PDF létrehozása a Microsoft Outlookból
A Microsoft Outlook alkalmazásban való munkavégzés közben létrehozhatók PDF-fájlok. PDF-fájlokat az alábbiakból hozhat létre:
Üzenetek a helyi számítógépre menteni kívánt, nem PDF-fájlmellékleteiből.
A helyi számítógépen található, az aktuális levélhez csatolni kívánt nem PDF-fájlokból.
A helyi számítógépen archívumként menteni kívánt egy vagy több levelezési elemből.
A témakör hátralévő része főleg e-mailek archiválásával foglalkozik, és hivatkozásokat biztosít az archiválással foglalkozó más témakörökhöz.
A program bővítményeket biztosít az MS Outlook alkalmazáshoz, amelyekkel PDF-fájlokat hozhat létre a kiválasztott levelezési elemekből vagy teljes mappákból. A szolgáltatások az Outlook főablakának vagy egy megnyitott üzenetnek a Kofax PDF menüszalagjáról.
Az Outlook főablakának Kofax PDF menüszalagja:
A PDF Convert eszköz és csoport (csak akkor látható, ha az összetevő telepítve van, és ha integrációja engedélyezett a Fájl > Opciók lapon).
Mappa archiválása: A kiválasztott mappa összes elemét archiválja (almappákkal együtt vagy azok nélkül). Az eszköz csak az Outlook főablakának eszköztárán érhető el.
E-mail archiválása: Létrehoz egy archívumot egy vagy több PDF-fájlhoz az Outlook főablakában kijelölt levelekből.
PDF létrehozása mellékletekből: Ez az aktuálisan kijelölt üzenet minden mellékletére vonatkozik, de beállítható, hogy megjelenjen egy üzenet, amely lehetőséget ad a kívánt beállítások kiválasztására. Ez csak akkor válik aktívvá, ha az aktuális üzenethez legalább egy olyan fájltípusú melléklet tartozik, amely alkalmas a PDF-fé való konvertálásra. Lásd: PDF-fájlok létrehozása levélmellékletekből.
Fájl csatolása levélhez PDF-ként: Jelöljön ki egy vagy több olyan fájlt, amelyet csatolni szeretne az aktuális dokumentumhoz. A PDF-fájlokat közvetlenül csatolja a program, a többi fájlt pedig PDF-fájllá konvertálja.
Beállítások: Egy három lappal rendelkező párbeszédpanelt biztosít, amelyen megadhatja a PDF létrehozási, konvertálási és archiválási beállításait.
Az Outlook üzenetablakának Kofax PDF menüszalagja:
A fent említett eszközöket biztosítja a Mappa archiválása eszköz kivételével.
További tudnivalók az archiválásról:
Outlook-elemek archiválása külön fájlokba
Több Outlook-elem egyesítése egy PDF-be
PDF-csomag létrehozása Outlook-elemekből
Betűk archiválása egy Outlook üzenetből
Kattintson a Beállítások eszközre.
Válasszon egy PDF-verziót a Beállítások párbeszédpanelen, és határozza meg a levélmellékletek kezelési módját, ha van ilyen. Zárja be a párbeszédpanelt.
Kattintson az E-mail archiválása gombra.
A Mentés másként párbeszédpanelen fogadja el vagy módosítsa az archiválás alapértelmezett célmappáját, majd kattintson az OK gombra. A létrehozott PDF-fájl neve az e-mail üzenet tárgyából jön létre. Az alapértelmezett célmappa a Dokumentumok > PDF-kedvencek > Outlook-archívum.
Kattintson a Mentés gombra.
Elindul az archiválási folyamat, majd a folyamat befejeződését követően a kimeneti PDF-fájlt (melléklettel együtt, ha van) a rendszer a célmappába menti.
Megjegyzések
Ha nem jelenik meg a Kofax PDF menüszalag a képernyőn, tanulmányozza a Hibaelhárítás című témakört.