可将选定的项目或整个文件夹（包括或不包括其子文件夹）合并为一个 PDF 文件。为了帮助您在存档项目之间进行导航，PDF 文件为每封邮件都创建了书签。
在 Outlook 中，可以通过功能区进行存档。
在 Outlook 中存档合并为一个 PDF 文件的邮件项目
选择一个或多个项目。
单击该按钮以显示设置对话框，并打开邮件存档设置面板。
在“设置”对话框中，从“存档格式”选择框中选择 PDF 版本。
在“存档方法”下面选择“将邮件合并为一个 PDF 文件”。
决定如何处理邮件附件（如果有）。
单击“确定”关闭该对话框。
单击存档邮件或存档文件夹按钮。将显示“另存为”对话框。
选择目标文件夹并输入要将邮件合并到其中的 PDF 文件的名称。Outlook 的默认目标文件夹为“文档”>“PDF 收藏夹”>“Outlook 存档”。
单击“保存”。
存档过程即会开始，当此过程结束后，输出的 PDF 文件（带附件，如果有）将会保存在目标文件夹中。
存档过程中，将会在 PDF 文件中添加书签，以便于在生成的 PDF 文件中进行导航。使用这些书签能更快地查找邮件。该程序会生成一个分层书签列表，其中每个书签都指向邮件的第一页。书签按照日期、发件人和主题进行分组。发件人和主题按字母升序排列；日期则是以降序排列。
提示：
要存档刚刚过去或即将到来的约会，请将日历更改为周视图或月视图，选择所需的时间段，然后使用存档邮件而不是存档文件夹。