Hvis du vil automatisere konverteringen av innkommende skannede sider, eller ulike filtyper til PDF-format, kan du sette opp en Overvåket mappe eller Skanningsinnboks. Begge er kun tilgjengelig i Power PDF Advanced. Kun én Skanningsinnboks og overvåket mappe kan angis. Mappene kan være på ethvert nivå i filstrukturen som du har tilgang til fra datamaskinen.
En overvåket mappe kan få inndata fra en rekke filtyper, og konverterer dem nesten umiddelbart til PDF. Til sammenligning godtar en Skanningsinnboks kun PDF- og TIFF-filer, som kan legges i mappen fra en skanner eller en filoverføring.
Overvåket mappe
Denne mappen overvåkes av Power PDF Advanced, og resultatene sendes videre til en målmappe som du definerer. Det er kun tillatt med én målmappe om gangen. Den kan henvise til samme mappe som den overvåkede mappen (dette anbefales ikke, da PDF-filer kan komme inn og forårsake navngivningskonflikter). Vanligvis vil den overvåkede mappen være på en nettverksplassering, mens målmappen bevares på din lokale datamaskin. Innkommende dokumenter kan være bildefiler, Internett-filer eller redigerbare filer fra MS Office.
I Overvåket mappe-dialogboksen kan du definere mapper og angi overvåkingsregler og konverteringsinnstillinger.
Konfigurere en Overvåket mappe
Velg Overvåket mappe under Avansert behandling > Gruppe > Overvåket mappe for å åpne dialogboksen Overvåket mappe.
Velg avmerkingen Aktiver overvåket mappe øverst på panelet.
Klikk på Kilde og finn mappen som skal overvåkes, med eller uten undermapper.
Velg filtypen fra rullegardinlisten. Velg alle støttede filtyper, eller kun en.
Klikk på Mål og finn mappen der du vil at de konverterte filene skal leveres.
Velg en Filtype for de konvertere utdatafilene. Velg TIFF (enkelt- eller flersidig), PDF (normal eller søkbar – inkludert ulike standarder, slik som PDF/E-, PDF/UA-, PDF/X- og PDF/A-nivåer) eller Unicode-tekst.
Alternativt, klikk Innstillinger og endre standardparameterne, slik som hvordan du håndterer sider som bare har bilder ved bruk av OCR.
For lagring til PDF skal du klikke på ønsket PDF-understandard (PDF, PDF/A, PDF/X, PDF/UA, PDF/E) i listen Kompatibel med, eller klikke på PDF-versjon uendret for å bruke formatet til kildefilen. Klikk deretter på den tilhørende, mindre Innstillinger-knappen, hvis aktuelt, for å velge en Fargeprofil. Se Om PDF-versjoner for detaljer om ulike PDF-standarder.
Kryss alternativt av i boksen Optimaliser for webvisning for å produsere Linearisert PDF, som er tilpasset for lesing på nettet. Se Om PDF-versjoner for detaljer om ulike PDF-standarder.
Alternativt, velg Samsvar med PDF/UA for å formidle inngangsfilinnholdet til et resultat som samsvarer med PDF/UA. Dersom du velger denne avmerkingsboksen, vil avmerkingsboksen Fjerne koder og listeboksen Samsvarer med fravelges og deaktiveres automatisk.
Kryss alternativt av i boksen Fjern koder for å fjerne de originale kodene fra PDF-kildedokumentene. Denne avmerkingsboksen er ikke tilgjengelig for alle PDF-filtyper.
Kryss alternativt av i avmerkingsboksen Konverter til grå for å konvertere resultatet til svart-hvitt.
Du kan også velge avmerkingsboksen for Bruk Arbeidsflyt og bla til en arbeidsflytfil.
Angi hvordan ferdige kildefiler skal håndteres etter konvertering:
Behold: Bevar kildefiler i den overvåkede mappen.
Slett: Slett kildefiler fra den overvåkede mappen.
Flytt til mappe: Flytt kildefiler til en annen mappe.
Slett resultater automatisk: Slett automatisk fillisten fra dialogboksen Se og Konverter.
Velg CPU-alternativer for å kontrollere CPU-arbeidsmengde. Angi Begrens arbeidsbehandlingsantall til 1 for sesekvensiell behandling, eller angi et høyere tall for paralell oppgavebehandling. (Høyere verdi betyr høyere CPU-belastning.) Maksimumsverdien er justert etter din maskinvarefunksjonalitet. Når konverteringene fra andre filtyper blir utført, vil prosessantallet kanskje ikke være mer enn to.
Bekreft det viste mappeoppsettet ved å klikke OK. Når du bruker en arbeidsflyt, foretas et definert sett av handlinger for alle innkommende filer. Denne avmerkingsboksen er kun aktiv når minst én arbeidsflyt er opprettet. Denne prosessen er automatisk, så trinn i arbeidsflyten som krever interaksjon, blir ikke utført.
Bruke den overvåkede mappen
Når en gyldig fil kommer inn i den overvåkede mappen, venter programmet et par sekunder for å se om det vil komme flere filer. Når det ikke lengre kommer flere filer, starter konverteringen. Fremdriften vises i Se og konverter-dialogboksen. Du kan:
Spore fremdrift for sporkonvertering i listen
Pause, fortsette eller slette en oppgave
Fjerne fullførte oppgaver fra oppgavevisningen
Prøve å kjøre en mislykket oppgave igjen
Vise en konverteringslogg
Skjule denne dialogboksen. Når den er skjult, kan du klikke Se og konverter-ikonet i meldingsområdet på Windows-oppgavelinjen for å gjenopprette den.
Fjern avmerkingen øverst på dialogboksen for å deaktivere den overvåkede mappen midlertidig.
Skann innboks
For å gjøre skanneresultater automatisk tilgjengelig i Power PDF, konfigurer en Skanningsinnboks. Kun én Skanningsinnboks kan fungere om gangen.
En Skanningsinnboks er en bestemt type overvåket mappe. Bla til målmappen for skanningsenheten din og identifiser den som skanningsinnboksen, så mottar du meldinger om innkommende filer. Denne funksjonen har ingen automatisk filkonvertering. Når du går inn i de innkommende skanningene åpner du dem fra denne dedikerte mappen eller søker etter denne folderen fra inne i Power PDF.
Sette opp en Skanningsinnboks
Åpne fil > Alternativer, og i dialogboksen Preferanser, velg Automatisering > Servertilkoblinger > Skanningsinnboks / Quick Connect.
Aktiverer skanningsinnboksvarsling: Slå på denne funksjonen for å få vise en melding når nye filer blir lagt i skanningsinnboksmappen. Meldingsikonet vises i meldingsområdet til høyre for Windows-oppgavelinjen.
Angi skanningskilden:
Automatisk innboksagent (kun ShareScan), bla gjennom for å finne en plassering. Kontakt systemadministrator om nødvendig.
Hjemmekatalog: Skriv inn en bane, eller ta kontakt med systemadministrator.
Manual: Angi kildemappen manuelt på datamaskinen.
Dersom arbeidsmiljøet ditt bruker Kofax eCopy ShareScan-nettverkskanning kan du administrere Innstillinger for Quick Connect, samt aktivere varsler, velge en mappe og agi tilleggsmapper for Quick Connect.
Bla gjennom innboks: Klikk Skann innboks for å vise alle filer i et separat dialogvindu.
Åpne neste: Klikk Skann innboks for å åpne den nyeste filen i et nytt vindu.
Automatisk dokumentsletting: Denne avmerkingen lar deg beholde alle skannede PDF- eller TIFF-dokumenter eller slette filene fra skanningsinnboksen etter at du har åpnet dem i Power PDF. Filer slettes etter at du har blir bedt om å lagre dem.
Bruke Skanningsboks
Et Skanningsinnboks-ikon vises i meldingsområdet på oppgavelinjen. Den informerer deg hver gang en ny TIFF- eller PDF-fil kommer inn i Skanningsinnboksen. Klikk på meldingsboblen for å åpne Skanningsinnboks-dialogboksen. Du kan også åpne den når som helst ved å gjøre som følger:
Klikk på Skanningsinnboks under Avansert behandling > Fil for å åpne dialogboksen Skanningsinnboks.
Dette oppgir alle filer i Innboksen som ikke er slettet, eller kun de nyeste filene, avhengig av innstillingene du har angitt under Fil > Alternativer > Servertilkoblinger for automatisering > Skanningsinnboks / Quick Connect.
Dialogboksen viser et miniatyrbilde av den første siden av det merkede dokumentet.
Bruk kontrollene i Forhåndsvisning-vinduet for å gå til andre sider.
Klikk Åpne for å åpne dokumentet i Power PDF eller Avbryt for å avslutte.
Når du velger Åpne, åpnes PDF-filer direkte, og TIFF-filer konverteres til PDF. Dette kan ta tid. Når en fil er åpnet, blir den slettet fra Skanningsinnboksen, såfremt du har angitt denne innstillingen. I så fall bør du lagre PDF-en på ønsket plassering. Hvis du prøver å lukke den uten å lagre den, vil du få en advarsel om dette.