Microsoft Outlook ve Lotus Notes (sürüm 8.5) içinde, alt klasörleri ile birlikte olsun ya da olmasın, bütün klasörleri arşivleyebilirsiniz.
Klasörler standart olanları (Gelen Kutusu, Gönderilen Öğeler, Büyük Posta, İzleme İçin...), özel klasörler ya da arşiv klasörleri, Takvim, Görevler veya Kişiler olabilir.
Outlook'ta arşivleme işlemi şeritler üzerinden yapılabilir; Lotus Notes'ta Eylemler menüsünü kullanın.
Outlook'ta, arşivlenecek posta klasörünü seçin ve Nuance PDF şeridini açın.
Posta klasörünü arşivlemeye hazırlanmak için
Posta arşivleme ayarları bölmesi açık durumdayken Ayarlar iletişim kutusunu görüntülemek için Ayarlar aracını tıklatın.
Arşiv Biçimi'ni ve Arşiv Yöntemi seçin.
Alt klasörleri de arşivlemek için, Arşiv alt klasörlerini seçin.
İletişim kutusunu kapatmak için Tamam'ı tıklatın.
Klasörü Arşivle aracını tıklatın. Klasöre Gözat iletişim kutusu açılır. Outlook'ta, program çıkış klasörünü sağlar: Belgeler > PDF Favorites > Outlook Archive. Bunu kabul edin veya arşivleme için başka bir hedef klasör seçin ve Tamam'ı tıklatın. İlerleme göstergesi ve (gerektiğinde) uyarı iletileri ile arşivleme işlemi başlar.
Seçilen posta klasörünün içeriği hedef klasör altına kaydedilecektir. Dosya sisteminde oluşturulan klasör yapısı postalama sistemi klasör yapısını takip eder.
İpucu:
Klasörün bütünü her öğe için üretilmiş ayrı bir PDF ile arşivlendiğinde, büyüklük üretilen dosya sayısından kaynaklıdır. Her bir takvim randevusu, görev veya kişi ayrı bir öğe olarak kabul edilir. Tek bir PDF'e veya pakete arşivleme tercih edilebilir. Gereksiz dosyaları arşivlemekten kaçınmak için, sadece gerekli dosyaları içeren geçici bir klasör oluşturun ve bu klasörü arşivleyin.
