Opprette PDF-pakke fra e-postelementer

Du kan arkivere e-postelementer eller en hel mappe (med eller uten undermapper) i en PDF-pakke. Den genererte PDF-pakkefilen inkluderer en forside som beskriver filens innhold. Pakkeelementene lagres også i PDF-filer. PDF-versjonen avhenger av valget i Innstillinger-dialogboksen.

Arkivering i Outlook kan foretas ved hjelp av Kofax PDF-båndet.

Slik kan du arkivere Outlook-elementer i en PDF-pakke

  1. Velg ett eller flere elementer eller én eller flere mapper.

  2. Innstillinger-ikon
    Klikk Innstillinger-verktøyet for å vise Innstillinger-dialogboksen med E-postarkiveringsinnstillinger-panelet åpnet.

  3. Velg en PDF-versjon fra Arkivformat-valgboksen for arkivering av Outlook-elementer.

  4. Velg Lagre e-poster som PDF-pakke under Arkiveringsmetode.

  5. Klikk på OK for å lukke dialogboksen.

  6.  Arkiver e-post-ikon Arkiver mappe-ikon
    Klikk på knappen Arkiver e-post eller Arkiver mappe. Dialogboksen Lagre som vises.

  7. Velg målmappen og skriv inn navnet for PDF-pakkefilen. Standard målmappe for Outlook er Dokumenter > PDF-favoritter > Outlook-arkiv. Hvis du har spesifisert en eksisterende PDF-fil, vises meldingen Overskriv eller tilføy. Klikk på Ja for å overskrive eksisterende fil (miste innholdet i den), eller klikk på Nei for å legge til i eksisterende PDF-fil (beholde innholdet i den).

  8. Klikk på Lagre. Arkiveringsprosessen starter, og en fremdriftslinje vises.

    Den genererte PDF-filen har en forside med antall og typer arkiverte e-postelementer. Hvert enkelt e-postelement konverteres i en egen PDF som legges til pakkefilen.  

Merk

Når e-poster arkiveres i en PDF-pakke, blir e-postvedlegg PDF-vedlegg. Alternativet Som PDF-kobling er ikke tilgjengelig i dette tilfellet.

 

Se Behandle PDF-pakker for råd om å sende og pakke ut pakker.