Transaktionsbeschreibungen für Archivierung werden immer zusätzlich zu Standardtransaktionsbeschreibungen verwendet. Die Transaktionsbeschreibung für Archivierung legt den Inhalt einer zusätzlichen Transferdatei, der Archivdatei, fest.
Archivierungstransaktionen können Sie zu mindestens zwei Zwecken einsetzen:
Speichern von Daten zu Formularen in einem Archivierungssystem.
FORMS lässt sich in Systeme für die digitale Archivierung oder für das Drucken von Formularen integrieren. Das heißt, dass Sie die Bilder jedes einzelnen Formulars oder aller ausgewählten Felder oder beides in ein externes System exportieren können. Die Bilder werden komprimiert und von Scan, Interpret oder Transfer in Dateien gespeichert.
Wenn Sie diese Funktion einsetzen, müssen Sie auch die Dateinamen der Bilddateien transferieren, so dass Sie sie später abrufen können. Dazu nehmen Sie bestimmte Systemvariablen in eine Transaktionsbeschreibung auf. Sie können die Variablen in die Standardtransaktionsbeschreibung einfügen, aber viele Benutzer erstellen lieber eine eigene Transaktionsbeschreibung für Archivierung, die Inhalt und Format der Daten festlegt, die in eine Archivdatei oder eine getrennte Ausgabedatei transferiert werden sollen. Dabei sind Sie dafür zuständig, eine Archivierungstransaktion zu entwerfen, die den Anforderungen des externen Archivierungssystems und Ihrer Organisation gerecht wird.
Erstellen von Batchdateien.
Sie können eine Transaktionsbeschreibung für Archivierung erstellen, die beim Ausführen des Transferjobs eine Batchdatei erstellt. Mit einer solchen Batchdatei können Sie zum Beispiel Bilddateien umbenennen oder Bilddateien löschen.
Wenn Sie einen Transferjob ausführen, der eine Transaktionsbeschreibung für Archivierung enthält, speichert Transfer Daten, die Sie in der Transaktionsbeschreibung für Archivierung angeben, in einer eigenen Datei, also nicht zusammen mit den Daten, die in der Standardtransaktionsbeschreibung angegeben werden.
Da eine Jobbeschreibung mehrere Formulardefinitionen, aber nur eine Transaktionsbeschreibung für Archivierung enthalten kann, muss die Transaktionsbeschreibung für Archivierung für alle Formulare im Job gültig sein.
Sehr empfehlenswert: Vor dem Einrichten von Formulardefinitionen sollten Sie Standardnamen für alle Felder festlegen, die in Transaktionsbeschreibungen für Archivierung enthalten sein sollen.
Erstellen einer Transaktionsbeschreibung für Archivierung für exportierte Bilder
Verwenden eines gemeinsamen Layouts für Transaktionsbeschreibungen