Falls er mit Power PDF Advanced installiert wurden, können Sie Dateien über den Create-Assistenten aus einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) importieren. Öffnen einer Datei von einem DMS aus:
Aus dem DMS importierte Dateien sind immer schreibgeschützte Kopien. Das Original bleibt unverändert.
Microsoft SharePoint
Power PDF(mit der Komponente PDF Create) unterstützt dieses DMS und bietet dazu eine spezielle Benutzeroberfläche mit drei Dialogfeldern.
Hier öffnen Sie eine vordefinierte SharePoint-Site, in der Sie eine einzelne Datei auswählen können. Mit der Schaltfläche Sites können Sie das Dialogfeld SharePoint-Sites öffnen, wenn Sie zu einer anderen Site wechseln möchten.
Hier können Sie die Liste der SharePoint-Sites verwalten. Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Dialogfeld Verbindungseinstellungen zu öffnen.
Hier können Sie entweder einen Server und eine Site angeben oder eine spezifische URL für eine SharePoint-Site. Außerdem können Sie hier eine Site als Standardsite festlegen, die automatisch aufgerufen wird, wenn Sie die Option Aus DMS Öffnen wählen.
Unterstützung anderer DMS
Die unterstützten Systeme sind unter Systemvoraussetzungen aufgeführt.
In eDOCS, iManage und iManage WorkSite greifen Sie direkt über deren eigene Benutzeroberflächen auf die Dateien zu.
Erstellte PDF-Dateien können auch im DMS gespeichert werden, jedoch nur einzeln nacheinander. Siehe Hilfethema Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem speichern.
Bei der Verwendung von SharePoint, eDOCS Enterprise oder iManage WorkSite können Sie mit den Kofax PDF-Schaltflächen bzw. -Befehlen Folgendes erledigen:
Wählen Sie eine einzelne Nicht-PDF-Datei aus dem DMS aus und lassen Sie sie direkt vor Ort in PDF konvertieren. Die Quelldatei wird dabei nicht verändert. Die PDF-Datei wird an derselben Stelle unter dem gleichen Namen wie die Quelle gespeichert.
In beiden Fällen erfolgt die Konvertierung ohne weitere Auswahl von Einstellungen im Hintergrund. Bilddateien wie BMP, JPG, PNG und TIFF sowie Dokumentendateien wie XPS, PS und EPS werden direkt mit geeigneten Standardeinstellungen verarbeitet. Andere Dokumente (z. B. Word-Dateien) werden in eine PDF Create-Datei gedruckt. Deshalb muss die mit dem jeweiligen Dateityp verknüpfte Anwendung auf Ihrem System installiert sein. In diesen Fällen erfolgt die Konvertierung anhand der aktuellen Einstellungen des Power PDF-Druckertreibers.
PDF-Dateien aus SharePoint erstellen
Damit diese Funktionen in SharePoint zur Verfügung stehen, muss SharePoint vom Administrator entsprechend konfiguriert werden.
Um eine PDF-Datei aus einer unterstützten Nicht-PDF-Datei innerhalb von SharePoint zu erstellen, wählen Sie sie aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü PDF erstellen. Wählen Sie PDF versenden, um die PDF an eine neue E-Mail in Ihrem Standard-E-Mail-Programm anzuhängen, ohne eine Kopie in SharePoint abzulegen.
Um eine PDF aus einer externen Datei zu erstellen, gehen Sie zum gewünschten SharePoint-Ordner und öffnen Sie das Menü Neu. Wählen Sie das Element neue Kofax PDF (dem möglicherweise ein anderer Name vom Administrator zugewiesen wurde), und suchen Sie nach der Datei.
PDF-Dateien aus eDOCS erstellen
Verwenden Sie im Windows Explorer im Kontextmenü der DM-Erweiterung der Client-Anwendung den Befehl PDF erstellen. Eine Liste der unterstützten Dateitypen finden Sie im Hilfethema PDF Create Assistent. Die Option PDF per E-Mail versenden ist auch verfügbar.
Um eine PDF aus einer externen Datei zu erstellen, wählen Sie im Menü „Dokument“ den Befehl Neue PDF erstellen. Geben Sie im Dokumentprofil das Quelldokument und den Speicherpfad für die Zieldatei in eDOCS an.
Erstellen von PDF-Dateien aus iManage WorkSite
Verwenden Sie die Kofax PDF-Symbolleiste im Kofax PDF Add-In der iManage-Clientanwendung. Weitere Details finden Sie in Über die iManage-Add-on-Symbolleiste.
Hinweis
In Worldox, Documentum und DocuShare können Sie Quelldateien nicht direkt aus dem Dokumentenmanagementsystem öffnen. Greifen Sie mit dem Befehl Aus DMS öffnen/hinzufügen im Create-Assistenten auf eine Datei zu und wählen Sie In DMS speichern, um die erstellte PDF-Datei wieder in Ihrem DMS zu speichern. Siehe Hilfethema Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem speichern.