PDF-Dateien aus einem Dokumentenmanagementsystem erstellen

Falls er mit Power PDF Advanced installiert wurde, können Sie Dateien über den Create-Assistenten aus einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) importieren.

Klicken Sie im Create-Assistenten auf Hinzufügen, und wählen Sie dann aus der Dropdown-Liste Aus DMS öffnen. Das Dialogfeld DMS-Auswahl wird angezeigt und bietet Cloud-Speichersites (wie Evernote) und alle unterstützten und installierten DMS mit einer Client-Komponente auf Ihrem Computer.
Wählen Sie das bevorzugte DMS. Der Create-Assistent speichert Ihre Wahl und öffnet das Dialogfeld DMS-Auswahl erst wieder, wenn Sie die Anwendung neu starten.

Aus dem DMS importierte Dateien sind immer schreibgeschützte Kopien. Das Original bleibt unverändert.

Microsoft SharePoint

Power PDF(mit der Komponente PDF Create) unterstützt dieses DMS und bietet dazu eine spezielle Benutzeroberfläche mit drei Dialogfeldern.

Öffnen aus SharePoint

Hier öffnen Sie eine vordefinierte SharePoint-Site, in der Sie eine einzelne Datei auswählen können. Mit der Schaltfläche Sites können Sie das Dialogfeld SharePoint-Sites öffnen, wenn Sie zu einer anderen Site wechseln möchten.

SharePoint-Sites

Hier können Sie die Liste der SharePoint-Sites verwalten. Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Dialogfeld Verbindungseinstellungen zu öffnen.

Verbindungseinstellungen

Hier können Sie entweder einen Server und eine Site angeben oder eine spezifische URL für eine SharePoint-Site. Außerdem können Sie hier eine Site als Standardsite festlegen, die automatisch aufgerufen wird, wenn Sie die Option Aus DMS Öffnen wählen.

Unterstützung anderer DMS

Die unterstützten Systeme sind unter Systemvoraussetzungen aufgeführt.

In eDOCS, iManage und iManage WorkSite greifen Sie direkt über deren eigene Benutzeroberflächen auf die Dateien zu.

Erstellte PDF-Dateien können auch im DMS gespeichert werden, jedoch nur einzeln nacheinander. Siehe Hilfethema Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem speichern.

Arbeiten vor Ort

Bei der Verwendung von SharePoint, eDOCS Enterprise oder iManage WorkSite können Sie mit den Kofax PDF-Schaltflächen bzw. -Befehlen Folgendes erledigen:

Wählen Sie eine einzelne Nicht-PDF-Datei aus dem DMS aus und lassen Sie sie direkt vor Ort in PDF konvertieren. Die Quelldatei wird dabei nicht verändert. Die PDF-Datei wird an derselben Stelle unter dem gleichen Namen wie die Quelle gespeichert.
Eine einzelne Nicht-PDF-Datei auf Ihrem lokalen Computer auswählen, in PDF konvertieren und im aktuellen oder angegebenen Verzeichnis im DMS-System speichern.

In beiden Fällen erfolgt die Konvertierung ohne weitere Auswahl von Einstellungen im Hintergrund. Bilddateien wie BMP, JPG, PNG und TIFF sowie Dokumentendateien wie XPS, PS und EPS werden direkt mit geeigneten Standardeinstellungen verarbeitet. Andere Dokumente (z. B. Word-Dateien) werden in eine PDF Create-Datei gedruckt. Deshalb muss die mit dem jeweiligen Dateityp verknüpfte Anwendung auf Ihrem System installiert sein. In diesen Fällen erfolgt die Konvertierung anhand der aktuellen Einstellungen des Power PDF-Druckertreibers.

PDF-Dateien aus SharePoint erstellen

Damit diese Funktionen in SharePoint zur Verfügung stehen, muss SharePoint vom Administrator entsprechend konfiguriert werden.

Um eine PDF-Datei aus einer unterstützten Nicht-PDF-Datei innerhalb von SharePoint zu erstellen, wählen Sie sie aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü PDF erstellen. Wählen Sie PDF versenden, um die PDF an eine neue E-Mail in Ihrem Standard-E-Mail-Programm anzuhängen, ohne eine Kopie in SharePoint abzulegen.

Um eine PDF aus einer externen Datei zu erstellen, gehen Sie zum gewünschten SharePoint-Ordner und öffnen Sie das Menü Neu. Wählen Sie das Element Neue Kofax PDF (dem möglicherweise ein anderer Name vom Administrator zugewiesen wurde), und suchen Sie nach der Datei.

PDF-Dateien aus eDOCS erstellen

Verwenden Sie im Windows Explorer im Kontextmenü der DM-Erweiterung der Client-Anwendung den Befehl PDF erstellen. Eine Liste der unterstützten Dateitypen finden Sie im Hilfethema PDF Create Assistent. Die Option PDF per E-Mail versenden ist auch verfügbar.

Um eine PDF aus einer externen Datei zu erstellen, wählen Sie im Menü „Dokument“ den Befehl Neue PDF erstellen. Geben Sie im Dokumentprofil das Quelldokument und den Speicherpfad für die Zieldatei in eDOCS an.

Erstellen von PDF-Dateien aus iManage WorkSite

Verwenden Sie die Kofax PDF-Symbolleiste im Kofax PDF Add-In der iManage-Clientanwendung. Weitere Details finden Sie in Über die iManage-Add-on-Symbolleiste.

So erstellen Sie PDF-Dateien auf der iManage-Benutzeroberfläche

Für diese Aufgabe benötigen Sie Folgendes:

Das Power PDF Add-On für iManage 10, das auf dem iManage-Server installiert ist.
Ein funktionierendes iManage-Konto.

Melden Sie sich über Ihren Internetbrowser bei iManage an.
Wählen Sie die zu konvertierenden Dateien aus. Sie können XPS-, Office- und Bilddateien auswählen.
Führen Sie den Befehl PDF erstellen aus, indem Sie mit einer der folgenden Aktionen fortfahren:
- Klicken Sie auf das Symbol „…“ rechts neben dem Dokument, und wählen Sie PDF erstellen ().
- Klicken Sie in der Kopfzeile der Dokumentenliste auf PDF erstellen ().
- Öffnen Sie die Vorschau des Dokuments, und klicken Sie dann in der Kopfzeile auf PDF erstellen ().
Falls Sie mehrere Dateien ausgewählt haben, wird das Dialogfeld Objekte in einer PDF kombinieren angezeigt.
1. Legen Sie fest, wie die ausgewählten Dateien verwendet werden sollen:
  - Eine PDF-Datei für jedes Eingabedokument erstellen: Erstellt aus jedem Quelldokument eine PDF-Datei unter Verwendung des ursprünglichen Dateinamens.
  - Dateien in einem PDF-Dokument kombinieren: Führt alle Quelldateien zu einer einzigen PDF-Ausgabedatei zusammen. Wählen Sie in der Liste unten eine Datei aus, und legen Sie die Reihenfolge mit den Schaltflächen Nach oben und Nach unten fest.
2. Wählen Sie aus, wie die resultierende Datei oder die Dateien auf den iManage-Server hochgeladen werden sollen:
  - Neues Dokument speichern: Lädt die Ausgabedatei oder die Dateien als neues iManage-Dokument hoch. Neue Dokumente haben denselben Namen, aber eine eindeutige Dokumentennummer. Sie können wahlweise mit PDF mit Original verknüpfen die Originaldatei in den Dateieigenschaften verknüpfen.
  - Neue Version speichern: Lädt die Ausgabedatei bzw. -dateien als Version des iManage-Dokuments bzw. der Dokumente hoch.
    Hinweis: Jede Dokumentenversion kann ein anderes Dateiformat haben.
Falls Sie eine einzelne Datei ausgewählt haben, wird das Dialogfeld Speichern unter angezeigt. Wählen Sie aus, wie die Ergebnisdatei wie oben beschrieben auf den iManage-Server hochgeladen werden soll.

Nach Abschluss des Uploads werden die Ausgabedatei bzw. die Ausgabedateien in Ihrer iManage-Dokumentenliste angezeigt. Aktualisieren Sie die Liste nach Bedarf. Weitere Informationen finden Sie unter Integration in DMS.

Hinweis

In Worldox, Documentum und DocuShare können Sie Quelldateien nicht direkt aus dem Dokumentenmanagementsystem öffnen. Greifen Sie mit dem Befehl Aus DMS öffnen/hinzufügen im Create-Assistenten auf eine Datei zu und wählen Sie In DMS speichern, um die erstellte PDF-Datei wieder in Ihrem DMS zu speichern. Siehe Hilfethema Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem speichern.