Kaikki valitut kohteet tai kokonaiset kansiot (alikansioiden kanssa tai ilman) voi arkistoida erillisiksi PDF-tiedostoiksi, jotka tallennetaan määritettyyn kansioon. Luotu kansiorakenne noudattaa Outlookin kansiorakennetta.
Luodut PDF-tiedostot nimetään automaattisesti kunkin valitun kohteen aiheominaisuuden mukaan. Tiedostonimeen lisätään tarvittaessa automaattisesti järjestysnumero, jotta nimien kesken ei synny ristiriitoja.
Outlook-sovelluksessa arkistointiin käytetään Kofax PDF -valintanauhaa.
Avaa sähköpostijärjestelmä ja valitse arkistoitavat kohteet.
Valmistelu Outlook-kohteiden arkistointiin erillisiksi tiedostoiksi
Napsauttamalla Asetukset-työkalua näyttöön ilmestyy Asetukset-valintaikkuna, jossa Sähköpostin arkistointiasetukset -paneeli on avattuna.
Valitse paneelin Arkistomuoto-valintaruudussa PDF-versio.
Valitse Arkistointimenetelmä-kohdasta Arkistoi sähköpostiviestit erikseen.
Valitse tarvittaessa, kuinka sähköpostiviestien liitteitä käsitellään.
Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK.
Napsauta Arkistoi sähköpostiviesti- tai Arkistoi kansio -työkalua. Valitse Siirry kansioon -valintaikkunassa kohdekansio, jonne kohteet tallennetaan edellä mainittua nimeämismenetelmää käyttäen.
Arkistointiprosessi alkaa ja, kun se on suoritettu, tiedostot tallennetaan kohdekansioon. Prosessin aikana näytössä on tilanneilmaisin. Jos ongelmia ilmenee, ohjelma luo PDF-raportin, joka mahdollisuuksien mukaan sisältää liitteet valitulla käsittelytavalla.
Huomautus:
Kalenterien arkistoinnissa jokainen tapaaminen on erillinen kohde, joten luotujen PDF-tiedostojen määrä voi olla suuri. Samoin jokaisesta tehtävästä ja yhteystiedosta luodaan erillinen PDF-tiedosto.