To okno dialogowe służy do wybierania ustawień dotyczących konwersji załączników wiadomości w formacie PDF lub XPS na formaty, które można edytować, archiwizowania wiadomości e-mail i ich załączników w plikach PDF oraz tworzenia plików PDF z załączników w formacie innym niż PDF.
Ustawienia te są dostępne w programach Microsoft Outlook.
W aplikacji pocztowej należy kliknąć przycisk Ustawienia. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Ustawienia zawierające trzy karty.
Ustawienia konwersji dokumentów PDF
Użyj narzędzia Asystent konwersji
Ten przycisk opcji należy zaznaczyć w celu przeprowadzenia konwersji przy użyciu narzędzia Asystent konwersji. Narzędzie to jest wywoływane po każdym kliknięciu narzędzia PDF Convert.
Konwertuj PDF bez asystenta jako
Należy zaznaczyć ten przycisk opcji w celu przeprowadzenia konwersji bezpośredniej, a następnie wybrać z listy rozwijanej aplikację docelową dla pliku wyjściowego. Konwersja bezpośrednia zostanie uruchomiona po kliknięciu narzędzia PDF Convert:
Uwaga
Na potrzeby konwersji bezpośrednich ścieżka zapisywania pliku jest pobierana z ustawienia w narzędziu Asystent konwersji. W przypadku ustawienia Taki sam jak folder źródłowy plik wyjściowy zostanie zapisany w folderze [Dokumenty].
Wiele załączników
Konwertuj wszystkie załączniki: zaznaczenie tej opcji spowoduje, że zawsze będą konwertowane wszystkie załączniki.
Monituj o wybranie: zaznaczenie tej opcji spowoduje, że za każdym razem będzie można wskazać, które załączniki PDF lub XPS mają być konwertowane. Po kliknięciu przycisku PDF Convert zostanie wyświetlone okno dialogowe zawierające listę załączników należących do wiadomości, w którym można wybrać załączniki do przekonwertowania.
Jeśli pole wyboru Zaznacz wszystkie załączniki jest zaznaczone, przekonwertowane zostaną wszystkie dołączone pliki. Konwersja bezpośrednia zostanie uruchomiona po kliknięciu przycisku OK. Ta opcja nie ma żadnego wpływu w przypadku wybrania wiadomości z tylko jednym załącznikiem.
Ustawienia archiwizowania poczty
Format archiwum
Należy wybrać jeden z obsługiwanych formatów plików PDF. Ta lista rozwijana pozwala sterować wersją generowanych plików. Opcja Przechowaj wiadomości jako pakiet PDF wymaga plików PDF w wersji 1.7 lub nowszej.
Metoda archiwizacji
Należy wybrać jedną z następujących opcji:
Scal wiadomości w jeden plik PDF: wiadomości lub inne elementy (np. kontakty, terminy) są zapisywane w jednym pliku PDF. Podczas archiwizowania trzeba określić folder docelowy i nazwę pliku PDF.
Archiwizuj wiadomości oddzielnie: wiadomości lub inne elementy są zapisywane w oddzielnych plikach PDF. Podczas archiwizowania trzeba określić tylko folder docelowy. Nazwa generowanych plików PDF jest określana na podstawie tematu wiadomości e-mail. Jeśli to konieczne, na końcu nazw wygenerowanych plików są dołączane numery, aby uniknąć konfliktów nazw. Jeśli po wybraniu tej opcji archiwizowany będzie kalendarz, każdy termin zostanie umieszczony w oddzielnym pliku PDF.
Przechowaj wiadomości jako pakiet PDF: wiadomości lub inne elementy są konwertowane na oddzielne pliki PDF i dodawane do pakietu PDF. Podczas archiwizowania trzeba określić folder docelowy i nazwę plików PDF. Opcja Przechowaj wiadomości jako pakiet PDF umożliwia skorzystanie z dodatkowych opcji:
Kolejność: kliknij strzałkę, aby rozwinąć listę i wybrać pole, które ma być uwzględnione podczas sortowania wiadomości w procesie archiwizacji.
Malejąco: zaznaczenie tej opcji spowoduje odwrócenie kolejności sortowania określonej na liście Kolejność.
Podziel wg wiadomości: zaznaczenie tej opcji spowoduje podzielenie pakietów archiwalnych PDF. Opcja archiwizacji domyślnie tworzy nowy pakiet co 1000 wiadomości, limit ten można zmienić w polu tekstowy po prawej stronie.
Uwaga
Opcje nagłówka dostępne są jedynie w programie Power PDF w wersji 3.0 lub nowszej.
Wybierz informacje, które będą dołączane do nagłówka każdej wiadomości e-mail:
Załączniki
Wstaw stronę separatora: to pole wyboru jest dostępne jedynie w programie Power PDF w wersji 3.0 lub nowszej i jest aktywne tylko wtedy, gdy na liście rozwijalnej okna Załączniki do wiadomości została wybrana opcja Dodaj załączniki do pliku PDF. Usuń zaznaczenie opcji Wstaw stronę separatora, by nie wstawiać stron separatora między załącznikami.
Dołącz oryginalną wiadomość do pliku PDF: ta opcja pozwala na dołączenie oryginalnej wiadomości e-mail do archiwum jako załącznik.
Archiwizuj podfoldery
Zaznaczenie tego pola wyboru powoduje archiwizowanie folderów razem z ich podfolderami. W przypadku usunięcia zaznaczenia tej opcji foldery nie będą archiwizowane.
Spis treści
Opcja pozwala na dodanie spisu treści do archiwum.
Podziel wg rozmiaru pliku
Opcja umożliwia określenie rozmiaru pliku w MB wykorzystywanego podczas dzielenia archiwum. Wartością domyślną jest 500.
Ustawienia tworzenia plików PDF
Wiele załączników
Należy określić sposób obsługi wiadomości z wieloma załącznikami:
Wybierz pozycję Konwertuj wszystkie załączniki, aby wszystkie załączniki były zawsze konwertowane na pliki PDF bez wykonywania dodatkowych czynności, a następnie wysyłane do ostatniej lokalizacji zapisywania.
Wybierz pozycję Monituj o wybranie, aby była wyświetlana lista załączników. W ten sposób uzyskasz możliwość wybrania załączników do przekonwertowania na pliki PDF i wskazania miejsca ich zapisania.