Criação de PDF a partir de Sistemas de Gerenciamento de Documentos
Se estiver instalado com o Power PDF Advanced, o Assistente do Create pode importar a partir de um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS).
- No Assistente do Create, clique em Adicionar, e, em seguida, selecione Abrir do DMS na lista suspensa. A caixa de diálogo Seleção de DMS é exibida, oferecendo a todos os sites de armazenamento em nuvem (como o Evernote) e todos os sistemas de DM compatíveis e instalados um componente de cliente no seu computador.
- Selecione o DMS de preferência. O Assistente do Create lembra a sua opção e não exibe a caixa de diálogo Seleção de DMS novamente até que você reinicie o aplicativo.
Os arquivos importados do DMS são cópias somente leitura; os originais permanecem intactos.
Microsoft SharePoint
O Power PDF (juntamente com o PDF Create) tem suporte para este DMS, oferecendo a interface necessária de três caixas de diálogo.
Abre um local definido no SharePoint, permitindo selecionar um arquivo individual. O botão Sites abre a caixa de diálogo Sites do SharePoint, permitindo ir para um site diferente.
Permite manter uma lista de sites diferentes do SharePoint. Clique em Adicionar para abrir a caixa de diálogo Configurações de conexão.
Permite fornecer um servidor e nome de site ou um URL preciso para um site do SharePoint. Também permite definir um site como padrão de modo que clicar em Abrir do DMS leve para esse site.
Suporte adicional para DMS
Os sistemas compatíveis estão detalhados em Requisitos do sistema.
O eDOCS, o iManage e o iManage WorkSite são acessados diretamente através de sua própria interface, permitindo acesso aos arquivos.
Os arquivos PDF que você criar também podem ser salvos novamente no DMS, um de cada vez. Consulte Salvamento em um Sistema de Gerenciamento de Documentos.
Ao trabalhar no SharePoint, eDOCS Enterprise ou iManage Worksite, os controles do PDF oferecem dois serviços:
Selecione um arquivo único não PDF na interface do DMS e converta-o em um PDF no local. O arquivo de origem permanece intacto. O PDF é salvo no mesmo local e recebe o mesmo nome do arquivo de origem.
- Selecione um arquivo único não PDF no computador local a ser convertido em PDF e importado para o DMS no local atual ou definido.
Em ambos os casos, são feitas conversões diretas em segundo plano. Arquivos de imagem, como BMP, JPG, PNG, TIFF, e arquivos de documento, como XPS, PS e EPS, são processados diretamente com as configurações padrão adequadas. Outros documentos (como arquivos do Word) são impressos no PDF Create. Portanto, o aplicativo nativo associado ao tipo de arquivo deve estar presente no seu sistema. Nesses casos, a conversão é realizada usando as configurações atuais na driver de impressora do Power PDF.
Para criar arquivos PDF a partir do SharePoint
Para que fique disponível no SharePoint, esta funcionalidade deve ser configurada por um administrador.
Para criar um PDF a partir de um arquivo não PDF compatível no SharePoint, selecione-o e escolha Criar PDF no menu de contexto. Selecione Enviar PDF para anexar o PDF em uma nova mensagem de e-mail do seu aplicativo de e-mail padrão, sem inserir uma cópia local no SharePoint.
Para criar um PDF a partir de um arquivo externo, vá para a pasta do SharePoint desejada e abra o menu Novo. Selecione o item Novo Kofax PDF (o qual pode ter outro nome atribuído pelo administrador), e, em seguida, procure o arquivo.
Para criar arquivos PDF a partir do eDOCS
Para criar um PDF a partir de arquivos no eDOCS, use o menu de contexto Criar PDF do aplicativo cliente Extensão DM no Windows Explorer. Consulte a lista de tipos de arquivo aceitos no tópico Assistente do PDF Create. O item Enviar PDF por e-mail também está disponível.
Para criar um PDF a partir de um arquivo externo, selecione Criar novo PDF no menu Documento. À medida que cria o perfil do documento, você define o documento de origem e o local de destino no eDOCS.
Para criar arquivos PDF a partir do iManage WorkSite
Use a barra de ferramentas Kofax PDF no Suplemento do PDF do aplicativo cliente do iManage. Consulte Sobre a barra de ferramentas do suplemento iManage para obter detalhes.
Para criar arquivos PDF a partir da interface web do iManage
É necessário o seguinte para esta tarefa:
- O complemento Power PDF para iManage 10 instalado no servidor do iManage.
- Uma conta do iManage em funcionamento.
- No navegador de internet, faça login no iManage.
- Selecione os arquivos a serem convertidos. É possível selecionar arquivos do XPS, Office e de imagem.
- Execute o comando Criar PDF procedendo da seguinte forma:
- Clique no ícone … à direita ao lado do documento e selecione Criar PDF (
). - Clique em Criar PDF () no cabeçalho da lista de documentos.
- Abra a visualização do documento e clique em Criar PDF () no cabeçalho.
- Se vários arquivos estiverem selecionados, a caixa de diálogo Mesclar itens em um PDF é exibida.
Decida a forma de usar os arquivos selecionados:
Criar um PDF para cada documento de entrada: Cria um arquivo PDF a partir de cada documento de origem, usando os nomes de arquivo originais.
Combinar arquivos em um documento PDF: Mescla todos os documentos de origem em um único arquivo de saída de PDF. Na lista abaixo, selecione um arquivo e defina a ordem deles com os botões Para cima e Para baixo.
- Selecione como será o upload do(s) arquivo(s) resultante(s) no servidor do iManage:
- Salvar novo documento: Carrega o(s) arquivo(s) de saída como um novo documento do iManage. Documentos novos têm o mesmo nome, mas um Número de documento exclusivo. Como opção, selecione Relacionar PDF ao original para associar o arquivo original nas propriedades do arquivo.
- Salvar nova versão: Carrega o(s) arquivo(s) de saída como um versão do(s) documento(s) do iManage.
Observação: Cada versão do documento pode ter um formato de arquivo diferente. - Se um único arquivo for selecionado, a caixa de diálogo Salvar como será exibida. Selecione como será o upload do arquivo resultante no servidor do iManage, como descrito acima.
Quando o upload terminar, o(s) arquivo(s) de saída são exibidos na sua lista de documentos do iManage. Atualize a lista conforme necessário. Para obter mais informações, consulte Integração ao DMS.
Observação
No Worldox, Documentum e DocuShare, você não pode abrir arquivos de origem diretamente do Sistema de Gerenciamento de Documentos. Use Adicionar/Abrir do DMS no Assistente do Create para acessar um arquivo e, em seguida, Salvar no DMS para salvar o PDF resultante de volta no DMS. Para obter detalhes, consulte Salvamento em um Sistema de Gerenciamento de Documentos.