Vytváření souborů PDF z příloh e-mailů

Program umožňuje vytváření souborů PDF z mailových příloh v aplikacích Microsoft Outlook.

Vytváření se spouští pomocí nástroje Vytvořit soubor PDF z příloh, který je zobrazen na pásu karet aplikace Kofax, jak v hlavním okně, tak v otevřeném okně pošty. Nástroj je aktivní, pouze když aktuálně vybraná zpráva má přílohu.

Tento příkaz funguje s přílohami v současně aktivní zprávě. Pro každou přílohu je vytvořen jeden soubor PDF, každý soubor PDF dostává název souboru přílohy. Pro vytvářené soubory PDF můžete určit jedno cílové umístění. Pokud je příloha souborem PDF, je tento soubor pouze uložen do cílového umístění bez procesu převádění. Pokud jsou přílohy různými typy souborů, soubory PDF jsou ukládány přímo a ostatní soubory jsou převáděny na soubory PDF.

Pokud není převod možný, zobrazí se upozornění. Obrázkové soubory (bmp, jpg, png, tif, atd.) a soubory xps, ps a eps jsou zpracovány přímo. Ostatní dokumenty (například soubory aplikace Word) jsou tisknuty do aplikace PDF Create. Z toho vyplývá, že nativní aplikace přidružená k danému typu souboru musí být ve vašem systému nainstalována.

Při prvním použití je výchozím umístěním uložení [Dokumenty]\Oblíbené soubory PDF\Archív Outlook. Toto umístění můžete změnit pomocí tlačítka Procházet v dialogovém okně Seznam připojených souborů, jak je popsáno níže.

Následující popis je uveden pro aplikaci Microsoft Outlook.
 

Předvolby nastavení

1. Vyberte nástroj Nastavení na pásu karet Aplikace Kofax PDF pro aplikaci Outlook.

2. Na kartě Vytvoření souboru PDF v dialogovém okně Nastavení určete způsob zpracování zpráv s více přílohami:

1. • vyberte možnost Převést všechny přílohy, aby byly pokaždé převedeny všechny přílohy bez interakce a odeslány do naposledy použitého umístění pro uložení.

   • vyberte možnost Výzva k výběru pro obdržení seznamu příloh. Tato možnost poskytuje výběr příloh pro převedení a výběr umístění pro uložení.

Vytvoření souboru PDF z příloh

1. Vyberte zprávu s jednou nebo více přílohami, které obsahují podporované typy souborů.

2. Zvolte nástroj Vytvořit soubor PDF z příloh (viz výše) na pásu karet Aplikace Kofax PDF pro aplikaci Outlook.

3. Pokud nastavíte předvolbu Převést všechny přílohy, soubory PDF jsou ukládány do naposledy použité složky.

4. Pokud požádáte o výzvy k výběru, můžete vybrat přílohy, které chcete převést, v dialogovém okně Seznam připojených souborů.

5. Je navržena cílová složka. Chcete-li ji změnit, klikněte na tlačítko Procházet. Chcete-li zahájit proces vytváření, klikněte na tlačítko OK.

6. Ve všech případech se zobrazí informační okno Výsledky podávající zprávu o úspěchu převodu. Toto okno umožňuje otevřít výstupní složku nebo zobrazit výsledný soubor PDF dvojitým kliknutím na jeho název.

Tip

Pokud potřebujete změnit cílovou složku pro automatické ukládání, přejděte k položce Nastavení a určete výzvy k výběru; to vám umožní změnit cílové umístění, pak použijte položku Nastavení k obnovení automatického převádění.

Vytváření a importování souborů PDF

Když připravujete odchozí mail, můžete v místním počítači vybrat soubory, které nejsou ve formátu PDF, k jejich převedení na soubory PDF a připojení ke zprávě. Další informace naleznete v tématu Vytváření souborů PDF pro mailové přílohy.

Poznámky

Pokud v umístění pro uložení již existuje soubor PDF se stejným názvem, který se chystáte vytvořit, nový soubor obdrží číselnou příponu, aby byly zachovány jednoznačné názvy souborů.

Pokud pás karet aplikace Kofax nevidíte, vyhledejte informace v části Poradce při řešení potíží s programem PDF Create.

Pokud máte nainstalovanou aplikaci Kofax PDF Convert, pás karet aplikace Kofax bude obsahovat přídavné tlačítko pro odblokování příloh se soubory PDF. Aplikace Kofax Power PDF přidává další dvě tlačítka, která umožňují archivovat e-maily nebo e-mailové složky do souboru PDF. Tlačítko pro nastavení zpřístupňuje širší řadu nastavení.