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Identificar automáticamente facturas duplicadas durante el procesamiento

Se pueden utilizar hasta cuatro campos de factura para identificar las facturas duplicadas en Interpret según la información correspondiente actual en la base de datos de facturas procesadas anteriormente. Las facturas identificadas de esta forma se ubican en la carpeta Duplicates (Duplicados) en la bandeja de entrada de Verify. Se configura en dos pasos:

  • Definir los campos que desea utilizar para identificar las facturas duplicadas.
  • Crear una carpeta para facturas duplicadas en la bandeja de entrada.

Definir los campos que desea utilizar para identificar las facturas duplicadas

Notas:

  1. En Manager, haga clic en Parámetros > Configuración de la bandeja de entrada y, a continuación, haga clic en Configurar facturas duplicadas.
  2. En el cuadro de diálogo Configurar campos de facturas duplicadas, defina hasta cuatro campos con los modificadores AND u OR para identificar las facturas. Tenga en cuenta que la prioridad de campo es de arriba abajo en el cuadro de diálogo y si se especifica Ninguno para un campo, no se considerarán ni ese campo ni los campos posteriores especificados en el cuadro de diálogo al identificar las facturas duplicadas.
  3. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Notas:
  • Al eliminar los datos del registro de procesos de la base de datos mediante un plan de mantenimiento o al borrar la base de datos, no habrá datos de factura que comparar mediante esta funcionalidad hasta que se procesen facturas adicionales.
  • Puede limitar los campos que hay disponibles para selección en las listas desplegables, mostrando sólo los campos que quiera, en la sección [DuplicateIdentifier] de Eiglobal.ini ( para obtener más información, consulte la ayuda del archivo INI).

Crear una carpeta para facturas duplicadas en la bandeja de entrada.

Para mostrar las facturas, identificadas como duplicadas, para los usuarios de la bandeja de entrada de una carpeta específica, realice los pasos siguientes:

  1. Como parte del proceso para crear o editar la configuración de la bandeja de entrada en el cuadro de diálogo Configuración de bandeja de entrada, haga clic en Editar carpetas.
  2. En el cuadro de diálogo Editar carpetas de entrada, haga clic en para crear un nodo raíz denominado Duplicates en la jerarquía de selección.
  3. En función de lo que mejor se adapte a su situación, puede hacer clic en una vez para crear un nodo secundario para todas las facturas duplicadas o puede utilizarlo varias veces para crear un nodo secundario para cada perfil de factura, por ejemplo.
  4. Haga clic en el nodo secundario para seleccionarlo y, a continuación, haga clic en Aplicar los criterios de selección en esta carpeta/grupo en la derecha de la pantalla para mostrar los criterios que puede especificar para la carpeta. Si se ha creado más de un nodo secundario, deberá completar este y los siguientes pasos para cada uno de ellos.
  5. En la ficha Perfiles de factura, haga clic en los perfiles de factura en los que desea que se ubiquen las facturas duplicadas en el nodo secundario.
  6. En la ficha Estados, haga clic en Duplicar para seleccionarlos y elimine la selección del resto de estados, si los hay.
  7. Opcional: se pueden especificar criterios adicionales si desea que cualquiera de estos nodos secundarios se aplique a las facturas duplicadas para compradores específicos, colas o variables definidas por el usuario. Sin embargo, tenga en cuenta que se deben cumplir todos los criterios especificados para que las facturas se coloquen en la carpeta correspondiente de la bandeja de entrada.
  8. Haga clic en Aceptar.
  9. Si solo desea que determinados usuarios vean las carpetas, puede crear roles de autorización de usuarios con ese fin y, a continuación, asociar los usuarios relevantes a dicha función. Tenga en cuenta que si un usuario que ha seleccionado tiene acceso restringido para ver un perfil de factura seleccionado para el rol, no verá las facturas duplicadas para dicho perfil de factura en la carpeta de Verify durante el procesamiento.
  10. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Cómo funciona

Al configurar la identificación de facturas duplicadas según lo anterior, Kofax ReadSoft Invoices comprueba los campos especificados en Interpret y los compara con la información de la factura duplicada que se encuentra en la base de datos. Si se encuentran facturas potenciales con campos coincidentes, se les asignan el estado de duplicada y se ubican en la carpeta correspondiente Duplicates en la bandeja de entrada en Verify según cómo se haya configurado.

Solamente aquellas facturas para las que todos los campos reciben el estado Terminado, se consideran como posibles facturas duplicadas. Además, si los campos de una factura tienen más de un valor propuesto, dicha factura no se considera como factura duplicada potencial aunque el campo reciba el estado Terminado.

Si los valores de campo se modifican en Verify para una factura que se utilizó anteriormente para identificar facturas duplicadas, los valores actualizados se utilizan para identificar las facturas duplicadas posteriores en Interpret. Sin embargo, si una factura se ha identificado como duplicada con los valores originales, mantiene el estado Duplicado sin tener en cuenta los valores actualizados.