E-mailitems samenvoegen in één PDF

U kunt geselecteerde Outlook-items of een hele map (met of zonder submappen) samenvoegen één PDF-bestand. Het PDF-bestand bevat bladwijzers naar elk e-mailbericht, zodat u de gearchiveerde items gemakkelijk kunt bekijken.

 

In Outlook archiveert u items via de linten.

 

E-mailitems archiveren die in Outlook in één PDF-bestand zijn samengevoegd

  1. Selecteer een of meer items.

  2. Pictogram Instellingen
    Klik op deze knop om naar het venster Instellingen voor e-mailarchivering van het dialoogvenster Instellingen te gaan.

  3. Kies in het dialoogvenster Instellingen bij Archiveringsindeling een PDF-versie.

  4. Selecteer bij Archiveringsmethode de optie E-mailberichten samenvoegen in één PDF.

  5. Besluit hoe u eventuele e-mailbijlagen wilt verwerken.

  6. Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten.

  7.  Knop E-mail archiveren Knop Map archiveren
    Klik op de knop E-mail archiveren of Map archiveren. Het dialoogvenster Opslaan als verschijnt.

  8. Selecteer de doelmap en voer een naam in voor het PDF-bestand waarin de items worden samengevoegd. De standaarddoelmap voor Outlook is Documenten > PDF-favorieten > Outlook-archief.

  9. Klik op Opslaan.

    Het archiveringsproces wordt gestart. Na afloop wordt het PDF-uitvoerbestand (met eventuele bijlagen) opgeslagen in de doelmap.

Tijdens het archiveren worden bladwijzers toegevoegd, zodat u eenvoudig kunt navigeren in het PDF-doelbestand. Met deze bladwijzers kunt u e-mailberichten snel terugvinden. Er wordt een hiërarchische lijst met bladwijzers gegenereerd die verwijzen naar de eerste pagina van de e-mailberichten. Bladwijzers worden gegroepeerd op datum, afzender en onderwerp. Afzender en onderwerp staan in oplopende alfabetische volgorde en de datum in aflopende volgorde.

Tip:

Als u alleen toekomstige of afspraken in het verleden wilt archiveren, selecteert u de week- of maandweergave voor de agenda, selecteert u de gewenste tijdsperiode en kiest u E-mail archiveren in plaats van Map archiveren.