Sie können die Konvertierung eingehender gescannter Seiten oder anderer Dateitypen ins PDF-Format automatisieren. Richten Sie dazu eine Ordnerüberwachung oder einen Scan-Eingangsordner ein. Beide sind nur in Power PDF Advanced verfügbar. Sie können nur einen Scan-Eingangsordner und einen überwachten Ordner angeben. Wählen Sie einen beliebigen Ordner aus, auf den Sie von Ihrem Computer aus zugreifen können.
In einem überwachten Ordner können unterschiedliche Dateitypen abgelegt werden, die dann praktisch sofort ins PDF-Format konvertiert werden. Im Kontrast dazu akzeptiert ein Scan-Eingangsordner nur PDF- und TIFF-Dateien, die entweder direkt vom Scanner oder durch Dateitransfer kommen.
Ordnerüberwachung
Dieser Ordner wird von Power PDF Advanced überwacht und die Konvertierungsergebnisse werden in einen von Ihnen definierten Zielordner übertragen. Es kann jeweils nur ein Zielordner festgelegt werden. Dabei kann es sich auch um den überwachten Ordner selbst handeln (nicht empfohlen, da Namenskonflikte entstehen, wenn PDF-Dateien eingehen). In der Regel befindet sich der überwachte Ordner in einem Netzwerkpfad und der Zielordner auf Ihrem lokalen Computer. Eingehende Dokumente können Bilddateien, Internetdateien oder bearbeitbare Dateien aus Microsoft Office sein.
Im Dialogfeld Ordnerüberwachung können Sie Ordner definieren, Überwachungsregeln festlegen und Konvertierungseinstellungen auswählen.
Einrichten einer Ordnerüberwachung
Wählen Sie unter Erweiterte Verarbeitung > Stapelverarbeitung > Ordnerüberwachung, die Option Ordnerüberwachung, um das Dialogfeld Ordnerüberwachung aufzurufen.
Markieren Sie oben im Fenster das Kontrollkästchen Ordnerüberwachung aktivieren.
Klicken Sie auf Quelle, und wählen Sie den Ordner, der überwacht werden soll. Sie können auch Unterordner in die Überwachung einschließen.
Wählen Sie den Dateityp aus der Dropdown-Liste aus. Wählen Sie alle unterstützten Dateitypen oder nur einen aus.
Klicken Sie auf Ziel, und geben Sie den Ordner an, in dem die konvertierten Dateien abgelegt werden sollen.
Wählen Sie einen Dateityp für die konvertierten Ausgabedateien aus. Wählen Sie TIFF (ein- oder mehrseitig), PDF (Normal oder Durchsuchbar – hier können Sie auch unterschiedliche Standards wie PDF/E-, PDF/UA-, PDF/X- oder PDF/A-Ebenen wählen) oder Unicode-Text.
Sie können auch auf Einstellungen klicken und die Standardparameter ändern, zum Beispiel für die Verarbeitung von reinen Bildseiten bei der Verwendung von OCR.
Zum Speichern als PDF in der Liste Kompatibel mit klicken Sie auf den gewünschten PDF-Unterstandard (PDF, PDF/A, PDF/X, PDF/UA, PDF/E) oder auf Eingabe-PDF, um das Format der Quelldatei zu verwenden. Klicken Sie dann, wenn gewünscht, auf die zugehörige Schaltfläche Einstellungen, um ein Farbprofil auszuwählen. Weitere Informationen zu den verschiedenen PDF-Standards finden Sie unter PDF-Versionen.
Sie können das Kontrollkästchen Für Webansicht optimieren aktivieren, um Linearisierte PDF-Dateien zu erstellen, die besser zum Online-Lesen geeignet sind. Weitere Informationen zu den verschiedenen PDF-Standards finden Sie unter PDF-Versionen.
Wählen Sie optional die Compliance mit PDF/UA, um Eingangsdateiinhalte an eine PDF/UA-kompatible Ausgabe zu übermitteln. Falls Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden das Kontrollkästchen Tags entfernen und das Listenfeld Kompatibel mit automatisch deaktiviert.
Optional , können Sie das Kontrollkästchen Tags entfernen aktivieren, um Original-Tags in den PDF-Quelldokumenten zu entfernen. Dieses Kontrollkästchen ist nicht für alle PDF- Dateitypen verfügbar.
Sie können das Kontrollkästchen In Graustufen konvertieren aktivieren, um eine Schwarzweißausgabe zu erzeugen.
Sie können auch die Option Workflow verwenden aktivieren und nach einer Workflow-Datei suchen.
Geben Sie an, wie nach der Konvertierung mit den Quelldateien verfahren werden soll:
Beibehalten: Die Quelldateien verbleiben in dem überwachten Ordner.
Löschen: Die Quelldateien werden aus dem überwachten Ordner gelöscht.
In Ordner verschieben: Quelldateien in einen anderen Ordner verschieben.
Ergebnisse automatisch löschen: Die Dateiliste wird automatisch aus dem Dialogfeld „Überwachen und konvertieren“ gelöscht.
Wählen Sie CPU-Optionen, um die CPU-Arbeitsauslastung zu steuern. Legen Sie für die Max. Anzahl Arbeitsprozesse den Wert 1 fest, wenn die Dateien nacheinander verarbeitet werden sollen, oder auf einen höheren Wert bei Parallelverarbeitung. (Ein höherer Wert bedeutet eine höhere CPU-Auslastung.) Der Höchstwert wird an Ihre Hardwaremöglichkeiten angepasst. Werden andere Dateitypen konvertiert, ist der Prozesszähler möglicherweise nicht höher als zwei.
Bestätigen Sie die Konfiguration der Ordnerüberwachung durch Klicken auf OK. Bei Verwendung eines Arbeitsprozesses wird ein vordefinierter Satz Aktionen auf alle eingehenden Dateien angewandt. Das Kontrollkästchen ist nur verfügbar, wenn mindestens ein Arbeitsprozess erstellt wurde. Dieser Arbeitsprozess ist automatisiert, d. h. alle Arbeitsschritte, die einen Benutzereingriff erfordern, werden nicht ausgeführt.
Verwenden der Ordnerüberwachung
Wenn eine gültige Datei in den überwachten Ordner eingeht, wartet das Programm einige Sekunden, um zu sehen, ob weitere Dateien eintreffen. Gehen keine weiteren Dateien ein, beginnt die Konvertierung und es wird eine Fortschrittsanzeige im Dialogfeld Überwachen und konvertieren angezeigt. Sie können:
den Fortschritt der Konvertierung in der Liste verfolgen,
einen Vorgang anhalten, fortsetzen oder löschen,
erledigte Aufgaben aus der Liste löschen,
fehlgeschlagene Vorgänge erneut ausführen,
ein Protokoll der Konvertierung anzeigen,
das Dialogfeld ausblenden. Wenn es ausgeblendet ist, klicken Sie im Systembereich der Windows-Taskleiste auf das Symbol Überwachen und konvertieren, um es wieder zu öffnen.
Um die Ordnerüberwachung vorübergehend zu deaktivieren, entfernen Sie das Häkchen von der Option im oberen Teil des Dialogfeld.
Scan-Eingangsordner
Um Scanergebnisse in Power PDF automatisch verfügbar zu machen, richten Sie einen Scan-Eingangsordner ein. Es kann höchstens ein Scan-Eingangsordner festgelegt werden.
Ein Scan-Eingangsordner ist eine Sonderform eines überwachten Ordners: Definieren Sie den Scan-Zielordner Ihres Scanners als Scan-Eingangsordner, um Benachrichtigungen über eingehende Dateien zu erhalten. Hierbei werden keine Dateien automatisch konvertiert. Um auf Ihre eingehenden gescannten Dateien zuzugreifen, öffnen Sie sie aus diesem speziellen Ordner oder suchen Sie diesen Ordner von Power PDF aus.
Einrichten eines Scan-Eingangsordners
Öffnen Sie Datei > Optionen und wählen Sie im Dialogfeld Voreinstellungen Automatisierung > Serververbindungen > Scan-Eingangsordner / Quick Connect.
Benachrichtigung für Scan-Eingangsordner aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn neue Dateien in Ihrem Scan-Eingangsordner abgelegt werden. Der Eingang neuer Dateien wird dann durch das Symbol im Systembereich rechts in der Windows-Taskleiste angezeigt.
Geben Sie die Scanquelle an:
Automatischer Inbox Agent (nur ShareScan); wählen Sie einen Ordner aus. Wenden Sie sich ggf. an Ihren Systemadministrator.
Basisverzeichnis: Geben Sie einen Pfad ein oder wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
Manuell: Hier können Sie den Quellordner auf Ihrem Computer manuell auswählen.
Falls Sie mit Kofax eCopy ShareScan über das Netzwerk scannen, können Sie die Quick Connect-Einstellungen verwalten und Benachrichtigungen aktivieren sowie einen Ordner auswählen und weitere Quick Connect-Ordner angeben.
Eingangsordner durchsuchen: Klicken Sie auf Scan-Eingangsordner, um alle Dateien in einem separaten Dialogfeld anzuzeigen.
Nächste öffnen: Klicken Sie auf Scan-Eingangsordner, um die neueste Datei in einem neuen Fenster anzuzeigen.
Dokument automatisch löschen: Mit dieser Option können Sie alle gescannten PDF- und TIFF-Dokumente beibehalten oder die Dateien aus dem Scan-Eingangsordner löschen, nachdem Sie sie in Power PDF geöffnet haben. Bevor die Dateien entfernt werden, werden Sie noch einmal zur Bestätigung aufgefordert.
Verwenden des Scan-Eingangsordners
Im Systembereich der Taskleiste finden Sie ein Symbol für den Scan-Eingangsordner. Es zeigt an, wenn neue TIFF- oder PDF-Dateien eingegangen sind. Klicken Sie auf die Benachrichtigung, um das Dialogfeld Scan-Eingangsordner zu öffnen. Auch wenn das Symbol nicht angezeigt wird, können Sie das Dialogfeld jederzeit öffnen:
Wählen Sie Scan-Eingangsordner unter Erweiterte Verarbeitung > Datei.
Hier sind dann jeweils die noch nicht gelöschten Dateien im Scan-Eingangsordner aufgeführt oder nur die zuletzt verarbeitete Datei, je nach Ihren Voreinstellungen unter Datei > Optionen > Automatisierung > Serververbindungen > Scan-Eingangsordner/Quick Connect.
Im Dialogfeld wird eine Miniaturansicht der ersten Seite des ausgewählten Dokuments angezeigt.
Mit den Schaltflächen unter dem Vorschaufenster können Sie zu einer anderen Seite wechseln.
Klicken Sie auf Öffnen, um das Dokument in Power PDF zu öffnen, oder auf Abbrechen, um das Fenster zu schließen.
Wenn Sie Öffnen wählen, werden die PDF-Dateien direkt geöffnet und TIFF-Dateien werden in PDF konvertiert. Dieser Vorgang kann etwas dauern. Nachdem Sie eine Datei geöffnet haben, wird sie aus dem Scan-Eingangsordner gelöscht, wenn Sie diese Einstellung gewählt haben. In diesem Fall müssen Sie daran denken, die PDF im gewünschten Ordner zu speichern. Wenn Sie versuchen, die Datei zu schließen, ohne sie zu speichern, wird eine Warnung eingeblendet.