In dit dialoogvenster selecteert u instellingen die het volgende bepalen: de conversie van e-mailbijlagen in de vorm van PDF of XPS naar bewerkbare indelingen, het archiveren van e-mails en de bijbehorende bijlagen naar PDF, en het maken van PDF-bestanden van bijlagen met een andere bestandsindeling dan PDF.
Deze instellingen zijn beschikbaar in Microsoft Outlook.
Klik op de knop Instellingen in het e-mailprogramma. Het dialoogvenster Instellingen verschijnt en bestaat uit drie tabbladen.
PDF-conversie-instellingen
Convert-assistent gebruiken
Selecteer dit voor conversie via de Convert-assistent. Wanneer u op de knop PDF Convert klikt, wordt de assistent geopend.
PDF zonder assistent converteren als
Selecteer deze optie voor een directe conversie. Kies vervolgens een doelprogramma voor het uitvoerbestand. Directe conversie wordt uitgevoerd zodra u op de knop PDF Convert klikt:
Opmerking
Bij directe conversie wordt het bestand opgeslagen op de locatie die is ingesteld in de Convert-assistent. Als u Gelijk aan bronmap hebt geselecteerd, wordt het uitvoerbestand opgeslagen in de map [Documenten].
Meerdere bijlagen
Alle bijlagen converteren: Selecteer deze optie als u alle bijlagen wilt converteren.
Vragen om selectie: Selecteer deze optie als u elke keer wilt kiezen welke PDF- of XPS-bijlagen u wilt converteren. Als u op de knop PDF Convert klikt, verschijnt een dialoogvenster met een lijst van alle bijlagen bij het bericht. Selecteer de bijlagen die u wilt converteren.
Als u Alle bijlagen selecteren hebt geselecteerd, worden alle bijlagebestanden geconverteerd. De directe conversie wordt gestart als u op OK klikt. Als u berichten met slechts één bijlage selecteert, verschijnt het dialoogvenster niet.
Instellingen voor e-mailarchivering
Archiveringsindeling
Selecteer een van de ondersteunde PDF-bestandsindelingen. Hiermee bepaalt u de PDF-versie van de gegenereerde bestanden. Voor de optie E-mailberichten opslaan als PDF-pakket is PDF versie 1.7 of later vereist.
Archiveringsmethode
Selecteer een van de volgende opties:
E-mailberichten samenvoegen in één PDF: E-mailberichten of andere items (zoals contactpersonen of afspraken) worden opgeslagen in één PDF-bestand. Tijdens het archiveren moet u de doelmap en de naam van het PDF-bestand opgeven.
E-mailberichten afzonderlijk archiveren: E-mailberichten of andere items worden opgeslagen in aparte PDF-bestanden. Tijdens het archiveren hoeft u alleen de doelmap op te geven. De nieuwe PDF-bestanden krijgen als naam het onderwerp van het e-mailbericht. Zo nodig worden volgnummers gebruikt om identieke bestandsnamen te voorkomen. Als u hiervoor kiest en uw agenda archiveert, verschijnt elke afspraak in een eigen PDF-bestand.
E-mailberichten opslaan als PDF-pakket: E-mailberichten of andere items worden geconverteerd naar aparte PDF-bestanden en vervolgens toegevoegd aan een PDF-pakket. Tijdens het archiveren moet u de doelmap en de naam van het PDF-bestanden opgeven. Bij de optie E-mailberichten opslaan als PDF-pakket is een aantal extra opties beschikbaar:
Sorteren op: Klik op de pijl om de lijst uit te vouwen en selecteer een veld waarop u de e-mailberichten tijdens het archiveren wilt sorteren.
Aflopend: Selecteer deze optie als u de volgorde in de lijst Sorteren op wilt omdraaien.
Splitsen op: Selecteer deze optie om PDF-archiefpakketten te splitsen. Standaard wordt bij het archiveren na elke 1000 e-mailberichten gestart met een nieuw pakket, maar u kunt deze limiet in het tekstvak aan de rechterkant wijzigen.
Opmerking
Opties voor briefhoofden zijn alleen beschikbaar in Power PDF 3.0 en latere versies.
Selecteer welke kopinformatie u vóór elke mail wilt invoegen:
Bijlagen
Scheidingspagina's invoegen: Dit selectievakje is alleen beschikbaar in Power PDF 3.0 en latere versies, en is alleen ingeschakeld als in de vervolgkeuzelijst E-mailbijlagen de optie Bijlage aan PDF-bestand toevoegen is geselecteerd. Schakel het selectievakje Scheidingspagina's invoegen uit als u scheidingspagina's tussen bijlagen wilt weglaten.
Origineel e-mailbericht als bijlage aan PDF toevoegen: Elk origineel mailbestand wordt als bijlage aan het archief toegevoegd.
Submappen archiveren
Selecteer deze optie als u niet alleen de mappen maar ook de submappen wilt archiveren. Maak de selectie ongedaan als u de submappen niet wilt archiveren.
Inhoudsopgave
Selecteer deze optie om een inhoudsopgave in het archief op te nemen.
Splitsen op bestandsgrootte
Geef een grootte op om het archief op te splitsen in bestanden die niet groter zijn dan het opgegeven aantal MB. De standaardwaarde is 500.
Instellingen voor PDF's maken
Meerdere bijlagen
Geef op hoe berichten met meerdere bijlagen moeten worden afgehandeld:
Kies Alle bijlagen converteren als u altijd alle bijlagen automatisch naar PDF wilt converteren en wilt opslaan op de laatst gebruikte doellocatie.
Kies Vragen om selectie als u een lijst met de bijlagen wilt openen. U kunt dan kiezen welke bijlagen u wilt converteren naar PDF en een doellocatie kiezen.