Flette e-postelementer til én PDF-fil

Du kan flette de valgte elementene eller en hel mappe (med eller uten undermapper) til én PDF-fil. PDF-filen inneholder bokmerker til hver individuelle e-post for å hjelpe deg med å navigere mellom arkiverte elementer.

 

Arkivering i Outlook kan foretas ved hjelp av bånd.

 

Slik kan du arkivere e-postelementer som har blitt flettet til én PDF-fil i Outlook

  1. Velg ett eller flere elementer.

  2. Innstillinger-ikon
    Klikk på denne knappen for å vise Innstillinger-dialogboksen med panelet E-postarkiveringsinnstillinger åpnet.

  3. I dialogboksen Innstillinger velger du en PDF-versjon fra valgboksen Arkivformat.

  4. Velg Flett e-postmeldinger til én PDF-fil under Arkivmetode.

  5. Velg hvordan du vil håndtere eventuelle e-postvedlegg.

  6. Klikk på OK for å lukke dialogboksen.

  7.  arkiver e-post-knapp arkiver mappe-knapp
    Klikk på knappen Arkiver e-post eller Arkiver mappe. Dialogboksen Lagre som vises.

  8. Velg målmappen og skriv inn navnet for PDF-filen der elementene vil bli flettet. Standard målmappe for Outlook er Dokumenter > PDF-favoritter > Outlook-arkiv.

  9. Klikk på Lagre.

    Arkiveringsprosessen starter. Når den er fullført, lagres PDF-utdatafilen (med vedlegg, om noen) i målmappen.

Under arkivering legges bokmerker til PDF-filene for å gjøre det enklere å navigere i den resulterende PDF-filen. Bruk disse bokmerkene for å gjøre det lettere å finne e-poster. Programmet genererer en hierarkisk bokmerkeliste der bokmerkene peker til de første sidene av e-postene. Bokmerkene er gruppert etter dato, avsender og emne. Avsender og emne står i stigende alfabetisk rekkefølge, mens datoer oppgis i synkende rekkefølge.

Tips:

Hvis du kun vil arkivere avtaler fra fremtiden eller fortiden, flytter du kalenderen til ukes- eller månedsvisning og velger kun den aktuelle tidsperioden. Bruk Arkiver e-post i stedet for Arkiver mappe.