W programach Microsoft Outlook można archiwizować całe foldery wraz podfolderami lub bez nich.
Dotyczy to folderów standardowych, takich jak Skrzynka odbiorcza, Elementy wysłane, Duża poczta, Z flagą monitującą, folderów niestandardowych oraz archiwów i folderów Kalendarz, Zadania i Kontakty.
Archiwizację w programie Outlook można wykonać za pomocą wstążek. Wybierz folder poczty do zarchiwizowania i otwórz wstążkę Kofax PDF.
Aby przygotować folder poczty do zarchiwizowania
Kliknij narzędzie Ustawienia, aby wyświetlić okno dialogowe Ustawienia z otwartym panelem Ustawienia archiwizowania poczty.
Dostosuj ustawienia Format archiwum i Metoda archiwizacji.
Aby zarchiwizować również podfoldery, zaznacz pole wyboru Archiwizuj podfoldery.
Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe.
Kliknij narzędzie Archiwizuj folder. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Przeglądanie w poszukiwaniu folderu. W programie Outlook zostanie zasugerowany folder wyjściowy: Dokumenty > Ulubione dokumenty PDF > Archiwum Outlook. Zaakceptuj ten folder lub wybierz inny folder docelowy archiwizacji, a następnie kliknij przycisk OK. Proces archiwizowania zostanie rozpoczęty. Zostanie wyświetlony wskaźnik postępu i w razie potrzeby będą udostępniane komunikaty ostrzegawcze.
Zawartość wybranego folderu poczty zostanie zapisana w folderze docelowym. Tworzona struktura folderów w systemie plików jest zgodna ze strukturą folderów w systemie poczty e-mail.
Porada:
W przypadku archiwizowania całych folderów przy użyciu funkcji generowania osobnego pliku PDF dla każdego elementu liczba wygenerowanych plików najprawdopodobniej będzie duża. Każda pozycja (termin kalendarza, zadanie, kontakt) jest uważana za osobny element. Dobrym pomysłem może być więc użycie funkcji archiwizowania do pojedynczego pliku lub pakietu PDF. Aby uniknąć archiwizacji niepotrzebnych plików, należy utworzyć tymczasowy folder, który będzie zawierał tylko niezbędne pliki, a następnie zarchiwizować ten folder.