Почтовые сообщения можно преобразовывать в PDF-файлы и/или архивировать в таком формате. В Power PDF архивация выполняется с помощью программы PDF Create.
Архивация или преобразование файлов сообщений
Сообщения с расширениями MSG и EML можно преобразовывать в формат PDF для архивации и других целей. Это можно сделать, даже если на компьютере нет почтового клиента. В программу Power PDF можно импортировать сразу несколько файлов сообщений. Можно одновременно выбирать файлы с расширением MSG, EML и другие поддерживаемые файлы. Каждый созданный PDF-файл будет размещен в отдельном экземпляре Power PDF. Импорт в Power PDF можно выполнить тремя способами:
Перетащите файлы с рабочего стола в пустое окно Power PDF;
Нажмите Файл > Открыть и в поле с типами файлов выберите пункт Все файлы (можно работать с файлами из локальной файловой системы или установленной системы управления документами);
Нажмите Файл > Новый > Из файлов > Прямое создание и выполните действия, описанные выше.
Кроме того, файлы сообщений можно преобразовать в формат PDF с помощью Create Assistant. Файлы MSG и EML можно добавлять в список вместе с файлами других типов. Доступно несколько параметров сохранения, например объединение нескольких созданных PDF-файлов в один, а также использование профилей со всеми настройками.
Примечания
Create Assistant вы должны использовать профиль, задающий ту же версию PDF, которая указана в настройках Power PDF в разделе Файл > Параметры > Новый документ > Преобразование почты.
Если сообщения созданы в формате HTML, в Internet Explorer необходимо выключить защищенный режим. Если сообщения сохранены как простой текст или в формате RTF, Internet Explorer не нужен.
Архивация посредством интеграции с почтовой системой
Эта функция архивации доступна только в том случае, если программа интегрирована в Microsoft Outlook. При обычной установке функция архивации доступна по умолчанию.
Примечание
Интеграцию можно в любое время отключить или включить на панели Выборочная установка программы установки.
Архивация почтовых элементов
В Microsoft Outlook можно заархивировать в PDF следующее:
один или несколько выделенных элементов;
всю почтовую папку с вложенными папками или без них.
Папками могут быть стандартные («Входящие», «Отправленные», «Большие письма», «К исполнению»), пользовательские или архивные папки, а также папки «Календарь», «Задачи» или «Контакты».
Доступны следующие методы архивации:
Каждая встреча в календаре, каждая задача или контакт является отдельным элементом.
Совет
Для экономии времени можно переместить все необходимые сообщения в специально созданную пользовательскую папку.
Архивация почтовых вложений
Почтовые вложения всегда архивируются в исходном формате в отдельный файл с гиперссылкой на него либо прикрепляются к связанному PDF-файлу, созданному из сообщения. Подробности см. в разделе Архивация почтовых вложений.
Настройка параметров архивации
Параметры архивации можно настроить в диалоговом окне «Параметры».