und in dem zuletzt verwendeten Speicherpfad abgelegt.
Mit Zur Auswahl eines Anhangs auffordern wird eine Liste der angehängten Dateien angezeigt. Sie können die in PDF zu konvertierenden Anhänge und einen Speicherpfad auswählen.