Opprette PDF fra e-postvedlegg

Programmet gjør at du kan opprette PDF-filer fra e-postvedlegg i Microsoft Outlook.

PDF Create-ikon

Opprettelse startes med Opprett PDF fra vedleggene-verktøyet som vises på et Kofax-bånd som er plassert i både hovedvinduet og et åpent e-postvindu. Verktøyet blir bare aktivt når valgt melding har et vedlegg.

Denne kommandoen utføres på vedleggene i den aktive meldingen. Det opprettes én PDF-fil for hvert enkelt vedlegg, hver PDF får navn fra vedleggets filnavn. Du kan angi én målplassering for genererte PDF-filer. Hvis vedlegget er en PDF-fil, lagres det i målplasseringen uten behandling. Hvis vedleggene er av blandede filtyper, lagres PDF-filene direkte mens de andre filene konverteres til PDF.

Du advares hvis konvertering ikke er mulig. Bildefiler (bmp, jpg, png, tif osv.), xps-, ps- og eps-filer behandles direkte. Andre dokumenter (som Word-filer) skrives ut til PDF Create. Dette krever at det opprinnelige programmet knyttet til filtypen må finnes på systemet.

Ved førstegangsbruk er standard lagringsplassering [Mine dokumenter]\PDF-favoritter\Outlook-arkiv. Du kan endre dette med knappen Bla gjennom i dialogboksen Liste over vedlagte filer, som beskrevet nedenfor.

Følgende beskrivelse er gitt for Microsoft Outlook.
 

Angi innstillinger

Innstillinger-ikon

  1. Velg Innstillinger-verktøyet på Kofax PDF for Outlook-båndet.

  2. Angi hvordan meldinger med flere vedlegg skal behandles på kategorien PDF-oppretting i dialogboksen Innstillinger:

    • Velg Konverter alle vedlegg for å konvertere alle vedlegg hver gang, uten interaksjon, og sende dem til sist brukte lagringsplassering.

    • Velg Be om valg for å motta en liste over vedlegg. Dette gjør at du kan velge hvilke vedlegg som skal konverteres til PDF, og velge en lagringsplassering.

PDF-opprettelse fra vedlegg

  1. Velg en melding med ett eller flere vedlegg av støttede filtyper.

  2. Velg Opprett PDF fra vedleggene-verktøyet (vist ovenfor) på Kofax PDF for Outlook-båndet.

  3. Hvis du angir innstillingen Konverter alle vedlegg, lagres PDF-filer i sist brukte mappe.

  4. Hvis du ønsket varsling, velg hvilke vedlegg som skal konverteres i dialogboksen Liste over vedlagte filer.

  5. En målmappe foreslås. Klikk på Bla gjennom for å endre den. Klikk på OK for å starte opprettingen.

  6. I alle tilfeller vises informasjonsboksen Resultater som rapporterer om konverteringen lyktes. Den gjør at du kan åpne utdatamappen eller vise en resulterende PDF-fil ved å dobbeltklikke på tilhørende navn.

Tips

Hvis du må endre målmappen for automatisert lagring, gå til Innstillinger og angi varsling. Dette gjør at du kan endre målet, og deretter bruke Innstillinger til å gjenopprette automatisk konvertering.

 

Opprette og importere PDF-filer

Når du forbereder en utgående e-post, kan du velge filer som ikke er PDF fra din lokale datamaskin for å konvertere dem og legge dem ved meldingen. Se: Opprette PDF-filer som skal bli e-postvedlegg.

 

Merknader

Hvis en PDF-fil allerede finnes på lagringsplasseringen med samme navn som en PDF som skal opprettes, får den nye filen et numerisk suffiks for å bevare unike filnavn.

Se Feilsøking forPDF Create hvis du ikke ser Kofax-båndet.

Hvis du har Kofax PDF Convert installert, inneholder Kofax-båndet en ekstra knapp for å låse opp PDF-filvedlegg. Kofax Power PDF har ytterligere to knapper. Med disse kan du arkivere e-poster eller e-postmapper til PDF, og innstillingsknappen åpner et større innstillingsutvalg.