Vytváření souborů PDS ze systémů správy dokumentů

Pokud je spolu s verzí Power PDF Advanced nainstalována aplikace Create Assistant, lze soubory importovat ze systému správy dokumentů (DMS).

• V aplikaci Create Assistant klikněte na příkaz Přidat a poté vyberte z rozevíracího seznamu položku Otevřít z DMS. Zobrazí se dialogové okno Výběr DMS, kde jsou uvedeny weby cloudových úložišť (např. Evernote) a všechny podporované a instalované systémy DMS s klientskou komponentou na vašem počítači.
• Vyberte preferovaný systém DMS. Aplikace Create Assistant si vaši volbu zapamatuje a nebude dialogové okno Výběr DMS znovu nabízet, dokud aplikaci nespustíte znovu.

Soubory importované z DMS jsou kopie určené jen pro čtení, originály zůstávají nedotčené.

Microsoft SharePoint

Aplikace Power PDF (spolu s aplikací PDF Create) podporuje tento DMS a poskytuje k němu nezbytné rozhraní sestávající ze tří dialogových oken.

Otevřít ze služby SharePoint

Tato volba otevře definované umístění v systému SharePoint a umožní výběr jednotlivého souboru. Tlačítko Stránky slouží k otevření dialogového okna Stránky aplikace SharePoint, které umožňuje přechod na jiný web.

Stránky aplikace SharePoint

Tato volba umožňuje správu seznamu různých webů SharePoint. Kliknutím na tlačítko Přidat otevřete dialogové okno Nastavení připojení.

Nastavení připojení

Tato volba umožňuje zadat název serveru a webu nebo přesnou adresu URL webu SharePoint. Také umožňuje nastavit jeden web jako výchozí, takže tlačítko Otevřít z DMS pak povede přímo na zadaný web.

Podpora dalších DMS

Všechny podporované systémy jsou uvedeny v systémových požadavcích.

Ke službám eDOCS, iManage a iManage WorkSite se dostanete přímo přes jejich vlastní rozhraní, která umožňují přístup k jednotlivým souborům.

Vytvářené soubory PDF lze ukládat zpět do systému DMS, opět vždy po jednom. Viz Ukládání do systémů správy dokumentů.

Práce v místním systému

Když pracujete v systémech SharePoint, eDOCS Enterprise nebo iManage Worksite, ovládací prvky aplikace Kofax PDF nabízejí dvě služby:

• V rozhraní DMS můžete vybrat jeden soubor v jiném formátu než PDF a místně ho převést na formát PDF. Zdrojový soubor zůstane nedotčený. Soubor PDF bude umístěn na stejné místo a obdrží stejný název, jako má zdrojový soubor.
  

• Můžete vybrat jeden jiný soubor než PDF na místním počítači, převést ho na PDF a naimportovat ho do systému DMS na aktuální nebo definované umístění.

V obou případech se jedná o přímé konverze prováděné na pozadí. Soubory obrázků, např. BMP, JPG, PNG nebo TIFF, a soubory dokumentů, např. XPS, PS nebo EPS, se zpracovávají přímo, pomocí příslušných výchozích nastavení. Ostatní dokumenty (např. soubory Word) se vytisknou do aplikace PDF Create. Pproto je třeba, aby byla ve vašem systému přítomná nativní aplikace spojená s tímto typem souboru. V takových případech proběhne konverze za použití aktuálních nastavení v ovladači tiskárny aplikace Power PDF.

Postup vytváření souborů PDF ze serveru SharePoint

Aby byla tato funkce ve službě SharePoint dostupná, musí být nakonfigurována správcem systému.

Chcete-li v rámci systému SharePoint vytvořit soubor PDF ze souboru jiného podporovaného formátu než PDF, vyberte příslušný soubor a z příslušné místní nabídky vyberte příkaz Vytvořit PDF. Po výběru možnosti Odeslat PDF bude soubor PDF přiložen k nové e-mailové zprávě ve vaší výchozí poštovní aplikaci bez umístění místní kopie na server SharePoint.

Chcete-li vytvořit soubor PDF z externího souboru, přejděte do požadované složky SharePoint a otevřete nabídku Nový. Vyberte položku Nové PDF Kofax (která může mít jiný název přidělený správcem systému) a poté vyhledejte příslušný soubor.

Postup vytváření souborů PDF ze serveru eDOCS

Chcete-li vytvořit soubor PDF v rámci služby eDOCS, použijte položku místní nabídky Vytvořit PDF v klientské aplikaci DM Extension (Rozšíření DM) Průzkumníku Windows. Viz seznam podporovaných typů souboru v tématu PDF Create Assistant. K dispozici je i položka Odeslat PDF e-mailem.

Chcete-li vytvořit soubor PDF z externího souboru, zvolte možnost Vytvořit nový soubor PDF z nabídky Dokument. Při sestavování profilu dokumentu definujete zdrojový dokument a cílové umístění v rámci služby eDOCS.

Postup vytváření souborů PDF ze serveru iManage WorkSite

Použijte panel nástrojů Kofax PDF v doplňku Kofax PDF v klientské aplikaci iManage. Podrobnosti jsou uvedeny v tématu O panelu nástrojů doplňku iManage.

Vytváření souborů PDF z webového rozhraní iManage

K tomuto převodu jsou nutné následující podmínky:

• Instalovaný doplněk Power PDF pro iManage 10 na serveru iManage.
• Fungující účet iManage.

1. Pomocí internetového prohlížeče se přihlaste k serveru iManage.
2. Vyberte soubory k převodu. Můžete vybrat soubory XPS, Office a soubory obrázků.
3. Spusťte příkaz Vytvořit soubor PDF podle jednoho z následujících postupů:
   • Klikněte na ikonu … vedle požadovaného dokumentu napravo a poté zvolte možnost Vytvořit soubor PDF ().
   • Klikněte na možnost Vytvořit soubor PDF () v záhlaví seznamu dokumentů.
   • Otevřete náhled dokumentu a poté klikněte na možnost Vytvořit soubor PDF () v záhlaví.
4. Pokud vyberete více souborů, zobrazí se dialogové okno Sloučit položky do jednoho souboru PDF.

   1. Rozhodněte, jak vybrané soubory použít:

      • Vytvořit soubor PDF pro každý vstupní dokument: Vytvoří soubor PDF z každého zdrojového dokumentu za použití původních názvů souboru.

      • Spojit soubory do jednoho dokumentu PDF: Sloučí všechny zdrojové soubory do jednoho výstupního souboru PDF. Z následujícího seznamu vyberte soubor a poté pomocí kláves šipka nahoru a šipka dolů nastavte pořadí.

   2. Zvolte, jakým způsobem výsledný soubor nebo soubory nahrát na server iManage:
      • Uložit nový dokument: Nahraje výstupní soubor nebo soubory jako nový dokument iManage. Nové dokumenty budou mít stejný název, ale jedinečné číslo dokumentu. Případně vyberte možnost Spojit PDF s originálem za účelem přidružení k původnímu souboru ve vlastnostech souboru.
      • Uložit novou verzi: Nahraje výstupní soubor nebo soubory jako verzi dokumentu nebo dokumentů serveru iManage.
        Poznámka: Každá verze dokumentu může mít jiný formát souboru.
5. Pokud jste vybrali jen jeden soubor, zobrazí se dialogové okno Uložit jako. Zvolte, jakým způsobem výsledný soubor nahrát na server iManage, jak bylo popsáno výše.

Po dokončení nahrávání se výstupní soubor nebo soubory objeví ve vašem seznamu dokumentů iManage. Aktualizujte seznam dle potřeby. Více informací naleznete v tématu Integrace do systému DMS.

Poznámka

V aplikacích Worldox, Documentum a DocuShare nelze otvírat zdrojové soubory přímo ze systému správy dokumentů. Pro přístup k souboru je třeba použít volbu Přidat / Otevřít z DMS v aplikaci Create Assistant. Soubor PDF můžete následně pomocí volby Uložit do DMS uložit zpět do příslušného systému DMS. Podrobnosti jsou uvedeny v tématu Ukládání do systémů správy dokumentů.