El programa le permite crear archivos PDF a partir de archivos adjuntos de correo en Microsoft Outlook.
La creación se inicia mediante la herramienta Crear PDF desde archivos adjuntos que aparece en la cinta de Kofax situada tanto en la ventana principal como en la ventana de un mensaje de correo abierto. La herramienta se activa solo cuando el mensaje seleccionado en ese momento contiene un archivo adjunto.
El comando funciona en los archivos adjuntos dentro del mensaje activo en ese momento. Se crea un único archivo PDF para cada archivo adjunto. Cada PDF obtiene el nombre a partir del nombre del archivo adjunto. Puede especificar una única ubicación de destino para los archivos PDF generados. Si el archivo adjunto es un PDF, simplemente se guarda en la ubicación de destino sin ser procesado. Si el tipo de archivo de los archivos adjuntos es mixto, los archivos PDF se guardan directamente y los demás archivos se convierten en PDF.
Se le advertirá si no es posible llevar a cabo la conversión. Los archivos de imagen (bmp, jpg, png, tif, etc.) y los archivos xps, ps y eps se procesan directamente. Otros documentos (como los archivos Word) se imprimen en PDF Create. Esto supone que la aplicación de origen relacionada con el tipo de archivo debe encontrarse en su sistema.
La primera vez que se use, la ubicación predeterminada de guardado será [Mis documentos]\Favoritos de PDF\Archivo de Outlook. Puede cambiar esta ruta mediante el botón Examinar en el cuadro de diálogo de la lista de archivos adjuntos, según se describe a continuación.
La siguiente descripción se ofrece para Microsoft Outlook.
Preferencias de configuración
Seleccione la herramienta Configuración en la cinta Kofax PDF para Outlook.
En la ficha Creación de PDF del cuadro de diálogo Configuración, especifique la forma de administrar los mensajes con varios archivos adjuntos:
Seleccione Solicitar selección para recibir una lista de los archivos adjuntos. Esto le permite seleccionar qué archivos convertir y elegir una ubicación de guardado.
Creación de archivos PDF desde archivos adjuntos
Seleccione un mensaje que contenga uno o más archivos adjuntos del tipo compatible de archivos.
Seleccione la herramienta Crear PDF desde archivos adjuntos (mostrada anteriormente) en la cinta Kofax PDF para Outlook.
Si estableció la preferencia Convertir todos los archivos adjuntos, los archivos PDF se guardan en la última carpeta que se usó.
Si eligió que se le solicite una selección, el cuadro de diálogo Lista de archivos adjuntos le permitirá seleccionar qué archivos adjuntos convertir.
Se sugerirá una carpeta de destino. Haga clic en Examinar para cambiarla. Haga clic en Aceptar para iniciar la creación.
En todos los casos, aparecerá el cuadro de información Resultados para informar que la conversión fue correcta. Le permite abrir la carpeta de salida o ver el archivo PDF resultante haciendo doble clic en el nombre.
Consejo
Si necesita cambiar la carpeta de destino en la que se guardará automáticamente, vaya a Configuración y especifique que desea que se le solicite una selección. Esto le permite cambiar el destino. Luego, utilice la opción Configuración para restaurar la conversión automática.
Creación e importación de archivos PDF
Al preparar un mensaje de correo saliente, puede seleccionar archivos que no sean PDF desde su equipo local para que se conviertan en PDF y se adjunten al mensaje. Consulte: Creación de archivos PDF para que sean archivos adjuntos de correo.
Notas
Si ya existe un archivo PDF en la ubicación de guardado con el mismo nombre que el PDF que está a punto de crear, el nuevo archivo recibirá un sufijo numérico para conservar la exclusividad de los nombres.
Si no puede ver la cinta Kofax, consulte la Solución de problemas de PDF Create.
Si Kofax PDF Convert está instalado, la ficha de cinta Kofax contendrá un botón adicional para desbloquear los archivos PDF adjuntos. Kofax Power PDF agrega dos botones más que le permitirán archivar mensajes o carpetas de correos como PDF. El botón Configuración ofrece una variedad más amplia de parámetros.