Dans Power PDF Advanced, l'Assistant Create peut importer des documents depuis un système de gestion de documents (SGD). Pour ce faire, ouvrez l'Assistant et cliquez sur Ajouter. Sélectionnez Ajouter depuis un SGD dans la liste déroulante. Cette option ouvre une boîte de dialogue proposant des sites de stockage en ligne (comme Evernote) et SharePoint. Tout autre SGD pris en charge avec un composant client sur votre ordinateur est également proposé, à condition qu'il ait été activé lors d'une installation personnalisée ou après, en utilisant Changer.
Remarque
Dropbox n'est plus directement pris en charge dans Power PDF. Voir la rubrique Connecteurs de sites de stockage en ligne pour plus d'informations.
Par défaut, cette boîte de dialogue affiche le dernier SGD utilisé, mais vous pouvez en changer si vous le souhaitez.
Les fichiers importés depuis le SGD sont en fait des copies en lecture seule ; les originaux ne sont pas modifiés.
Microsoft SharePoint
Power PDF (avec PDF Create) prend en charge ce SGD en fournissant l'interface nécessaire, composée de trois boîtes de dialogue.
Cette boîte de dialogue permet d'ouvrir un site SharePoint défini et de sélectionner un fichier unique. Le bouton Sites permet d'accéder à la boîte de dialogue Sites SharePoint, à partir de laquelle vous pouvez changer de site.
Cette boîte de dialogue vous permet de gérer une liste des différents sites SharePoint. Cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres de connexion.
Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez indiquer le nom d'un serveur et d'un site, ou entrer l'URL exacte d'un site SharePoint. Vous pouvez également définir un site par défaut qui s'affichera automatiquement chaque fois que vous cliquerez sur Ajouter depuis un SGD.
Autre prise en charge de SDG
Les systèmes pris en charge sont détaillés dans Configuration système requise.
L'accès à eDOCS et à iManage WorkSite se fait par l'intermédiaire de leur interface spécifique.
Les fichiers PDF que vous créez peuvent également être enregistrés vers votre SGD, là encore, un par un. Voir la rubrique Enregistrement vers des systèmes de gestion documentaire.
Travail sur site
Des commandes Kofax PDF sont à votre disposition lorsque vous travaillez dans SharePoint, eDOCS Enterprise ou iManage Worksite. Ces commandes vous permettent de :
Sélectionner un fichier qui n'est pas au format PDF au sein de l'interface du SGD, et le convertir au format PDF sans quitter le SGD. Le fichier source reste inchangé. Le PDF prend le nom du fichier source et est enregistré, par défaut, dans le même dossier.
Dans un cas comme dans l'autre, il s'agit de conversions directes effectuées en arrière-plan. Les fichiers image (bmp, jpg, png, tif, etc.), xps, ps et eps sont traités directement en utilisant les paramètres par défaut. Les autres documents (par exemple, les fichiers Word) sont imprimés via PDF Create. Cette opération requiert que l'application native associée soit installée sur votre ordinateur. Pour ce type de conversion, les paramètres définis pour le pilote d'impression Kofax PDF sont utilisés.
Pour créer des fichiers PDF depuis SharePoint
Pour être disponible sous SharePoint, cette fonctionnalité doit avoir été configurée et activée par un administrateur. Pour plus d'informations, reportez-vous au document Advanced Customization Kit (kit de personnalisation avancée).
Pour créer un PDF à partir d'un fichier non PDF pris en charge dans SharePoint, sélectionnez-le et choisissez Créer un PDF dans son menu contextuel. Sélectionnez Envoyer le PDF par e-mail pour joindre le fichier PDF à un nouvel e-mail de votre application de messagerie par défaut, sans enregistrer de copie locale dans SharePoint.
Pour créer un PDF à partir d'un fichier externe, accédez au dossier SharePoint souhaité et ouvrez le menu Nouveau. Choisissez l'élément Nouveau PDF Kofax (cette option peut s'intituler différemment car l'administrateur peut modifier son nom), puis naviguez jusqu'au fichier.
Pour créer des fichiers PDF dans eDOCS
Pour créer un PDF à partir d'un fichier dans eDOCS, utilisez l'élément Créer un PDF du menu contextuel de l'application cliente DM Extension de Windows Explorer. Ce menu contextuel s'affiche lorsque que vous cliquez sur un fichier non PDF, dont le format est compatible avec PDF Create. Voir la rubrique Assistant PDF Create pour connaître les types de fichiers pris en charge. La commande Envoyer le PDF par e-mail est également disponible.
Pour créer un PDF à partir d'un fichier externe, choisissez Créer un nouveau PDF dans le menu Document. Lors de la définition du profil du document, définissez le document source et le dossier cible dans eDOCS.
Pour créer des fichiers PDF dans iManage WorkSite
Utilisez le menu Kofax PDF du complément Kofax PDF dans l'application client DeskSite. Ce menu vous permet d'accéder aux deux fonctionnalités.
Remarque
Il n'est pas possible d'ouvrir directement vos fichiers source depuis vos systèmes de gestion documentaire (SGD) Worldox, Documentum et DocuShare. Sélectionnez Ajouter/Ouvrir depuis un SGD dans l'Assistant Create pour accéder à un fichier, puis choisissez ensuite Enregistrer vers un SGD pour enregistrer le fichier PDF généré sur votre SGD. Pour plus d'informations, voir la rubrique Enregistrement vers des systèmes de gestion documentaire.
Des informations supplémentaires sur l'utilisation d'un SGD sont fournies dans le Guide d'installation réseau de Power PDF Advanced.