Du kan arkivere alle valgte elementer eller en hel mappe (med eller uten undermappene) til separate PDF-filer som lagres i en mappe som du angir. Den opprettede mappestrukturen følger mappestrukturen i Outlook.
Navnet på PDF-filene genereres automatisk fra emneegenskapen til hvert valgte element. Et spornummer føyes automatisk til filnavnet, om nødvendig, for å unngå navnekonflikter.
Arkivering i Outlook kan foretas ved hjelp av Kofax PDF-båndet.
Åpne e-postsystemet og velg elementene som skal arkiveres.
Slik kan du arkivere Outlook-elementer til separate filer
Klikk Innstillinger-verktøyet for å vise Innstillinger-dialogboksen med E-postarkiveringsinnstillinger-panelet åpnet.
I panelet velger du en PDF-versjon fra Arkivformat-valgboksen.
Velg Arkiver e-postmeldinger separat under Arkivmetode.
Velg hvordan du vil håndtere eventuelle e-postvedlegg.
Klikk på OK for å lukke dialogboksen.
Klikk på Arkiver e-post- eller Arkiver mappe-verktøyet. I dialogboksen Bla gjennom etter mappe velger du målmappen som elementene skal være lagret til ved hjelp av navnemetoden nevnt ovenfor.
Arkiveringsprosessen starter, og når prosessen er over, har filene blitt lagret i målmappen. En fremdriftsindikator vises. Dersom det oppstår problemer, plasseres en rapport-PDF-fil med vedleggene lagt til som valgt, hvis mulig.
Merk:
Ved arkivering av kalendere er hver avtale et separat element, så antallet genererte PDF-filer kan være høyt. Hver oppgave og hver kontakt blir dessuten en separat PDF-fil.