選取一或多個項目或資料夾。
在 [郵件封存設定] 面板開啟時，按一下 [設定] 工具以顯示 [設定] 對話方塊。
從 [封存格式] 選取方塊中選擇 Outlook 封存項目的 PDF 版本。
在 [封存方法] 下選取 [將郵件儲存為 PDF 封包]。
按一下 [確定] 關閉對話方塊。
按一下 [封存郵件] 或 [封存資料夾] 按鈕。[另存新檔] 對話方塊隨即顯示。
選取目標資料夾，然後輸入 PDF 封包檔案的名稱。Outlook 的預設目標資料夾是 [文件] > [PDF Favorites] > [Outlook Archive]。如有指定一個現有的 PDF 檔案，即會出現覆寫或附加訊息，按一下是可覆寫目前檔案 (內容將被清除)，或是按一下否則可在目前 PDF 檔案上附加內容 (內容將被保存)。
按一下 [儲存]。封存程序開始，並顯示進度監視器。
產生的 PDF 有封面頁，其中包含封存郵件項目的數目和類型。每個郵件項目都會轉換為個別的 PDF，新增至封包檔案中。