In Microsoft Outlook können Sie Outlook-Ordner mit oder ohne Unterordner archivieren.
Dies gilt für Standardordner (Eingang, Gesendete Objekte, Große Nachrichten, Zur Nachverfolgung usw.), eigene Ordner, Archivordner sowie für Kalender, Aufgaben und Kontakte.
In Outlook erfolgt die Archivierung anhand von Multifunktionsleisten. Wählen Sie in den E-Mail-Ordner, der archiviert werden soll, und öffnen Sie die Funktionsleiste von Kofax PDF.
So bereiten Sie die Archivierung eines E-Mail-Ordners vor:
Klicken Sie auf das Werkzeug Einstellungen, um das Dialogfeld Einstellungen mit dem Register Einstellungen für E-Mail-Archivierung zu öffnen.
Wählen Sie ein Archivierungsformat und eine Archivierungsmethode.
Wenn Sie auch Unterordner archivieren möchten, wählen Sie Unterordner archivieren.
Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.
Klicken Sie auf Ordner archivieren. Das Dialogfeld für die Ordnersuche wird angezeigt. In Outlook ist standardmäßig der folgende Ausgabeordner ausgewählt: Dokumente > PDF-Favoriten > Outlook-Archiv. Übernehmen Sie diesen Standardordner oder wählen Sie einen anderen Zielordner für die Archivierung aus und klicken Sie auf OK. Der Archivierungsvorgang startet; eine Fortschrittsanzeige und (gegebenenfalls) Warnhinweise werden angezeigt.
Der Inhalt des ausgewählten E-Mail-Ordners wird unter dem Zielordner gespeichert. Dabei werden die Ordner in Ihrem Dateisystem mit derselben Struktur angelegt, mit der sie auch im E-Mail-Programm gespeichert sind.
Tipp:
Wenn Sie beim Archivieren kompletter Ordner für jedes Objekt eine separate PDF-Datei anlegen, kommt es unter Umständen zu einer enormen Anzahl von Dateien. Denn alle Kalendertermine, Aufgaben oder Kontakte werden als Einzelobjekte betrachtet. Eine Archivierung dieser Einträge in einer einzigen PDF-Datei oder einem Paket ist also sinnvoll. Um keine unnötigen Dateien zu archivieren, legen Sie einen temporären Ordner mit ausschließlich den benötigten Dateien an und archivieren Sie dann nur diesen.