您可以在 Microsoft Outlook 中封存整個資料夾，含或不含子資料夾均可。
資料夾可以是標準資料夾 (收件匣、寄件備份、大型郵件、待處理...)、自訂或封存資料夾、行事曆、任務或聯繫人。
在 Outlook 中可以透過功能區完成封存功能。選取要封存的郵件資料夾並開啟 Kofax PDF 功能區。
準備封存郵件資料夾
在 [郵件封存設定] 面板開啟時，按一下 [設定] 工具以顯示 [設定] 對話方塊。
選取 [封存格式] 和 [封存方法]。
如果也要封存子資料夾，選取 [封存子資料夾]。
按一下 [確定] 關閉對話方塊。
按一下 [封存資料夾] 工具。[瀏覽資料夾] 對話方塊隨即顯示。此程式會為 Outlook 提供輸出資料夾：[文件] > [PDF Favorites] > [Outlook Archive]。接受該資料夾或選取其他封存目標資料夾，然後按一下 [確定]。封存程序隨即開始，並顯示進度指示和 (如有必要) 警告訊息。
選定郵件資料夾的內容將儲存於目標資料夾下。檔案系統中建立的資料夾結構會採用郵件系統資料夾結構。
祕訣：
封存整個資料夾包含每個項目產生的個別 PDF 時，產生的檔案數目可能相當龐大。每個行事曆約會、任務或聯繫人都視為個別項目。封存至單一 PDF 或封包會是比較好的做法。若要避免封存不需要的檔案，可建立暫存資料夾，僅包含需要的檔案，並封存該資料夾。