Skapa PDF från Microsoft Outlook

Du kan skapa PDF-filer från Microsoft Outlook. Det går att skapa PDF-filer från följande:

  • Bifogade filer i andra format än PDF, som ska sparas på datorn.

  • Filer i andra format än PDF, som finns sparade på datorn och ska bifogas med ett öppet e-postmeddelande.

  • Ett eller flera e-postmeddelanden som ska sparas i ett arkiv på datorn.

Resten av det här avsnittet handlar främst om att arkivera e-post. Länkar ges till andra arkiveringsavsnitt.

 

I programmet finns ett tillägg för Microsoft Outlook, som kan användas för att skapa PDF-filer av utvalda e-postobjekt eller hela mappar. Du kan starta funktionerna från Kofax PDF-menyfliksområdet i huvudfönstret i Outlook eller ett öppet meddelandefönster.

 

Kofax PDF-menyfliksområdet i Outlooks huvudfönster:

 

PDF Convert-ikon

Verktyget och gruppen PDF Convert (visas endast om den här komponenten har installerats och integrationen har aktiverats under Arkiv > Alternativ).
 

Arkivera mappar-ikon

Arkivera mapp: Alla objekt i den aktuella mappen arkiveras (med eller utan undermappar). Verktyget är endast tillgängligt i verktygsfältet i Outlooks huvudfönster.

Arkivera e-post-ikon

Arkivera e-post: Ett arkiv med en eller flera PDF-filer skapas av de markerade e-postmeddelandena i Outlooks huvudfönster.

Skapa PDF av bifogade filer

Skapa PDF av bifogade filer: Detta gäller alla bifogade filer i det valda meddelandet, men du kan ställa in att du vill att en lista där du kan välja en fil ska visas. Alternativet aktiveras endast om det aktuella meddelandet har minst en bilaga i ett filformat som kan konverteras till PDF. Se Skapa PDF-filer av bifogade filer.

skapa och bifoga PDF

Bifoga fil i PDF-format: Välj en eller flera filer som ska bifogas det aktuella e-postmeddelandet. PDF-filer bifogas direkt, medan övriga först konverteras till PDF.

 

Inställningar-ikon

Inställningar: En dialogruta med tre flikar visas där du kan spara, konvertera och arkivera inställningar för PDF-filer.

 

Kofax PDF-menyfliksområdet i meddelandefönstret i Outlook:

 Här finns samma verktyg som visas ovan, förutom verktyget Arkivera mapp som inte är tillgängligt.

 

 

Mer information om arkivering finns i

Arkivering

Arkivera Microsoft Outlook-objekt i separata filer

Lägga samman Microsoft Outlook-poster i en PDF-fil

Skapa PDF-paket av Microsoft Outlook-objekt

Arkivera mappar.

 

Så här arkiverar du e-postmeddelanden från Microsoft Outlook

  1. Klicka på verktyget Inställningar.

  2. I dialogrutan Inställningar väljer du en PDF-version och bestämmer hur du vill hantera eventuella e-postbilagor. Stäng dialogrutan.

  3. Klicka på Arkivera e-post.

  4. I dialogrutan Spara som godtar du standardmappen för arkiveringen eller väljer en ny. Klicka sedan på OK. Namnet på PDF-filen som skapas namnges automatiskt med hjälp av ämnesraden i e-postmeddelandet. Standardmappen är Dokument > PDF-favoriter > Outlook-arkiv.
     

  5. Klicka på Spara.

    Arkiveringen sätter i gång. När den har slutförts sparas den resulterande PDF-filen (med eventuella bilagor) i den angivna målmappen.

Obs!

Om Kofax PDF-menyfliksområdet inte visas på skärmen går du till avsnittet Felsökning.