Tietoja arkistoinnista

Voit muuntaa tai arkistoida sähköpostiviestit PDF-tiedostoiksi. Arkistointi tehdään Power PDF:ssä PDF Createn avulla.

 

Sähköpostiviestitiedostojen arkistoiminen tai muuntaminen

Sähköpostiviestit, joiden tiedostotunniste on MSG tai EML, voidaan muuntaa PDF-muotoon arkistointia tai jotakin muuta tarkoitusta varten. Tämä voidaan tehdä, vaikka tietokoneella ei olisi sähköpostiohjelmaa. Power PDF -sovellukseen voidaan tuoda yksi tai useampi viestitiedosto. MSG- ja EML-tiedostoja sekä muita tuettuja tiedostoja voidaan sekoittaa monivalinnassa. Kukin luotu PDF sijoitetaan erilliseen Power PDF -esiintymään. Tuonti Power PDF -sovellukseen voidaan tehdä kolmella tavalla:

  • Vedä ja pudota tiedosto tai tiedostoja työpöydältä tyhjään ikkunaan Power PDF -sovelluksessa.

  • Valitse Tiedosto > Avaa ja sitten Kaikki tiedostot tiedostotyypin alta. Tiedostoja voidaan tuoda paikallisesta tiedostojärjestelmästä tai asennetusta asiakirjojen hallintajärjestelmästä. 

  • Käytä komentoa kohdassa Tiedosto > Uusi > Tiedostoista ja jatka kuten yllä.

Toinen tapa muuntaa viestitiedostoja PDF-tiedostoiksi on käyttää Create Assistant -ohjelmaa. Tiedostoluetteloon voidaan lisätä MSG- ja EML-tiedostoja samoin kuin kaikkia muita tuettuja tiedostotyyppejä. Silloin on käytössä erilaisia tallennusvaihtoehtoja. Kaikki luodut PDF-tiedostot voidaan esimerkiksi yhdistää yhdeksi PDF-tiedostoksi. Profiileja ja niihin liittyviä asetuksia voidaan myös käyttää.

 

Huomautuksia

Create Assistant -ohjelmaa käytettäessä on käytettävä profiilia, jossa on määritetty sama PDF-versio kuin Power PDF -ohjelman kohdassa Tiedosto > Asetukset > Uusi asiakirja > Sähköpostin muunto.

 

Arkistointi sähköpostijärjestelmän integraation avulla

Arkistointitoiminto on käytettävissä vain, jos ohjelma on integroitu Microsoft Outlookiin. Normaalissa asennuksessa sähköpostin arkistointitoiminto on käytettävissä oletuksena.

Huomautus

Voit ottaa integroinnin käyttöön tai poistaa sen käytöstä milloin tahansa asennusohjelman Mukautettu asennus -paneelin avulla.

 


Sähköpostikohteiden arkistointi


Microsoft Outlook -sovelluksesta voi arkistoida PDF-tiedostoksi seuraavia kohteita:

kuva valittujen kohteiden arkistointia varten

yksi tai useampi valittu kohde, tai

kuva koko sähköpostiviestikansion arkistointia varten

koko sähköpostikansio joko alikansioiden kanssa tai ilman niitä.

 

Kansiot voivat olla tavallisia (Saapuneet, Lähetetyt, Suuret sähköpostiviestit, Seuranta), mukautettuja tai arkistokansioita. Myös kalenterin, tehtävät tai yhteystiedot voi arkistoida.


Seuraavat arkistointimenetelmät ovat käytettävissä:

Jokainen kalenterin tapaaminen, jokainen tehtävä ja jokainen yhteystieto on erillinen kohde.

Vihje

Voit säästää aikaa siirtämällä kaikki halutut viestit erityisesti luotuun käyttäjäkansioon.

 

Sähköpostiviestin liitteiden arkistointi


Sähköpostiviestin liitetiedostot arkistoidaan aina niiden alkuperäisessä muodossa joko erilliseen tiedostoon, johon luodaan hyperlinkki, tai viestistä luodun PDF-tiedoston liitteeksi. Lisätietoja on kohdassa Sähköpostiviestin liitteiden arkistointi.

 

Arkistointiasetusten määritys


Arkistointiasetukset voi määrittää Asetukset-valintaikkunassa.