将邮件项目存档到单独的文件

您可以将全部所选项或整个文件夹（连同或不连同子文件夹）存档到存储在指定文件夹中的单独 PDF 文件。所创建的文件夹结构与 Outlook 中的文件夹结构保持一致。

PDF 文件的名称自动从每个所选项的主题属性生成。如有需要，将自动向文件名称附加后缀数字以避免命名冲突。

 

在 Outlook 中，可通过 Kofax PDF 功能区进行存档。

 

打开邮件系统并选择要存档的项目。

 

准备将 Outlook 项目存档为单独的文件

设置 图标

  1. 单击“设置”工具以显示“设置”对话框，并打开“邮件存档设置”面板。

  2. 在该面板中，从“存档格式”选择框中选择 PDF 版本。

  3. 在“存档方法”下选择“对邮件单独存档”。

  4. 决定如何处理邮件附件（如果有）。

  5. 单击“确定”关闭该对话框。

 

存档邮件或存档文件夹图标存档文件夹 图标

单击“存档邮件”或“存档文件夹”工具。在“浏览文件夹”对话框中，使用上述命名方法选择将保存各项的目标文件夹。

存档过程即会开始，该过程结束后，文件将保存在目标文件夹中。存档过程中将显示进度指示器；如果出现问题，将会生成一份 PDF 报告，并会添加附件作为选项（如果可能）。

附注：

存档日历时，每个约会为单独项，因此生成的 PDF 文件数量可能会很多。同样，每个任务和每个联系人也将成为单独的 PDF 文件。