Power PDF Advanced -ohjelman sisällä Create Assistant voi tuoda tiedostoja asiakirjojen hallintajärjestelmästä (DMS). Tämän voi tehdä avaamalla Assistant-ohjelman ja napsauttamalla Lisää. Valitse Lisää asiakirjojen hallintajärjestelmästä avattavasta luettelosta. Tämä avaa valintaikkunan, jossa on pilvitallennussivustoja (esim. Evernote) ja SharePoint. Valintaikkunassa näkyvät myös kaikki muut tuetut asiakirjojen hallintajärjestelmät, joiden asiakaskomponentti on tietokoneessa, jos ne otettiin käyttöön mukautetun asennuksen aikana tai myöhemmin Muuta-painikkeella.
Huomautus
Dropboxia ei enää tueta suoraan Power PDF-ohjelmistossa. Lisätietoja saat kohdasta Tietoja pilviliitännöistä.
Tässä valintaikkunassa on oletuksena valittu viimeksi käytetty DMS, mutta sen voi vaihtaa.
DMS-järjestelmästä tuodut tiedostot ovat kirjoitussuojattuja kopioita; alkuperäisiä tiedostoja ei käytetä.
Microsoft SharePoint
Power PDF-ohjelmassa (yhdistettynä PDF Create -ohjelmaan) on tämän asiakirjojen hallintajärjestelmän tuki ja sen edellyttämä käyttöliittymä, johon kuuluu kolme valintaikkunaa.
Tämä valinta avaa määritetyn SharePoint-sijainnin, josta voi valita yhden tiedoston. Sivustot-painike avaa SharePoint-sivustot-valintaikkunan, josta voi siirtyä toiseen sivustoon.
Tässä voi ylläpitää SharePoint-sivustojen luetteloa. Avaa Yhteysasetukset-valintaikkuna napsauttamalla Lisää.
Tässä voi antaa palvelimen ja sivuston nimen tai SharePoint-sivuston tarkan URL-osoitteen. Halutun sivuston voi asettaa oletukseksi, johon Lisää asiakirjojen hallintajärjestelmästä -komento johtaa.
Muu DMS-tuki
Tuetut järjestelmät on mainittu järjestelmävaatimuksissa.
eDOCS- ja iManage WorkSite-järjestelmiä ja niiden tiedostoja käytetään suoraan järjestelmien omien käyttöliittymien kautta.
Luodut PDF-tiedostot voi tallentaa takaisin asiakirjojen hallintajärjestelmään yksi kerrallaan. Lisätietoja on kohdassa Tallennus asiakirjojen hallintajärjestelmiin.
Käyttö DMS-järjestelmän sisällä
SharePoint-, eDOCS- tai iManage WorkSite -järjestelmässä työskenneltäessä käytössä on kaksi Kofax PDF -toimintoa:
Valitaan DMS-järjestelmän käyttöliittymässä muu kuin PDF-tiedosto ja muunnetaan se PDF-muotoon järjestelmän sisällä. Lähdetiedosto säilyy ennallaan. PDF-tiedosto saa lähdetiedoston nimen, ja se sijoitetaan oletuksena samaan sijaintiin.
Molemmissa on kyse automaattisesti taustalla tapahtuvasta suorasta muunnosta. Kuvatiedostot (bmp, jpg, png, tif jne.) sekä xps-, ps- ja eps-tiedostot käsitellään suoraan sopivilla oletusasetuksilla. Muut asiakirjat, kuten Word-tiedostot, tulostetaan PDF Create -ohjelmaan. Tämä edellyttää, että kyseiseen tiedostotyyppiin yhdistetty lähdesovellus on asennettu järjestelmään. Tällöin muuntoon käytetään Kofax PDF -tulostinohjaimen nykyisiä asetuksia.
PDF-tiedostojen luonti SharePoint-järjestelmän sisällä
Järjestelmänvalvojan on määritettävä tämä toiminto, jotta se olisi käytössä SharePoint-järjestelmässä. Ohjeita tähän on Advanced Customization Kit -ohjeissa (vain englanniksi).
SharePoint-järjestelmän sisällä olevasta muusta kuin PDF-tiedostosta voi luoda PDF-version valitsemalla sen ja valitsemalla sen pikavalikosta Luo PDF. PDF-tiedoston voi liittää uuteen sähköpostiviestiin oletussähköpostisovelluksesta sijoittamatta kopiota tiedostosta SharePoint-järjestelmään valitsemalla Lähetä PDF.
PDF-tiedoston voi luoda ulkoisesta tiedostosta siirtymällä haluttuun SharePoint-kansioon ja valitsemalla Uusi-valikon. Valitse Uusi Kofax PDF (tämän vaihtoehdon nimi voi olla erilainen, sillä järjestelmänvalvoja voi muuttaa sen) ja etsi tiedosto.
PDF-tiedostojen luonti eDOCS -järjestelmän sisällä
Tiedostosta voi luoda PDF-version eDOCS-järjestelmän sisällä valitsemalla Windowsin Resurssienhallinnan DM-laajennus-asiakassovelluksen pikavalikosta Luo PDF. Sisältövalikko näkyy, kun napsautetaan PDF Create -ohjelman tukemaa tiedostoa, joka ei ole PDF-tiedosto. Tuettujen tiedostotyyppien luettelo on kohdassa PDF Create Assistant. Käytettävissä on myös Lähetä PDF -toiminto.
Ulkoisesta tiedostosta voi luoda PDF-version valitsemalla Asiakirja-valikosta Luo uusi PDF-tiedosto. Julkaisuprofiilin laadinnan aikana määritetään lähdeasiakirja ja kohteen sijainti eDOCS-järjestelmässä.
PDF-tiedostojen luonti iManage WorkSite -järjestelmän sisällä
Käytä DeskSite-asiakassovelluksen Kofax PDF-laajennuksen Kofax PDF -valikkoa. Siitä voi käyttää molempia toimintoja.
Huomautus
Worldox-, Documentum- ja DocuShare -järjestelmissä lähdetiedostoja ei voi avata suoraan omasta asiakirjojen hallintajärjestelmästä. Tällöin tiedosto on valittava Create Assistant -ohjelman Lisää > Avaa asiakirjojen hallintajärjestelmästä -komennolla ja tallennettava takaisin DMS-järjestelmään valitsemalla Tallenna asiakirjojen hallintajärjestelmään. Lisätietoja on kohdassa Tallennus asiakirjojen hallintajärjestelmiin.
Lisätietoa asiakirjojen hallintajärjestelmän käytöstä löytyy Power PDF Advanced -ohjelman Verkkoasennusoppaasta.