Pliki PDF można tworzyć podczas pracy w programach Microsoft Outlook. Do tworzenia plików PDF można używać:
plików w formacie innym niż PDF załączonych do wiadomości e-mail w celu zapisania ich na komputerze lokalnym,
plików w formacie innym niż PDF istniejących na komputerze lokalnym w celu dołączenia ich do bieżącej wiadomości e-mail,
jednego lub większej liczby elementów poczty w celu zapisania ich w postaci archiwum na komputerze lokalnym.
W dalszej części tego tematu opisano głównie archiwizowanie wiadomości e-mail i umieszczono łącza do innych tematów poświęconych archiwizacji.
Program zawiera dodatki do programów MS Outlook umożliwiające tworzenie plików PDF na podstawie wybranych elementów poczty lub całych folderów. Odpowiednie funkcje są dostępne na wstążce Kofax PDF w oknie głównym programu Outlook lub w oknie otwartej wiadomości.
Wstążka Kofax PDF w oknie głównym programu Outlook.
Narzędzie i grupa PDF Convert (widoczne tylko po zainstalowaniu tego składnika i włączeniu jego integracji w oknie Plik > Opcje).
Archiwizuj folder Archiwizuje wszystkie elementy w wybranym folderze (z uwzględnieniem podfolderów lub bez). To narzędzie jest dostępne tylko na wstążce w oknie głównym programu Outlook.
Archiwizuj pocztę Tworzy archiwum z jednego lub większej liczby plików PDF z wybranych wiadomości e-mail w oknie głównym programu Outlook.
Utwórz PDF z załączników. To polecenie dotyczy wszystkich załączników do obecnie wybranej wiadomości, ale można ustawić wyświetlanie monitu umożliwiającego wybranie załączników. Staje się aktywne tylko wtedy, gdy bieżąca wiadomość ma co najmniej jeden załącznik o typie pliku nadającym się do konwersji na format PDF. Zobacz Tworzenie plików PDF z załączników wiadomości e-mail.
Dołącz plik do wiadomości jako PDF. Umożliwia wybranie jednego lub większej liczby plików, które mają zostać dołączone do bieżącego dokumentu. Pliki PDF są dołączane bezpośrednio, pliki innych typów są najpierw konwertowane na format PDF.
Ustawienia Otwiera okno dialogowe z trzema kartami, na których można zmienić ustawienia dotyczące tworzenia, konwertowania i archiwizowania dokumentów PDF.
Wstążka Kofax PDF w oknie wiadomości w programie Outlook:
Ta wstążka oferuje te same narzędzia co powyżej, z wyłączeniem narzędzia Archiwizuj folder, które jest niedostępne.
Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat archiwizacji, zobacz:
Archiwizowanie elementów programu Outlook w osobnych plikach
Scalanie elementów programu Outlook w jeden plik PDF
Tworzenie pakietu PDF z elementów programu Outlook
Aby zarchiwizować treść wiadomości programu Outlook
Kliknij narzędzie Ustawienia.
W oknie dialogowym Ustawienia wybierz wersję pliku PDF i sposób obsługi załączników wiadomości e-mail, jeśli występują. Zamknij okno dialogowe.
Kliknij przycisk Archiwizuj pocztę.
W oknie dialogowym Zapisywanie jako zaakceptuj lub zmień domyślny folder docelowy archiwizowania, a następnie kliknij przycisk OK. Nazwa tworzonego pliku PDF jest generowana na podstawie tematu wiadomości e-mail. Domyślny folder docelowy to Dokumenty > Ulubione dokumenty PDF > Archiwum Outlook.
Kliknij przycisk Zapisz.
Rozpocznie się proces archiwizowania, a po jego zakończeniu wynikowy plik PDF (z ewentualnymi załącznikami) zostanie zapisany w folderze docelowym.
Uwagi
Jeśli na ekranie nie jest widoczna wstążka Kofax PDF, należy zapoznać się z tematem Rozwiązywanie problemów.