Microsoft Outlook のサブフォルダを含めて、またはサブフォルダを含めずに、フォルダ全体をアーカイブすることができます。
フォルダには、標準的なフォルダ (受信トレイ、送信済み項目、サイズの大きなメール、フォロー アップ対象など)、カスタムまたはアーカイブのフォルダ、予定表、タスク、連絡先などがあります。
Outlook のアーカイブは、リボンを使って実行できます。アーカイブするメール フォルダを選択し、[Kofax PDF] リボンを開きます。
メール フォルダのアーカイブを準備するには
[設定] ツールをクリックして [設定] ダイアログ ボックスを表示します。[メールのアーカイブ設定] パネルが開きます。
[アーカイブ形式] および [アーカイブ方法] を選択します。
サブフォルダもアーカイブするには、[サブフォルダもアーカイブ] を選択します。
[OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます。
[フォルダをアーカイブ] ツールをクリックします。[フォルダの参照] ダイアログ ボックスが表示されます。Outlook の場合は、出力フォルダが表示されます。[ドキュメント] > [お気に入りの PDF] > [Outlook アーカイブ] です。それをそのまま選択するか、アーカイブする別のフォルダを選択し、[OK] をクリックします。アーカイブ プロセスが開始され、進行状況と (必要に応じて) 警告メッセージが表示されます。
選択したメール フォルダの内容は、ターゲット フォルダーに保存されます。ファイル システムに作成されるフォルダ構造は、電子メール システムのフォルダ構造と同じになります。
ヒント:
フォルダ全体をアーカイブ対象とし、項目ごとに個別に PDF を生成する場合は、生成されるファイルの数が多くなる場合があります。予定、タスク、または連絡先は、それぞれが個別の項目として扱われます。1 つの PDF またはパッケージとしてアーカイブするのが適切な場合もあります。不要なファイルをアーカイブしないようにするには、必要なファイルだけを含む一時フォルダを作成し、そのフォルダをアーカイブします。