Seuratut kansiot ja skannauksen Saapuneet-kansiot
Saapuvien skannattujen sivujen tai eri tiedostotyyppien muunto PDF-muotoon voidaan automatisoida määrittämällä seurattu kansio tai skannauksen Saapuneet-kansio. Molemmat ovat käytettävissä vain Power PDF Advanced -ohjelmassa. Vain yksi skannauksen Saapuneet-kansio tai seurattu kansio voidaan määrittää. Kansiot voivat olla millä tiedostorakenteen tasolla tahansa tietokoneessa.
Seurattu kansio voi käsitellä monia erilaisia tiedostotyyppejä ja muuntaa ne lähes välittömästi PDF-muotoon. Sitä vastoin Skannauksen Saapuneet-kansio hyväksyy vain PDF- ja TIFF-tiedostoja, jotka voivat saapua kansioon skannerista tai tiedostonsiirron kautta.
Seurattu kansio
Power PDF Advanced valvoo kansiota ja tulokset ohjataan määrittämääsi kohdekansioon. Vain yksi kohdekansio sallitaan kerralla. Se voi olla sama kansio kuin seuratussa kansiossa (ei suositella, koska mahdollisesti saapuvat PDF-tiedostot saattavat aiheuttaa nimiristiriitoja). Tavallisesti seurattu kansio on verkkosijainnissa ja kohdekansio on paikallisessa tietokoneessa. Saapuvat asiakirjat voivat olla kuvatiedostoja, Internet-tiedostoja tai MS Officen muokattavia tiedostoja.
Seurattu kansio -valintaikkunassa voidaan määrittää kansiot, valvontasäännöt ja muuntoasetukset.
Seuratun kansion luonti
Napsauta Laajennettu käsittely > Erä > Seurattu kansio ja valitse Seurattu kansio, jolloin Seurattu kansio -valintaikkuna avautuu.
Valitse paneelin ylälaidassa oleva Ota seurattu kansio käyttöön -valintaruutu.
Napsauta Lähde ja etsi valvottava kansio, joka voi sisältää alikansioita.
Valitse tiedostotyyppi avattavasta luettelosta. Valitse kaikki tuetut tiedostotyypit tai vain yksi.
Napsauta Kohde ja etsi kansio, jonne haluat lähettää muunnetut tiedostot.
Valitse Tiedostotyyppi muunnetuille kohdetiedostoille. Valitse TIFF (yksi- tai monisivuinen), PDF (Normaali tai Etsittävä – mukaan lukien eri standardit, kuten PDF/E, PDF/UA, PDF/X ja PDF/A-tasot) tai Unicode-teksti.
Voit napsauttaa Asetukset ja muokata oletusparametreja, kuten vain kuvia sisältävien sivujen käsittelyä optisella tekstintunnistuksella.
Valitse haluamasi PDF-standardien yhteensopivuusasetukset Yhteensopiva näiden kanssa -luettelosta (PDF, PDF/A, PDF/X, PDF/UA, PDF/E), kun tallennat PDF-tiedostoa. Voit myös napsauttaa PDF sellaisenaan -painiketta, jos tahdot käyttää samaa muotoa kuin lähdetiedostossa. Joissain tapauksissa voit valita Väriprofiilin napsauttamalla pienempää Asetukset-painiketta. Lisätietoja eri PDF-standardeista löytyy kohdasta Tietoja PDF-versioista.
Voit luoda linearisoidun PDF-tiedoston valitsemalla valintaruudun Optimoi WWW-tarkastelua varten. Se soveltuu paremmin verkkolukemiseen. Lisätietoja eri PDF-standardeista löytyy kohdasta Tietoja PDF-versioista.
Vaihtoehtoisesti voit valita Yhteensopiva PDF/UA:n kanssa lähdetiedoston sisällön muuttamiseksi PDF/UA-yhteensopivaksi tulosteeksi. Jos valitset tämän valintaruudun, Poista koodit -valintaruudun ja Yhteensopiva näiden kanssa -luetteloruudun valinta poistetaan ja ne poistuvat automaattisesti käytöstä.
Voit poistaa alkuperäisten PDF-tiedostojen koodit valitsemalla valintaruudun Poista koodit. Tämä valintaruutu ei ole käytettävissä kaikkiin PDF-tiedostotyyppeihin.
Voit tulostaa tiedoston mustavalkoisena valitsemalla valintaruudun Muunna harmaaksi.
Voit myös valita Käytä työnkulkua -valintaruudun ja etsiä työnkulkutiedoston selaamalla.
Määritä valmiiden lähdetiedostojen käsittely muunnon jälkeen:
Säilytä: säilytä lähdetiedostot seuratussa kansiossa.
Poista: poista lähdetiedostot seuratusta kansiosta.
Siirrä kansioon: Siirrä lähdetiedostot toiseen kansioon.
Tyhjennä tulokset automaattisesti: Tyhjennä automaattisesti Katso ja muunna -valintaikkunan tehtävänäytön tiedostoluettelo.
Säädä suorittimen työmäärää valitsemalla Suoritinasetukset. Määritä Rajaa työprosessit lukuun -asetuksen arvoksi 1 peräkkäiskäsittelyssä ja suuremmaksi rinnakkaiskäsittelyssä. (Korkeampi arvo merkitsee suurempaa suorittimen työmäärää.) Suurin arvo mukautetaan tietokoneen tehokkuuteen. Muuntoja muista tiedostotyypeistä suoritettaessa prosessien määrä ei voi olla yli kaksi.
Vahvista seuratun kansion asetukset napsauttamalla OK. Työnkulun käyttö tarkoittaa, että kaikkiin saapuviin tiedostoihin käytetään määritettyä toimintosarjaa. Valintaruutu on aktiivinen vain, kun vähintään yksi työnkulku on luotu. Prosessi on automaattinen, joten kaikkia käyttäjän toimia edellyttäviä työnkulun vaiheita ei suoriteta.
Seuratun kansion käyttö
Kun kelvollinen tiedosto saapuu seurattuun kansioon, ohjelma odottaa muutaman sekunnin lisätiedostojen saapumista varten. Kun tiedostoja ei enää saavu, muunto alkaa ja edistyminen näytetään Katso ja muunna -valintaikkunassa. Voit
seurata muunnon edistymistä luettelossa
keskeyttää, jatkaa tai poistaa tehtävän
tyhjentää suoritetut tehtävät tehtävänäkymästä
yrittää epäonnistuneen tehtävän suorittamista uudelleen
näyttää muuntolokin
piilottaa tämän valintaikkunan. Piilotettu ikkuna voidaan palauttaa napsauttamalla Windows-tehtäväpalkin ilmaisinalueen Katso ja muunna -kuvaketta.
Poista seurattu kansio väliaikaisesti käytöstä poistamalla valintaikkunan ylälaidassa oleva valintamerkki.
Skannauksen Saapuneet-kansio
Skannaustulokset saadaan automaattisesti käytettäviksi Power PDF -ohjelmassa määrittämällä Skannauksen Saapuneet-kansio. Vain yksi Skannauksen Saapuneet-kansio voi olla käytössä kerralla.
Skannauksen Saapuneet-kansio on erääntyyppinen seurattu kansio: selaa skannauslaitteen skannauksen kohdekansioon ja määritä se skannauksen saapuneet -kansioksi, niin saat ilmoitukset saapuvista tiedostoista. Toiminto ei sisällä automaattista tiedostonmuuntoa. Saapuvat skannaukset avataan tästä kansiosta tai kansio voidaan selata Power PDF -ohjelmasta.
Skannauksen Saapuneet-kansion luonti
Avaa Tiedosto > Asetukset ja valitse Oletusasetukset-valintaikkunassa Automaatio > Palvelinyhteydet > Skannauksen Saapuneet-kansio / Pikayhteys.
Ota käyttöön Skannauksen Saapuneet-kansion ilmoitukset: ottamalla tämän käyttöön näet ilmoituksen, kun uusia tiedostoja saapuu skannauksen saapuneet -kansioon. Huomautuskuvake ilmestyy Windows-tehtäväpalkin oikealla puolella olevaan ilmaisinalueeseen.
Määritä skannauksen lähde:
Automaattinen Saapuneet-kansion agentti (vain ShareScan): selaa sijainti. Ota tarvittaessa yhteys järjestelmänvalvojaan.
Kotikansio: Kirjoita polku tai ota yhteys järjestelmänvalvojaan.
Manuaalinen: Määritä lähdekansio manuaalisesti tietokoneessa.
Jos työympäristö käyttää Kofax eCopy ShareScan -verkkoskannausta, voidaan hallinnoida Pikayhteysasetuksia ja ottaa ilmoitukset käyttöön, valita kansio ja määrittää Pikayhteys-lisäkansiot.
- Avausasetuksilla määritetään, miten saapuvia skannauksia käytetään:
Selaa Saapuneet-kansiota: Näytä kaikki tiedostot erillisessä valintaikkunassa napsauttamalla Skannauksen Saapuneet-kansio.
Avaa seuraava: Avaa viimeisin tiedosto uudessa ikkunassa napsauttamalla Skannauksen Saapuneet-kansio.
Poista asiakirja automaattisesti: Tällä valintaruudulla pidetään kaikki skannatut PDF- tai TIFF-asiakirjat tai poistetaan tiedostot Skannauksen Saapuneet-kansiosta, kun ne on avattu Power PDF -ohjelmassa. Sinulta kysytään, haluatko tallentaa, ennen kuin tiedostot poistetaan.
Skannauksen Saapuneet-kansion käyttö
Skannauksen Saapuneet-kansion kuvake ilmestyy tehtäväpalkin ilmaisinalueeseen. Se ilmoittaa uuden TIFF- tai PDF-tiedoston saapumisesta Skannauksen Saapuneet-kansioon. Avaa Skannauksen Saapuneet-kansion valintaikkuna napsauttamalla ilmoituskuplaa. Kansio voidaan avata milloin vain seuraavasti:
Avaa Skannauksen Saapuneet-kansion valintaikkuna napsauttamalla Skannauksen Saapuneet-kansio kohdassa Laajennettu käsittely > Tiedosto.
Se luetteloi kaikki Saapuneet-kansion ei-poistetut tiedostot tai vain viimeisimmät kohdassa Tiedosto > Asetukset > Automaation palvelinyhteydet > Skannauksen Saapuneet-kansio / Pikayhteys määritetyn oletusasetuksen mukaan.
Valintaikkuna näyttää pikkukuvan valitun asiakirjan ensimmäisestä sivusta.
Muille sivuille voi siirtyä Esikatselu-ikkunan alla olevilla säätimillä.
Avaa asiakirja Power PDF -ohjelmassa napsauttamalla Avaa tai lopeta napsauttamalla Peruuta.
Kun Avaa on valittu, PDF-tiedostot avataan suoraan ja TIFF-tiedostot muunnetaan PDF-muotoon – tämä saattaa kestää jonkin aikaa. Kun tiedosto on avattu, se poistetaan Skannauksen Saapuneet-kansiosta, jos tämä toiminto on valittu oletusasetukseksi. Tässä tapauksessa PDF on syytä tallentaa haluttuun paikkaan. Jos yrität sulkea sen tallentamatta, näyttöön ilmestyy varoitus.