Création de fichiers PDF depuis des systèmes de gestion documentaire

S'il est installé avec Power PDF Advanced, l'Assistant Create peut importer depuis un système de gestion de documents (SGD).

• Dans l'Assistant Create, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez Ouvrir depuis un SGD dans la liste déroulante. La boîte de dialogue Sélection d'un SGD apparaît, proposant des sites de stockage en ligne (comme Evernote) et tous les systèmes SGD pris en charge et installés avec un composant client sur votre ordinateur.
• Sélectionnez votre SGD préféré. L'Assistant Create se souvient de votre choix et ne propose plus la boîte de dialogue Sélection d'un SGD tant que vous ne redémarrez pas l'application.

Les fichiers importés depuis le SGD sont en fait des copies en lecture seule ; les originaux ne sont pas modifiés.

Microsoft SharePoint

Power PDF (avec PDF Create) prend en charge ce SGD en fournissant l'interface nécessaire, composée de trois boîtes de dialogue.

Ouvrir depuis SharePoint

Cette boîte de dialogue permet d'ouvrir un site SharePoint défini et de sélectionner un fichier unique. Le bouton Sites permet d'accéder à la boîte de dialogue Sites SharePoint, à partir de laquelle vous pouvez changer de site.

Sites SharePoint

Cette boîte de dialogue vous permet de gérer une liste des différents sites SharePoint. Cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres de connexion.

Paramètres de connexion

Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez indiquer le nom d'un serveur et d'un site, ou saisir l'URL exacte d'un site SharePoint. Vous pouvez également définir un site par défaut qui s'affichera automatiquement chaque fois que vous cliquerez sur Ouvrir depuis un SGD.

Prise en charge d'autres SGD

Les systèmes pris en charge sont détaillés dans Configuration système requise.

L'accès à eDOCS, iManage, iManage WorkSite et à leurs fichiers se fait par l'intermédiaire de leur interface spécifique.

Les fichiers PDF que vous créez peuvent également être enregistrés vers votre SGD, là encore, un par un. Voir la rubrique Enregistrement vers des systèmes de gestion documentaire.

Travail sur site

Des commandes Kofax PDF sont à votre disposition lorsque vous travaillez dans SharePoint, eDOCS Enterprise ou iManage Worksite. Ces commandes vous permettent de :

• Sélectionner un seul fichier non-PDF au sein de l'interface du SGD, et de le convertir au format PDF sans quitter le SGD. Le fichier source reste inchangé. Le PDF est enregistré dans le même dossier et prend le nom du fichier source.
  

• Sélectionner un fichier qui n'est pas au format PDF sur votre système de fichiers, de le convertir au format PDF et de l'importer ensuite dans le SGD, dans le dossier en cours ou à un emplacement défini.

Dans un cas comme dans l'autre, il s'agit de conversions directes effectuées en arrière-plan. Les fichiers image tels que BMP, JPG, PNG, TIFF et les fichiers de document tels que XPS, PS et EPS sont traités directement avec les paramètres par défaut appropriés. Les autres documents (par exemple, les fichiers Word) sont imprimés via PDF Create. Par conséquent, cette opération requiert que l'application native associée soit installée sur votre ordinateur. Pour ce type de conversion, les paramètres définis pour le pilote d'impression Power PDF sont utilisés.

Pour créer des fichiers PDF depuis SharePoint

Pour être disponible sous SharePoint, cette fonctionnalité doit avoir été configurée et activée par un administrateur.

Pour créer un PDF à partir d'un fichier non-PDF pris en charge dans SharePoint, sélectionnez-le et choisissez Créer un PDF dans son menu contextuel. Sélectionnez Envoyer le PDF par e-mail pour joindre le fichier PDF à un nouveau courriel dans votre application de messagerie par défaut, sans enregistrer de copie locale dans SharePoint.

Pour créer un PDF à partir d'un fichier externe, accédez au dossier SharePoint souhaité et ouvrez le menu Nouveau.

Pour créer des fichiers PDF depuis eDOCS

Pour créer un PDF à partir de fichiers dans eDOCS, utilisez l'élément Créer un PDF du menu contextuel de l'application cliente Extension DM de l'Explorateur Windows. Voir la rubrique Assistant PDF Create pour connaître les types de fichiers pris en charge. La commande Envoyer le PDF par e-mail est également disponible.

Pour créer un PDF à partir d'un fichier externe, sélectionnez Créer un nouveau PDF dans le menu Document. Lors de la définition du profil du document, définissez le document source et le dossier cible dans eDOCS.

Pour créer des fichiers PDF depuis iManage WorkSite

Utilisez la barre d'outils de Kofax PDF du module additionnel Kofax PDF dans l'application cliente iManage. Voir la rubrique Barre d'outils du module additionnel iManage pour plus d'informations.

Pour créer des fichiers PDF depuis l'interface web iManage

Vous avez besoin des éléments suivants pour cette tâche :

• Le module additionnel Power PDF pour iManage 10 installé sur le serveur iManage.
• Un compte iManage fonctionnel.

1. À l'aide de votre navigateur Internet, connectez-vous à iManage.
2. Sélectionnez le fichier à convertir. Vous pouvez sélectionner des fichiers XPS, Office et image.
3. Exécutez la commande Créer un PDF en procédant de l'une des manières suivantes :
   • Cliquez sur l'icône … à côté du document sur la droite, puis sélectionnez Créer un PDF ().
   • Cliquez sur Créer un PDF () dans l'en-tête de la liste des documents.
   • Ouvrez l'aperçu du document, puis cliquez sur Créer un PDF () dans l'en-tête.
4. Si vous avez sélectionné plusieurs fichiers, la boîte de dialogue Fusionner les éléments en un seul PDF s'affiche.

   1. Décidez comment utiliser les fichiers sélectionnés :

      • Créer un PDF pour chaque document source : Crée un fichier PDF à partir de chaque document source, en utilisant les noms de fichier d'origine.

      • Combiner les fichiers en un seul PDF : Fusionne tous les fichiers source en un seul fichier PDF généré. Dans la liste ci-dessous, sélectionnez un fichier, puis définissez l'ordre avec les boutons Haut et Bas.

   2. Sélectionnez comment charger le ou les fichiers générés sur le serveur iManage :
      • Enregistrer un nouveau document : Charge le ou les fichiers générés en tant que nouveau document iManage. Les nouveaux documents ont le même nom mais un numéro de document unique. Si vous le souhaitez, sélectionnez Associer le PDF à l'original pour associer le fichier d'origine dans les propriétés du fichier.
      • Enregistrer une nouvelle version : Charge le ou les fichiers générés en tant que version du ou des documents iManage.
        Remarque : Chaque version de document peut avoir un format de fichier différent.
5. Si vous sélectionnez un seul fichier, la boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Sélectionnez comment charger le fichier obtenu sur le serveur iManage comme décrit ci-dessus.

Une fois le chargement terminé, les fichiers générés apparaissent dans votre liste de documents iManage. Actualisez la liste si nécessaire. Pour plus d'informations, voir la rubrique Intégration à un SGD.

Remarque

Il n'est pas possible d'ouvrir directement des fichiers source depuis les systèmes de gestion documentaire Worldox, Documentum et DocuShare. Sélectionnez Ajouter/Ouvrir depuis un SGD dans l'Assistant Create pour accéder à un fichier, puis choisissez ensuite Enregistrer vers un SGD pour enregistrer le fichier PDF généré sur votre SGD. Pour plus d'informations, voir la rubrique Enregistrement vers des systèmes de gestion documentaire.