A PDF-dokumentumok indexelése

Az index számos PDF-fájl tartalmát tárolja kompakt formában, amely egyszerűen kereshető és lekérhető.

Válassza az Index lehetőséget a Speciális feldolgozás > Feldolgozás csoportban, és a legördülő lista Teljes szöveges indexek létrehozása elemére kattintva építsen fel egy új indexet, vagy frissítsen egy meglévőt.

Csak a latin vagy ázsiai (kínai, japán és koreai) karaktereket használó nyelveken írott PDF-dokumentumok indexelése lehetséges. A dokumentumok szövegén kívül a könyvjelzők, megjegyzések, mellékletek, digitális aláírások, űrlapmezők, metaadatok és a dokumentum más, egyéni tulajdonságai is indexelhetők.

A megadott mappákban található összes PDF-fájljából létrehozható indexfájl. Mielőtt elkezdené, válasszon egy, az index tárolására szolgáló mappát. Az indexelés a háttérben zajlik. A program egy kisméretű indexdefiníciós fájlt hoz létre a ZPI-kiterjesztéssel. Ez a fájl azon indexfájlokra hivatkozik, amelyeket egy automatikusan létrehozott almappában tárol a rendszer. Az almappa neve megegyezik a ZPI-fájl nevével, és az _index utótag egészíti ki.

Ezek a keresési indexek nincsenek beágyazva a PDF-fájlokba. Ha más felhasználók számára is elérhetővé kívánja tenni őket, egy megosztott helyre kell mentenie az indexeket. Ha egy dokumentumot valóban hordozhatóvá kíván tenni, a legördülő lista egy másik parancsát kell használnia egy beágyazott index létrehozásához.
 

Előkészítés indexelésre

Gyűjtse össze az indexelni kívánt PDF-dokumentumokat egy vagy több mappába. Ha kizárólag már létező mappákat választ, győződjön meg róla, hogy azok csak az indexelni kívánt PDF-fájlokat tartalmazzák.

Ha a PDF-fájlokat indexükkel együtt tervezi áttelepíteni, célszerű egyetlen mappában tárolni azokat.

A PDF-dokumentumokhoz hozzáadott dokumentumtulajdonságokat keresési feltételekként használhatja.

• Válassza a Fájl > Információ lehetőséget, és kattintson a Tulajdonságok elemre. A Leírás panel használatával címet, tárgyat, szerzőt, alap URL-címet és a tartalmat leíró kulcsszavakat adhat hozzá a dokumentumokhoz. Egyénileg definiált mezők hozzáadásához használja az Egyéni panelt.

Megjegyzések

Vegye figyelembe, hogy ha teljes szöveges indexet hoz létre, mielőtt a bizalmas információk eltávolítása érdekében kihagyást alkalmaz egy dokumentumban, a bizalmas információk NEM tűnnek el a szövegből, és könnyen fellelhetők maradnak. A kihagyási művelet befejezését követően a program felajánlja a dokumentumelemek eltávolítását. Fogadja el a műveletet, és távolítsa el az indexet. Ajánlott a kihagyási és vizsgálati műveleteket a dokumentum egy másolatán végrehajtani – így az eredeti dokumentumban az index megmarad.

Több száz, nagyméretű PDF-fájl indexelése hosszabb időt és jelentős mértékű számítási erőforrást vehet igénybe, ezért célszerű ebédszünet közben végrehajtani.