Een PDF-pakket maken van e-mailitems

U kunt geselecteerde e-mailitems of een hele map (met of zonder submappen) archiveren in een PDF-pakket. Het gegenereerde PDF-pakketbestand bevat een voorblad met een beschrijving van de inhoud van het bestand. De elementen van het pakket zijn ook opgeslagen in PDF-bestanden. Welke PDF-versie hiervoor is gebruikt, wordt bepaald door de opties die u selecteert in het dialoogvenster Instellingen.

In Outlook archiveert u items via het lint Kofax PDF.

Items van Outlook archiveren in een PDF-pakket

  1. Selecteer een of meer items of mappen.

  2. Pictogram Instellingen
    Klik op Instellingen om naar het venster Instellingen voor e-mailarchivering van het dialoogvenster Instellingen te gaan.

  3. Kies bij Archiveringsindeling een PDF-versie waarin u de Outlook-items wilt archiveren.

  4. Selecteer bij Archiveringsmethode de optie E-mailberichten opslaan als PDF-pakket.

  5. Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten.

  6.  Pictogram E-mail archiveren Pictogram Map archiveren
    Klik op de knop E-mail archiveren of Map archiveren. Het dialoogvenster Opslaan als verschijnt.

  7. Selecteer de doelmap en voer een naam in voor het PDF-pakketbestand. De standaarddoelmap voor Outlook is Documenten > PDF-favorieten > Outlook-archief. Als u een bestaand PDF-bestand heeft opgegeven, verschijnt het bericht Overschrijven of toevoegen. Klik op Ja als u het bestaande bestand wilt overschrijven (waarmee de inhoud verloren gaat) of op Nee als u het aan het bestaande PDF-bestand wilt toevoegen (de inhoud blijft bewaard).

  8. Klik op Opslaan. Het archiveren wordt gestart en u ziet een voortgangsindicator.

    Het gegenereerde PDF-bestand heeft een voorblad met informatie over het aantal en type gearchiveerde e-mailitems. Elk e-mailitem wordt geconverteerd naar een eigen PDF-bestand dat wordt toegevoegd aan het pakketbestand.  

Opmerking

Als u e-mailberichten archiveert in een PDF-pakket, worden de e-mailbijlagen PDF-bijlagen. In dit geval is de optie Als PDF-koppeling niet beschikbaar.

 

Zie Werken met PDF-pakketten voor aanwijzingen met betrekking tot het verzenden en uitpakken van pakketten.