È possibile inserire una firma digitale in un documento, dopo aver acquisito un ID digitale in un file certificato. Una firma digitale consente di verificare che nessuna modifica è stata apportata al documento dopo la sua firma: in caso contrario, un confronto mette in evidenza le modifiche.
È possibile inserire le firme direttamente oppure incorporarle in schemi di firma riutilizzabili.
È possibile creare schemi di firma usando il “Nuovo schema di firma guidato”, a cui si accede dal pannello Firma/Certificazione facendo clic su Aggiungi. Se non si dispone di schemi salvati, è possibile creare il primo scegliendo Protezione > Firma e certifica, quindi facendo clic su Firma o Certifica. Dopo aver indicato un nome e una descrizione per lo schema, accettare l’ID digitale proposto oppure fare clic su Aggiungi per un selezionarne uno diverso. Scegliere se si desidera semplicemente firmare il documento o anche certificarlo, ovvero limitare le azioni consentite nel file PDF: è possibile vietare tutte le modifiche, consentire solo la compilazione di moduli oppure sia la compilazione di moduli che l’inserimento di commenti. È possibile definire l’aspetto della firma: la procedura guidata propone un aspetto standard. Fare clic su Fine per salvare lo schema.
Per firmare oppure per firmare e certificare un documento dalla barra multifunzione Protezione scegliere lo strumento adeguato:
Firma: consente d’inserire nella pagina una firma visibile o invisibile.
Certifica: consente d’inserire nella pagina una firma (usare l'elenco a discesa per scegliere visibile o invisibile) e di aggiungere limitazioni all’uso del documento.
Al termine lo strumento Firma consente d’inserire la prima firma creata, o quella indicata come predefinita nella pagina nella posizione prescelta. Il comando Certifica funziona in modo simile.
Un documento può essere semplicemente firmato, usando la parte superiore del pannello Firma/Certificazione, oppure può essere sia firmato che certificato, usando la parte inferiore del pannello. Vedere Firma e certificazione dei documenti. Tutti gli schemi di firma creati appaiono nella parte corrispondente del pannello, pronti per essere selezionati per l’uso.
Quando ai documenti si applica la protezione mediante certificato, questa funge da firma, poiché dimostra ai destinatari dei file PDF che siete davvero voi il mittente e che il contenuto può essere considerato attendibile.
Nota
È possibile inserire una firma manoscritta nel documento scegliendo Protezione > Firma e certifica > Firma manoscritta. Non fornisce alcuna protezione. Viene trattata come un timbro, ma non appare nel pannello Timbri, né nel pannello Firme. Viene visualizzata nel pannello Commenti (dove sono elencati tutti i timbri) per cui può essere revisionata, commentata ecc.