Per automatizzare la conversione delle pagine digitalizzate in arrivo o diversi tipi di file in formato PDF, è possibile configurare una cartella controllata o una cartella Documenti da digitalizzare. Entrambe sono disponibili solo in Power PDF Advanced. È possibile specificare solo una cartella controllata e una cartella Documenti da digitalizzare. Le cartelle possono trovarsi a qualsiasi livello della struttura file a cui è possibile accedere dal computer.
Una cartella controllata può accettare l’input da numerosi tipi di file e quasi immediatamente li converte in PDF.. Al contrario, una cartella Documenti da digitalizzare accetta solo file PDF e TIFF, che possono essere recapitati nella cartella da uno scanner o dal trasferimento di file.
Cartella controllata
Questa cartella viene monitorata da Power PDF Advanced e i risultati sono indirizzati a una cartella di destinazione definita. È consentito l’uso di una sola cartella di destinazione alla volta. Può fare riferimento alla cartella controllata (opzione sconsigliata, poiché può ricevere file PDF, eventualmente causando conflitti di denominazione). In genere la cartella controllata si trova in un percorso di rete e la cartella di destinazione nel computer locale. I documenti in arrivo possono essere file di immagini, file Internet o file modificabili in MS Office.
La finestra di dialogo Cartella controllata consente di definire le cartelle, le regole di monitoraggio e le impostazioni della conversione.
Per configurare un cartella controllata
Scegliere Cartella controllata in Elaborazione avanzata > Batch > Cartella controllata per aprire la finestra di dialogo Cartella controllata.
Selezionare la casella di controllo Attiva cartella controllata nella parte superiore del pannello.
Fare clic su Origine e selezionare la cartella da monitorare, con o senza sottocartelle.
Selezionare il tipo di file nell’elenco a discesa. Selezionare tutti i tipi di file supportati o solo uno.
Fare clic sul pulsante Destinazione e selezionare la cartella a cui devono essere recapitati i file convertiti.
Selezionare un Tipo file per i file di output convertiti. Selezionare TIFF (a una o più pagine), PDF (normale o ricercabile, compresi standard diversi come PDF/E, PDF/UA, PDF/X e livelli PDF/A) o testo Unicode.
Eventualmente fare clic su Impostazioni e modificare i parametri predefiniti, ad esempio riguardanti il modo in cui gestire le pagine di sole immagini mediante OCR.
Per salvare in formato PDF, nell’elenco Compatibile con fare clic sul substandard PDF desiderato (formati PDF, PDF/A, PDF/X, PDF/UA, PDF/E) oppure fare clic su PDF com'è per usare il formato del file di origine. In seguito fare clic sul relativo pulsante più piccolo Impostazioni, qualora disponibile, per selezionare un Profilo colore. Per informazioni dettagliate sui diversi standard PDF vedere Informazioni su versioni PDF.
Eventualmente selezionare la casella di controllo Ottimizza per visualizzazione sul web per generare PDF linearizzati, adatti per la lettura online. Per informazioni dettagliate sui diversi standard PDF vedere Informazioni su versioni PDF.
In via opzionale, selezionare Conformità a PDF/UA per trasmettere il contenuto del file di input a un output conforme a PDF/UA. Se si seleziona questa casella di controllo, Rimuovi tag e la casella di riepilogo Compatibile con vengono deselezionate e disabilitate automaticamente.
Eventualmente selezionare la casella di controllo Rimuovi tag per eliminare i tag originale trovati nei documenti PDF originali. Questa casella di controllo non è disponibile per tutti i tipi di file PDF.
Eventualmente selezionare la casella di controllo Converti in grigio per convertire l’output in bianco e nero.
Eventualmente selezionare la casella di controllo Usa flusso di lavoro e selezionare un file di flusso di lavoro.
Specificare il modo in cui gestire i file di origine dopo la conversione:
Mantieni: mantiene i file di origine nella cartella controllata.
Elimina: elimina i file di origine dalla cartella controllata.
Sposta in cartella: sposta i file di origine in un’altra cartella.
Cancella automaticamente risultati: cancella automaticamente risultati: cancella automaticamente l’elenco dei file dalla vista delle attività della finestra di dialogo Controlla e converti.
Selezionare Opzioni CPU per comandare il carico di lavoro della CPU. Impostare Limita processi paralleli a 1 per l’elaborazione sequenziale o impostare un numero maggiore per l’elaborazione parallela delle attività (un maggior valore significa un maggior carico della CPU) (un valore più alto indica un carico CPU più elevato). Il valore massimo viene adeguato in base alle funzionalità dell’hardware. Quando si eseguono conversioni da altri tipi di file, il conteggio non può essere superiore a due.
Confermare la configurazione della cartella controllata facendo clic su OK. Il ricorso a un flusso di lavoro significa applicare una sequenza definita di azioni a tutti i file in arrivo. La casella di controllo si attiva solo dopo aver creato almeno un flusso di lavoro. Questa procedura è automatica, per cui non vengono eseguiti i passaggi del flusso di lavoro che richiedono l’interazione con l’utente.
Per usare la cartella controllata
Quando un file valido viene recapitato nella cartella controllata, il programma attende alcuni secondi per verificare l’eventuale arrivo di ulteriori file. Al termine del recapito dei file, inizia la conversione e nella finestra di dialogo Controlla e converti viene aggiornata la vista. È possibile
Registrare la stato di avanzamento della conversione nell'elenco
Sospendere, riprendere o eliminare un’attività
Cancellare le attività terminate dalla vista relativa
Riprovare ad eseguire un’attività non riuscita
Vedere un file registro delle conversioni
Nascondere questa finestra di dialogo. Una volta nascosta, fare clic sull'icona Controlla e converti nell’area di notifica della barra delle applicazioni di Windows per ripristinarla.
Per disattivare temporaneamente la cartella controllata, deselezionare la casella di controllo nella parte superiore della finestra di dialogo.
Documenti da digitalizzare
Affinché i risultati della digitalizzazione siano automaticamente disponibili in Power PDF, configurare la cartella Documenti da digitalizzare. È possibile usare solo una cartella Documenti da digitalizzare alla volta.
Una cartella Documenti da digitalizzare è un particolare tipo di cartella controllata: selezionare la cartella di destinazione del dispositivo di digitalizzazione e individuarla come cartella di Documenti da digitalizzare per ricevere notifiche sui file in arrivo. Questa funzione non prevede alcuna conversione automatica dei file. Quando si accede alle digitalizzazioni in arrivo, le si apre da questa cartella dedicata o si seleziona questa cartella da Power PDF.
Per impostare la cartella Documenti da digitalizzare
Scegliere File > Opzioni: nella finestra di dialogo Preferenze selezionare Automazione > Connessioni server > Documenti da digitalizzare/Quick Connect.
Attiva notifica documenti da digitalizzare: selezionare questa casella per ricevere una notifica quando nuovi file vengono recapitati nella cartella Documenti da digitalizzare. L’icona di notifica appare nell’area di notifica nella parte destra della barra delle applicazioni di Windows.
Specificare l'origine per la digitalizzazione:
Agente automatico Posta in arrivo (solo ShareScan): selezionare un percorso. Se necessario, rivolgersi all'amministratore di sistema.
Directory principale: immettere un percorso o rivolgersi all'amministratore del sistema.
Manuale: impostare manualmente la cartella di origine sul computer.
Se l'ambiente di lavoro usa la digitalizzazione in rete di Kofax eCopy ShareScan, è possibile gestire le Impostazioni di Quick Connect nonché includere l’attivazione delle notifiche, scegliendo una cartella e specificando ulteriori cartelle di Quick Connect.
Sfoglia Posta in arrivo: fare clic su Documenti da digitalizzare per mostrare tutti i file in una finestra di dialogo separata.
Apri automaticamente file successivo: fare clic su Documenti da digitalizzare per aprire il file più recente in una nuova finestra.
Elimina automaticamente documento: questa casella di controllo consente di mantenere tutti i documenti PDF o TIFF digitalizzati o di eliminare i file dalla cartella Documenti da digitalizzare dopo averli aperti in Power PDF. I file vengono eliminati dopo la richiesta di salvataggio.
Per usare la cartella Documenti da digitalizzare
L’icona Documenti da digitalizzare appare nell’area di notifica della barra delle applicazioni. Segnala l’eventuale recapito di un nuovo file TIFF o PDF nella cartella Documenti da digitalizzare. Fare clic sul fumetto di notifica per aprire la finestra di dialogo Documenti da digitalizzare. È inoltre possibile eseguirne l’apertura in qualsiasi momento, nel modo seguente:
In Elaborazione avanzata > File, scegliere Documenti da digitalizzare per aprire l’omonima finestra di dialogo.
Elenca tutti i file non eliminati in Documenti da digitalizzare, oppure solo i più recenti, a seconda dell’impostazione di File > Opzioni > Automazione > Connessioni server > Documenti da digitalizzare/Quick Connect.
Nella finestra di dialogo appare una miniatura della prima pagina del documento selezionato.
Usare i comandi della finestra di anteprima per passare ad altre pagine.
Fare clic su Apri per aprire il documento in Power PDF o su Annulla per uscire.
Quando si seleziona Apri, i file PDF si aprono direttamente, mentre i file TIFF vengono convertiti in PDF (questa operazione può richiedere del tempo). Dopo aver aperto un file, verrà eliminato da Documenti da digitalizzare se è stata definita questa preferenza. Prima di procedere in questo modo, salvare il PDF nel percorso desiderato. Se si tenta di chiuderlo senza salvarlo, verrà visualizzato un avviso.