PDF-tiedostoja voi luoda Microsoft Outlook -sovelluksista. PDF-tiedostoja voi luoda:
sähköpostiviestien muista kuin PDF-muotoisista liitteistä, jotta ne voisi tallentaa paikalliselle tietokoneelle
paikallisen tietokoneen muista kuin PDF-tiedostoista, jotta ne voisi liittää nykyiseen sähköpostiviestiin
yhdestä tai useammasta sähköpostiviestistä, jotta ne voisi tallentaa arkistona paikalliselle tietokoneelle.
Aiheen loppuosa käsittelee pääosin sähköpostiviestien arkistointia, ja se sisältää linkkejä muihin arkistointiaiheisiin.
Ohjelmassa on apuohjelmia MS Outlookin varten. Niiden avulla valituista sähköpostiviesteistä tai kokonaisista kansioista voi luoda PDF-tiedostoja. Toimintoja voi käyttää Outlookin pääikkunan Kofax PDF -valintanauhan tai avoimen viesti-ikkunan kautta.
Outlookin pääikkunan Kofax PDF -valintanauha
PDF Convert -työkalu ja -ryhmä (näkyy vain, jos tämä osa asennettiin ja sen integraatio otettiin käyttöön kohdassa Tiedosto > Asetukset).
Arkistoi kansio: Arkistoi valitun kansion koko sisällön (alikansioiden kanssa tai ilman). Tämä työkalu on käytettävissä vain Outlookin pääikkunan työkalurivillä.
Arkistoi sähköpostiviesti: Luo arkiston Outlookin pääikkunassa valittujen sähköpostiviestien yhdestä tai useammasta PDF-tiedostosta.
Luo PDF liitteistä: Tätä sovelletaan kaikkiin valitun viestin liitteisiin, mutta kehotukset voidaan ottaa käyttöön, jolloin liitteistä voidaan valita. Tämä aktivoituu vain, jos nykyisessä viestissä on vähintään yksi liite, jonka tiedostotyyppi voidaan muuntaa PDF:ksi. Katso PDF-tiedostojen luonti sähköpostiviestien liitteistä.
Liitä tiedosto sähköpostiviestiin PDF-tiedostona: Valitse yksi tai useampi nykyiseen sähköpostiviestiin liitettävä tiedosto. PDF-tiedostot liitetään suoraan, muut tiedostot muunnetaan ensin PDF-muotoon.
Asetukset: Sisältää valintaikkunan, jossa on kolme välilehteä PDF-tiedoston luontia ja muuntoa sekä arkistointiasetuksia varten.
Kofax PDF -valintanauha Outlookin viesti-ikkunassa:
Tässä on samat työkalut kuin yllä lukuun ottamatta Arkistoi kansio -työkalua, joka ei ole käytettävissä.
Lisätietoja arkistoinnista on seuraavissa kohdissa:
Outlook-kohteiden arkistointi erillisiksi tiedostoiksi
Outlook-kohteiden yhdistäminen yhdeksi PDF-tiedostoksi
PDF-pakettien luonti Outlook-kohteista
Kirjeiden arkistointi Outlook -viesteistä
Napsauta Asetukset-työkalua.
Valitse Asetukset-valintaikkunassa PDF-versio ja kuinka sähköpostiviestien liitteitä käsitellään (jos tarpeellista). Sulje valintaikkuna.
Napsauta Arkistoi sähköpostiviesti -painiketta.
Hyväksy tai muuta Tallenna nimellä -valintaikkunassa oleva arkistoinnin oletuskohdekansio ja napsauta OK. Luotu PDF nimetään sähköpostiviestin aiheen mukaan. Oletuskohdekansio on Tiedostot > PDF-suosikit > Outlook-arkisto.
Napsauta Tallenna.
Arkistointiprosessi alkaa, ja kun se on suoritettu, luotu PDF-tiedosto (mahdollisten liitteiden kanssa) tallennetaan kohdekansioon.
Huomautuksia
Jos Kofax PDF -valintanauha ei näy näytössä, katso aiheesta lisätietoja kohdasta Vianmääritys.